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Gestión de proyectos

Diez Claves para que la Gestión de tu Proyecto sea un éxito….o al menos para que lo intentes.

Publicado por  Oliver Rodríguez Escalona

1. ¿Sabes quién se beneficiará del proyecto?

Antes de comenzar deberías evaluar quién se beneficiará del proyecto y cuáles son sus expectativas con respecto al resultado. Si el proyecto no cumple con lo que el cliente o usuario final quiere, el calendario no será relevante y puede verse comprometida tu relación comercial. Cuando hayas identificado lo que se espera de nosotros, puedes esbozar metas de negocio medibles (proyecciones de producción o venta, cumplimiento de plazos, nivel de satisfacción del cliente, etc.)

2. Sé realista en la planificación.

Aunque farragosa y poco valorada en ocasiones, la planificación es un elemento previo crítico que debemos realizar correctamente si queremos que el proyecto sea un éxito. Pero no basta con que la planificación sea la adecuada. Debe ser realista porque el papel a veces lo aguanta todo.... Y para ser realistas, además de saber con qué recursos contamos y cómo vamos a utilizarlos debemos conocer ante qué retos y contingencias nos enfrentamos sin olvidar los riesgos (de los que hablaremos más adelante). Para la correcta planificación es importante incorporar un Software ERP para la Gestión Proyectos que te permita realizar planes, marcar horario, controlar costes y que, además, te ofrezca una evaluación proactiva y en tiempo real del progreso del proyecto.

3. No le tengas miedo a lo números.

Acordarse sólo de la parte económica del proyecto cuando aparecen las primeras desviaciones presupuestarias es un grave error en el que no debe caer un Project Manager eficiente. Si hay que contarle al cliente, a los contratistas o a otros implicados,  el porqué de la desviación debes estar preparado y hacerlo lo antes posible. Por ello es fundamental explicarse cuando la desviación es pequeña o incluso cuando no se ha producido todavía —pasarás de villano a héroe—. Y para ello debes utilizar un ERP de proyectos, planificación de recursos y contabilidad financiera con el que podrás cerrar la brecha habitual entre los planes del proyecto y los planes de recursos. Y por supuesto hay que escuchar y acudir con una solución. Un plan que puede pasar por reasignar recursos, redimensionar el proyecto o simplemente buscar más financiación. Y deja la autoinculpación y la culpa para otro momento, debes encontrar una solución.

4. Multiplica recursos como panes y peces.

Si las empresas son las personas, los proyectos también. Coordina a tu equipo, haz que colaboren y si puedes asígnales tareas múltiples. Apuesta por el talento y las inteligencias múltiples. Los mejores deben realizar las tareas más complicadas, así rentabilizarás sus habilidades,  sin dejar de lado a los más jóvenes o inexpertos a quienes debes asignar funciones de calidad suficiente para que vayan amortizando su curva de aprendizaje. Contempla crear una figura propia, el “expedidor” si hay implicada una cantidad significativa de materiales para el proyecto. Esta figura puede acelerar el proceso de compras y afianzar así la cadena de suministro y logística. También puede identificar posibles escaseces y trabajar en fuentes de respaldo si es necesario. Aprovecha en esta fase tu Software para la Gestión Proyectos

5. Comunícate, especialmente con tu equipo.

Promoviendo un flujo consistente de información y una comunicación abierta serás capaz de identificar los problemas rápidamente, minimizando su impacto en el proyecto. Crea procedimientos estandarizados que describan quién debe participar en las discusiones sobre cada tema en particular y quién debe ser notificado acerca de la evolución en un área en particular. Ello te posibilitará un rápido análisis del problema y la aplicación de soluciones que permitan resolver la situación. Por último fomentarás la cooperación e implicación de tu equipo en el proyecto.

6. Anticípate a los riesgos.

Juega con tu equipo a detectar previamente posibles riesgos que puede afectar a tu proyecto. Debes realizar una evaluación de riesgos y tomar en consideración tantos como sea posible. Hazlo durante la planificación estratégica. El establecimiento de una estrategia de gestión de riesgos y/o contingencias resulta vital para poder gestionar la aparición de posibles desviaciones en tu proyecto. La inclusión tu equipo en esta fase te proporcionará una visión más amplia sobre cualquier elemento que puedas pasar por alto y les harás participe cuando tu debas actuar en consecuencia…y no olvides la partida extra para los riesgos en tu presupuesto.

7. No seas un gestor Gollum, comparte y delega.

El éxito de tu proyecto recaerá en tu capacidad de guiar, coordinar y motivar. Sé el líder a su equipo, olvida la microgestión. Construye una relación de confianza y respeto tanto con tu equipo como con los diferentes agentes participes en el proyecto. Resiste la necesidad de ser excesivamente analítico o esforzarse por lograr la perfección de cada detalle, enfócate en los hitos que empujan a tu proyecto hacia una finalización oportuna. Aprende a delegar tanto en el detalle que has puesto en la planificación del proyecto, como en la asignación de los recursos adecuados para que tu equipo tenga la confianza que necesita para llevar a cabo suparte en el proceso.

8. No te vengas arriba, el proyecto es el que es.

Estoy de acuerdo contigo que la flexibilidad y la adaptabilidad son vitales para el éxito de cualquier proyecto, pero las modificaciones constantes en plazos y objetivos, no harán más que desbaratar tu planificación inicial y por ende tu resultado final. Por ello, siempre que una de las partes interesadas quiera ampliar el alcance del proyecto o decida incluir elementos o criterios adicionales se deberán reformular procesos, plazos y coste.  Si se da este escenario, es ¡Imprescindible! contar con programa para la gestión integral de proyectosque te permita rastrear los planes, los horarios, el control de costes del proyecto, los cambios de alcance y la evaluación proactiva del progreso a lo largo de la entrega de servicios.

9. Revisa, del derecho y del revés.

Día tras día si puedes; al final de cada etapa y, especialmente, una vez se ha completado el proyecto, reúne a tu equipo y realiza una sesión de revisión y valoración. Todo ello te servirá para que ver qué funciona y que no y más adelante te servirá para realizar el ejercicio para identificar qué fuelo que hizo que las cosas funcionaran sin problemas, así como qué otros factores contribuyeron a los problemas que generaron el retraso. Una vez protocolices y categorices todos estos datos tendrás información suficiente, muy valiosa, que podrás utilizar en tus futuros proyecto promoviendo la cultura de la mejora continua y el aprendizaje en tu organización.

10. Dota a tu equipo de las herramientas necesarias

Para que tu proyecto sea un éxito, la tecnología tiene cada día una mayor importancia. Confía en un software ERP de gestión de proyectos que sea capaz de optimizar cada etapa del ciclo de vida de este. Desde ekon te ofrecemos una solución ERP unificada que cumple uno por uno los nueve requisitos antes citados se trata de ekon ERP Proyectos:

  • Incorpora y analiza toda la información tanto a nivel comercial (en la fase de presupuestos y diseño del proyecto) como en la ejecución y control de los recursos y costes en la fase de producción.
  • Realiza la planificación económica y temporal generando alarmas automáticas en las desviaciones respecto a la planificación, ejecución o compromisos aceptados.
  • Gestiona eficazmente las compras y la ejecución de los proyectos.
  • Se integra al 100% con el resto de las aplicaciones de la solución. ekon para la gestión global de las empresas.

Oliver Rodríguez Escalona



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