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Gestión-proyectos

Gestionar un proyecto, que fácil es… ¿Verdad?

Publicado por  Marc Canela

Cuando uno no sabe y observa a alguien patinar con pericia, nos da la sensación que dedicando media hora no tendríamos ese mismo nivel, pero podríamos aspirar a patinar tranquilamente por cualquier bulevar. Lo mismo cuando vemos como un crack del futbol chutar con fuerza a puerta y marcar, pensamos no debe ser tan difícil. Seguramente yo, una de cada 30 veces podría hacerlo. Delante de estas situaciones, solemos caer en la trampa de menospreciar la curva de aprendizaje y en muchos casos subestimar y/o infravalorar la capacitación.

Aún es más exagerado cuando son habilidades de planificación, coordinación y organización. Siguiendo con el símil futbolístico cuántas veces hemos pensado: no debe ser muy difícil dirigir un equipo de futbol a día de hoy, con toda la información que proporcionan al entrenador sus expertos, quienes van monitorizando e informando sobre el posicionamiento de cada jugador, etc. Todo se debe reducir a aplicar la táctica que recomienden los informes e ir cambiando las alineaciones en función del rendimiento de cada jugador. Otro ejemplo aún más sutil, es el director de orquestra… realmente ¿No está sobrevalorado? ¿Es justo que este personaje se lleve prácticamente todo el éxito? ¿No sabrán los músicos tocar una pieza que han interpretado miles de veces? Nada más lejos de la realidad, el desconocimiento y la confianza son una combinación peligrosa.

Extrapolando ya a la empresa, cuando abordamos un proyecto implantación de un ERP por primera vez, a más de uno le invade esta sensación. Pero si es muy fácil, que me van a explicar a mí. ¿Experiencia? ¿Metodología? ¿Consultores? ¿Riesgos? ¿Alcance? ¿Fases? Palabrería para enmascarar una sencilla actividad y poner en mayor valor la implantación.

La gestión de un proyecto conlleva controlar y gestionar una ingente cantidad de variables. Por un lado, las clásicas que encontraremos en cualquier metodología. Me refiero a cumplir lo contratado, a cumplir las expectativas, gestionar el presupuesto económico y de tiempo… todas ellas solas ya tienen su complejidad y a su vez derivan en otras variables.

Además de la gestión de todas ellas, un buen profesional con experiencia, no descuida otras menos cartesianas o simplemente que ni se encontraban en la planificación original. Por ejemplo, la gestión de las expectativas, "hemos contratado la implantación de un ERP, pero vamos a incluir la nómina y algún cambio más”. Cuando un responsable de proyectos no cuenta tanto con la formación adecuada, como con la suficiente experiencia para gestionar esta situación, el proyecto puede convertirse en una auténtica pesadilla.

En la implantación de una solución de gestión empresarial, debemos tener en cuenta que es un proyecto que afecta transversalmente a toda una organización. Por lo tanto, se debe coordinar y hablar con las distintas áreas y tener en cuenta sus todas necesidades. Es habitual en este punto, encontrarse con esta expresión “Para garantizar el éxito vamos a copiar prácticamente los mismos procedimientos actuales con el nuevo ERP, queremos que el cambio sea mínimo, que los usuarios no se distraigan buscando botones u opciones, vamos a implantar, vamos a desarrollar la misma camisa, pero de otro color, o si podemos prácticamente que sea el mismo”. Todo ello, por supuesto,  saltándose las expectativas que la dirección ha puesto en el proyecto.

En esta disyuntiva es donde destaca el buen director de proyectos, quién debe ser  capaz de coordinar: la gestión del contrato, el cumplimiento de las expectativas, mantener el rumbo hacia la solución final, aportar alternativas ante los riesgos que puedan aparecer para que el tiempo no los convierta en problemas y a su vez en proyectos fallidos. Además, de ecualizar todas las emociones de los participantes, que trivializan sus peticiones. ¿Sin problemas, ¿no?, bueno sigamos al siguiente departamento:

“No será tan difícil añadir un campo aquí que me indique el importe de retención por cada empleado, ¿no?”. Tan solo es un campo adicional, sí. Pero calcular el dato es otro cantar, si no se dispone de una nómina que nos proporcione dicho importe calculado correctamente. Podríamos seguir poniendo tantos ejemplos como posibles peticiones departamentales puedan existir, pero, en definitiva: el director de proyecto experimentado, no es un arquitecto de viviendas prefabricadas, no es un ensamblador de módulos, no es un capataz de recursos. Es un profesional con la capacidad de conocer y gestionar las necesidades de cada empresa, que a priori pueden parecer muy iguales pero cada uno tiene su personalidad, y ahí esta parte del éxito la gestión emocional de los participantes del proyecto.

Como el director de orquesta, debe mantener un tempo, dar entrada en orden a los diferentes profesionales que interpretan el proyecto, mantener el compás, dar continuidad, no repetir movimientos, mantener el interés, ceñirse al tiempo, no podemos imaginar la platea que espera un concierto y la interpretación de una pieza, se les sorprenda con un concierto lleno de partes desafinadas, durando el doble, pagando el doble, y saliendo a altas horas cuando acaba el espectáculo, con un terrible dolor de cabeza y convencidos que no volverán jamás.

¿A que parece fácil? Al intentarlo y no siendo un profesional, patinando te puedes caer, no siendo un crack del futbol puedes incluso marcar un gol (pero en propia puerta), y no siendo un director de música puedes provocar más de un dolor de cabeza a ti mismo y a las personas cercanas (músicos incluidos). Ahora bien, actualmente los programas de gestión empresarial o ERPs, son el eje donde bascula toda la actividad de tu compañía y el bloqueo de sus sistemas de información, puede suponer el colapso.

Así pues, cuando abordes un proyecto de este tipo, no te la juegues, busca un buen profesional y no te dejes llevar por la sensación de que esto es muy fácil. Podemos escuchar que todos los ERP’s son parecidos, (lo que tampoco es verdad, ya hablaremos otro día del tema), pero lo que hemos visto después de tantas implantaciones, es que hay una diferencia abismal entre un buen director de proyectos con experiencia y otro que no, tú decides, deleitarte con una relajante pieza en Adaggio hacia la eficiencia o acabar con un dolor de cabeza memorable fruto de una interminable sesión de tortura musical a precio desorbitado, los instrumentos son los mismos, lo que cambia es la dirección y coordinación. 

Marc Canela