Cómo planificar la fabricación y no morir en el intento

Planificar la fabricación es posible más allá de la teoría. El planning se puede extrapolar a la vida real, sí, incluso “a pesar de los clientes”, de los cambios de última hora y de los imprevistos. Hoy día existen herramientas que facilitan planificar la fabricación para que los procesos, plazos y pedidos solo se vean alterados lo mínimo, a pesar de que las circunstancias que los rodean sean extraordinarias y aunque esto suceda casi como norma general.

El análisis que precede a la tarea de planificar la fabricación

Habitualmente, cuando hacemos el análisis de un procedimiento, lo miramos desde su inicio hasta su final. Escribimos el proceso de izquierda a derecha como estamos acostumbrados a escribir, con la forma gráfica en que nos encontremos más cómodos, cajas, rombos, círculos, añadimos líneas para entender el flujo y los pasos del proceso. Finalmente, hacemos un esfuerzo indicando las excepciones y qué caminos deben tomar.

Si le diéramos un peso al esfuerzo de 1 punto a este análisis, cuando queremos completar el proceso y queremos analizar qué pasa y qué caminos debemos tomar para anular pasos, dependencias, replanificar, podríamos decir que el esfuerzo se multiplica por 1,5.

Ejemplos de planificación

Caso simple. En un ejemplo muy sencillo diríamos que servimos un pedido, generamos un albarán, y su correspondiente factura. Esto debe generar los documentos de salida de almacén, plasmarse en el inventario y registrase en nuestras finanzas y su impacto fiscal. Un proceso sencillo en el que planificar la fabricación no tiene mayor misterio.
Caso complicado. Cuando pensamos en un abono el tema se puede complicar. El motivo es que el proceso ya ha lanzado información que hay que recuperar, hacer contrasientos, dependiendo de en qué punto entremos el abono, hacer facturas rectificativas, y gestionar la entrada de nuevo de material que estaba a punto de ser servido o incluso que viene de vuelta de casa del cliente.

¿Hay procesos de planificación más complejos?

Pero, la realidad es que, en el mundo de la fabricación, nos encontramos con procesos mucho más complejos: una oferta genera un pedido, dicho pedido, un pedido interno, una orden de trabajo, una asignación de recursos, máquinas, operarios, material, pedidos a compras si no tenemos suficiente material después de comprobarlo con un MRP, y la tarea de planificar la fabricación continúa: tendremos compras, asignación de rutas, imputaciones de los operarios, y un sinfín de puntos más.

Terminado todo esto, tendremos nuestra planificación esperada, dentro de nuestro calendario, con la fecha estimada en que la terminaremos, le daremos entrada a nuestro almacén de expediciones, buscaremos transporte, y nos quedaría solo esperar.

De esta forma, sin sorpresas, bastaría con planificar la fabricación para adquirir una idea muy aproximada de que lo está sucediendo. A partir de ahí, solo quedará llevar a cabo las mediciones y controles para ver que se cubre nuestra planificación y expectativas. Eso sí, todo esto multiplicado por las órdenes de trabajo que tenemos en planta, ajustado a los turnos de trabajo, a nuestras líneas de producción, y, al mismo tiempo, controlando nuestros talleres externos.

Planificar la fabricación: de la teoría a la planta

planificar la fabricación

Es entonces cuando, recibimos un aviso. El pedido de la empresa X se tiene que terminar antes, el cliente ha llamado a Dirección General y ha pedido un favor: necesita que adelantemos la fecha de entrega. En su momento entró el pedido con holgura, pero esta petición nos va a alterar todo lo que tenemos en marcha, las famosas “cuñas”.

¿Qué pasa cuando hay contratiempos?

¿Qué pasará con el resto de compromisos? ¿Y con la materia prima que tenemos en planta? ¿Los semielaborados que necesita este pedido? Esos se tienen que elaborar en otra línea, en la que además están las máquinas montadas con las herramientas que no corresponden a lo que tenemos que mecanizar… El esfuerzo previo por planificar la fabricación sirve ya de muy poco. A la hora de enfrentarse a la realidad en planta hace falta algo más.

Ahí es donde entra un planificador y simulador que, combinado con la experiencia del responsable de planta, permite conocer el impacto de los cambios:

Cómo se van a retrasar el resto de órdenes.
Qué pasará con las colas de entrada que estaban pendientes de iniciar en fábrica.
Qué pasará con los turnos.

Estos contratiempos, ¿surgen de manera habitual?

No lo neguemos, no pasa una vez al año, es algo habitual: hoy nuestro Director General nos pide adelantar esta fabricación, horas más tarde el Director Comercial nos pide lo mismo de otro cliente porque ha tomado el compromiso con uno de nuestros mejores clientes y no podemos decir que no. Nuestro taller externo nos está llamando que va a retrasarse con unas piezas porque sus máquinas han sufrido una pequeña avería, tranquilos no pasa nada, pero queríamos avisar.

Los procesos de producción son matemáticos, y si no pasara nada, todo se cumpliría, pero la vida empresarial es dinámica y eso hay que tenerlo en cuenta ya desde el momento de planificar la fabricación.

Sin un planificador donde se puedan simular los cambios y ver qué ocurre, es difícil no perder la exactitud, no dejar de cumplir todos los compromisos. Sin la visión que ofrece una herramienta de este tipo confiamos la reputación de la empresa a la dinámica de hacer cambios y cruzar los dedos.

Pero no hay que correr ese riesgo. Necesitamos poder planificar, replanificar, y tomar la mejor decisión y, verlo gráficamente. Una vez hemos decidido qué cambios vamos a realizar después de varias simulaciones, habrá que aplicarlo. Entonces sí, después de planificar la fabricación de la manera adecuada, aunque sirva de poco, hay que cruzar los dedos, pero para pedir que sea el último imprevisto de la semana.