Software de Contabilidad de Costos - Programa de Contabilidad de Costos

El control de gastos en una empresa es esencial para la eficiencia y viabilidad empresarial a largo plazo, una mala administración de costos puede ser fatal para una organización. Te contamos en este artículo todo lo que necesitas saber sobre el análisis de costos de una empresa.

¿Cuál es la importancia de la contabilidad de costos? ¿Cómo controlar el comportamiento de costos? ¿Necesito un software de contabilidad de costos¿ ¿Qué otras variables pueden afectar a la eficiencia empresarial? Te contamos en este artículo todo lo que necesitas saber sobre el análisis de costos de una empresa.

El control de costes en la empresa

Llamamos control de costes a todas las gestiones relacionadas con la mejora económica de los procesos productivos de la compañía. En este sentido, se tienen en cuenta los ingresos, pero, sobre todo, los gastos que se generan a la hora de producir un bien o servicio.

Tipos de costes

Para llevar a cabo el análisis de costos de una empresa de manera adecuada, es necesario dividir los costos de organización según su tipo. En este sentido, podemos señalar la existencia de, fundamentalmente, cuatro tipos de costes. Te los explicamos a continuación:

Costes directos: Llamamos costes directos a todos aquellos gastos que tienes que cubrir obligatoriamente para fabricar tu producto. Por ejemplo, en el caso de una pastelería, los costes directos podrían ser las materias primas.
Costes indirectos: Son costes que afectan a varios productos a la vez. En este caso, es difícil saber cuál es el gasto exacto en cada uno de esos productos. Por ejemplo, en un restaurante es imposible saber cuánta luz has gastado para producir cada plato. En todo caso, puedes hacer una estimación general mensual.
Costes fijos: Los costes fijos son los que no están directamente relacionados con la producción. Imaginemos que una academia tiene contratada una tarifa básica de teléfono. El precio de la línea va a ser siempre el mismo, independientemente del número de alumnos que acudan a sus clases.
Costes variables: Los variables sufren oscilaciones en función de la cantidad de producto que generes. Siguiendo con el ejemplo de la academia, es fácil pensar que, cuantos más alumnos acudan, más gasto en fotocopias o en material de papelería deberás asumir.

Herramientas para el control de costos

Por suerte, existen multitud de herramientas que te permitirán llevar a cabo el control de gastos en una empresa, como un programa de contabilidad de costos.  En esencia, aplicarlas correctamente es vital para el buen funcionamiento. En cualquier caso, cada compañía cuenta con sus propias particularidades, por lo que es conveniente que busques la herramienta que mejor se ajuste en tu caso.

Planificación de presupuestos

La planificación de presupuestos es una buena forma de estructurar los objetivos de la compañía a corto, medio y largo plazo. También es útil para llevar a cabo el análisis de costos de una empresa. Además, mediante esta herramienta podrás calcular, de manera aproximada, cuánto vas a necesitar invertir para alcanzarlos.

Del mismo modo, puede ser un buen medio para que tomes decisiones estratégicas más informadas. Al fin y al cabo, en muchos casos las compañías tienen que deliberar sobre el rumbo que van a seguir. El presupuesto es, en este sentido, la hoja de ruta que marca el camino.

Contabilidad de costes

¿Cuál es la importancia de la contabilidad de costos? El principal objetivo de la contabilidad de costes es el de realizar el control de gastos en una empresa. Este tipo de gestión financiera basa su análisis únicamente en los costes que asume la compañía. De esta manera, se puede tener un conocimiento mayor sobre ellos.

El margen de seguridad

En muchos casos, es recomendable aplicar un margen de seguridad para garantizar un control adecuado de costes a largo plazo. Esta solución consiste, básicamente, en calcular al alza la contabilidad de costes y a la baja la estimación de ventas. De este modo, contaremos con el espacio suficiente como para llevar a la práctica el presupuesto sin sufrir grandes desviaciones en el análisis de costos de una empresa. Ten en cuenta que debes proyectar un margen de seguridad realista. De lo contrario, la contabilidad puede verse seriamente afectada.

La importancia de la eficiencia empresarial

Ahora que ya sabes cuál es la importancia de la contabilidad de costos, es importante que comprendas también el concepto de eficiencia empresarial. La eficiencia empresarial conlleva tomar las decisiones necesarias para, con el menor coste posible, obtener los mayores beneficios. Por lo tanto, el control de gastos en una empresa es un elemento clave de la gestión empresarial.

Hay que considerar que eficiencia empresarial no es lo mismo que eficacia empresarial. Mientras que la eficiencia se basa en la correcta gestión de los recursos, la eficacia mide su desempeño en función de los resultados. Es decir, una acción será eficaz desde el punto de vista empresarial siempre y cuando consiga su fin, pero eso no quiere decir que sea eficiente.

Por otra parte, el concepto de eficiencia va mucho más allá, e implica tener en cuenta otros elementos complementarios a los costos de organización. En este sentido, podrás llevar a cabo una serie de acciones que te explicamos a continuación:

Digitalización de la empresa.

Innovación.
Gestión financiera.
Automatización de procesos.

