Cómo gestionar la comunicación interna en una empresa

Es inimaginable que todavía existan personas que infravaloran o descuidan la comunicación interna en una empresa. Más aún porque lo más probable es que estén sufriendo consecuencias negativas a causa de ello.

La comunicación interna en una empresa consiste en el conjunto de acciones y procesos creados para la interrelación entre la compañía y sus empleados.
A continuación, te explicamos algunos puntos clave para tener este tipo de comunicación más presente que nunca en tu negocio.

La importancia de la comunicación interna en la empresa

Actualmente, es imprescindible que las organizaciones comprendan la importancia que tiene la comunicación interna en una empresa. Esto es así por lo siguiente:

Mantiene a los empleados actualizados e informados de todo lo relacionado con la compañía.
Facilita la relación entre los distintos empleados y entre estos y los puestos directivos.
Aumenta el compromiso de los trabajadores con la organización.
Ayuda a construir una actitud positiva y de compañerismo entre todas las personas.
Ofrece a la empresa la posibilidad de abordar las preguntas e inquietudes de los trabajadores.
Mantiene a los empleados informados sobre las novedades, innovaciones y lanzamientos de la empresa, directamente desde la misma compañía.
Incrementa la motivación de los trabajadores y, en consecuencia, aumenta el valor de la marca y el grado de satisfacción del cliente.
Estimula la innovación y la creatividad en las personas y en los equipos de trabajo.
Impulsa un entorno transparente y responsable.
Permite la gestión eficaz de los empleados desde las diferentes áreas.

Tipos de comunicación interna en una empresa

Antes, los negocios establecían dos tipos de comunicación: la horizontal y la vertical. Sin embargo, con la digitalización y el trabajo transversal entre las diferentes áreas de negocio, ahora encontramos otras clases de comunicación interna en una empresa, como son las siguientes:

Comunicación interna ascendente

Esta establece una comunicación de abajo hacia arriba. En ella, la información fluye desde los empleados hasta los gerentes o cualquier persona que esté en un nivel jerárquico superior.

Comunicación interna descendente

En la comunicación interna hacia abajo, la información fluye desde la alta dirección hacia los empleados de la organización. El principal objetivo de la comunicación descendente es transmitir la información relevante y las instrucciones necesarias a los trabajadores o subordinados.

Comunicación informal de los empleados

En el entorno empresarial actual, se debe alentar a los trabajadores a conectarse entre ellos. Tiene sentido que conozcan a los miembros de su propio equipo y a las personas de otros departamentos.

Este comportamiento informal ayuda a crear una atmósfera en la que se fomenta la comunicación. El beneficio para la empresa es que, cuando un empleado busca ayuda en un proyecto o tarea, es más probable que sepa a quién acudir dentro de la organización porque ya está familiarizado con sus compañeros.

Comunicación de crisis

Con suerte, la empresa nunca tendrá que comunicarse con los empleados durante una crisis, pero aún así debe estar preparada para hacerlo. La mejor opción para la comunicación de crisis es contar con algún tipo de herramienta de transmisión que permita ponerse en contacto con todos los miembros del equipo sin demora.

Comunicación interdepartamental

En la comunicación entre departamentos, todas las partes se interrelacionan entre ellas, tanto para compartir datos como para contestar a tareas o solicitudes de información.

El problema en este tipo de comunicación aparece cuando se crean los denominados «departamentos estancos», en los que proliferan bloqueos comunicativos que hacen ineficientes los procesos productivos de la empresa. Es algo con lo que hay que vigilar, ya que sucede con frecuencia.

Herramientas de comunicación interna en las empresas

El proceso comunicativo entre las personas es dinámico y consiste en que un emisor transmite información en forma de mensaje a través de un canal de comunicación, hasta un receptor, quien al mismo tiempo proporciona un feedback.

Actualmente, los cambios producidos por la transformación digital y el trabajo en remoto obligan a las organizaciones a evolucionar hacia el uso de herramientas que permitan la implementación de un plan de comunicación interno efectivo y eficaz.

Algunas de las herramientas para la comunicación interna en la empresa que se pueden usar son estas:

Reuniones de equipo. Se trata de encuentros formales (briefings diarios o semanales, reuniones individuales para evaluar el desempeño, etc.) e informales, que ayudan a la integración de los equipos y permiten una mayor retroinformación sobre las tareas pendientes y las realizadas. Con los cambios vividos en los últimos años, las reuniones de equipo se han digitalizado y ahora son posibles los encuentros en remoto a través de herramientas de videoconferencia.
Correos electrónicos. Quizás una de las herramientas más utilizadas, gracias a su rápida recepción y fácil feedback, y a que con ella no se interrumpe el trabajo diario del empleado.
Intranet. El uso de esta herramienta, que hace la función de una red social corporativa y es utilizada solo por los miembros de la empresa, es muy común sobre todo en compañías medianas y grandes.
Aplicaciones y software. Existen soluciones tecnológicas que favorecen la comunicación sin necesidad de tener una intranet local. Su funcionamiento, generalmente, tiene lugar en la nube y el servicio se contrata a terceros que se ocupan del mantenimiento, la seguridad y el respaldo.

Claves para mejorar la comunicación interna en una empresa

Antes de implementar o mejorar las medidas de comunicación interna en una empresa, se debe crear un plan de comunicación en el que hay que tener presentes algunas claves. Por ejemplo:

La estrategia de comunicación interna debe fomentar el diálogo entre los empleados.
Todas las estrategias comerciales y sus objetivos deben ser públicos y transparentes, para que los trabajadores puedan vivir los logros alcanzados y esforzarse más en el caso de que no se estén consiguiendo los objetivos.
Hay que hacer uso de herramientas online ágiles en lugar de llenar el tiempo de los empleados con reuniones.
Para mejorar las estrategias de comunicación, la empresa debe tener una escucha activa.
Se debe establecer una estrategia de capacitación para fomentar el uso de las herramientas de comunicación.
Se puede utilizar la gamificación para promover y mejorar la comunicación dentro de la compañía.

La comunicación interna en una empresa hoy en día es más fácil de llevar a cabo y es de vital importancia para el funcionamiento de toda la organización. Si fluye y es efectiva, puede elevar considerablemente la productividad y el compromiso de los empleados. ¿Está tu compañía preparada para mejorar sus estrategias de comunicación interna?