Digitalización de la empresa

La tecnología es una de las grandes aliadas a la hora de gestionar de una manera eficiente tu empresa. Contar con un software de contabilidad de costos puede ser una variable determinante de la administración empresarial. Si lo que quieres es evitar que la eficiencia empresarial se vea afectada, te recomendamos que implementes diferentes tecnologías como un software para control de costos. Estas son algunas de las ventajas que te ofrecen:

Mejoran la relación con tus proveedores, haciéndola más rápida y sencilla. Las herramientas tecnológicas te permiten incluso contar con tu propia base de datos de proveedores.
Logran que llegues más rápidamente a tus clientes. Internet y las redes sociales han revolucionado la forma en la que compramos. Además, es una realidad que cada vez utilizamos más nuestro teléfono móvil para consumir.
Te permiten acceder a un mayor número de profesionales. Las empresas que implementan tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) en su quehacer diario pueden conectar más fácilmente con profesionales de todo tipo, así como atraer talento.
Cuentan con multitud de herramientas que facilitan la toma de decisiones. Desde el análisis big data hasta el business intelligence. Todas son recursos útiles que permiten mejorar la eficiencia empresarial y los procesos.
Te ofrecen información real sobre la situación de tu empresa. Y no solo desde el punto de vista financiero. También puedes utilizar las TIC para conocer el estado de tu stock, llevar a cabo la gestión del área de recursos humanos, etc.

Innovación

Innovar e incorporar nuevos procesos puede ser un elemento clave para alcanzar la eficiencia empresarial. Sin embargo, en ocasiones este tipo de soluciones de gestión no se implementan de manera adecuada.

¿Cómo innovar correctamente?

Hay que tener en cuenta que la innovación requiere llevar a cabo una inversión y aumentar los costos de organización. Si para mejorar la eficiencia tenemos que minimizar el gasto, no parece que aplicar esta estrategia sea una buena idea. Por eso, es importante considerar que existen multitud de maneras diferentes de innovar:

Analizar tus modelos operativos. En ocasiones creemos que estamos trabajando de la forma más eficiente posible. Pero lo cierto es que hasta que no hacemos algo diferente no nos damos cuenta de la cantidad de tiempo o recursos que hemos llegado a perder para realizar una tarea. Analiza tus modelos operativos y mejóralos siempre que puedas. Si es posible, incluye a personas externas al área de gestión en este proceso.
Prescindir de una parte de los beneficios para invertir en I+D. No todas las empresas pueden permitirse llevar a cabo una acción de este calibre. Pero, si es tu caso, lo cierto es que la inversión en I+D puede reducir significativamente tus costes y mejorar tu eficiencia. Además, te otorgará una mejor posición respecto a tu competencia.
Exprime el talento de tu equipo. Pocas empresas incluyen a sus empleados en los procesos de innovación. Exprimir el talento de tu equipo puede aportar ideas increíbles a tu compañía. Realiza procesos participativos o haz consultas generales para encontrar nuevos proyectos y mejoras.
Mide al milímetro el coste de tu inversión. Si has pensado en destinar una parte de tus ingresos a innovar los procesos de tu empresa, inclúyelo adecuadamente en tus presupuestos y calcula el impacto sobre los beneficios. En muchos casos, innovar puede suponer un desembolso a corto plazo, pero un gran ahorro a la larga.

Gestión financiera de la empresa

Entendemos por gestión financiera de la empresa todos aquellos procesos destinados a controlar y administrar sus cuentas. Dentro de la gestión financiera se enmarca, por supuesto, el análisis de costos de la empresa.

Llevar a cabo una correcta gestión financiera es la única forma de asegurar la viabilidad de un negocio. De lo contrario, es posible que se comprometan los intereses de la compañía.

Además, la gestión financiera es una de las piedras angulares de una correcta eficiencia empresarial. Para lo cual es imprescindible contar con un software de contabilidad de costos. Solo así se puede mantener cierta estabilidad económica y realizar con éxito el control de gastos en una empresa. Existen multitud de estrategias que puedes aplicar en este sentido. Te detallamos las más importantes:

Estudio estratégico y comparativo de gastos e ingresos. Es esencial para una gestión empresarial adecuada establecer comparaciones entre diferentes ejercicios económicos. Así se pueden conocer las herramientas que mejor funcionan para la compañía.
Tracking o seguimiento del comportamiento de costos. Como ya te hemos comentado, el control de gastos en una empresa es una parte muy importante de la gestión financiera.
Balance de ingresos y gastos. Además, es recomendable que se haga mensualmente. El balance de pérdidas y ganancias te ofrece una radiografía bastante exacta del estado económico de tu empresa.

Automatización de procesos

La automatización de procesos es una herramienta indispensable para que la eficiencia empresarial sea óptima. Existen multitud de tareas que realizas de manera secuencial y repetitiva en tu trabajo diario. Automatizarlas y lograr que se resuelvan de manera independiente te ayudará a focalizar adecuadamente tu energía.

Sin embargo, no siempre sabemos cuál es la mejor manera de lograr mecanizar estas tareas. Por suerte, la posibilidad de adquirir un software de gestión empresarial para mejorar los procesos productivos de la empresa suele ser la más acertada.

ERP para gestión empresarial

La utilización de un ERP (enterprise resource planning) de gestión empresarial en tu compañía te va a permitir ser mucho más eficiente en tu trabajo de gestión. Son programas que, además, son capaces de analizar los elementos productivos de tu empresa e implementar mejoras significativas. Entre los principales beneficios, destacan:

Mayor facilidad en la toma de decisiones: Toda la información está centralizada en un solo lugar. De esta manera es más sencillo consultarla y tomar decisiones estratégicas.
Automatización de procesos: Permite interconectar los diferentes departamentos, automatizar los procesos que suponen más tiempo y energía y aumentar considerablemente la eficacia en el trabajo.
Control y trazabilidad del comportamiento de costos: Hace que sea más fácil el seguimiento de los costes, así como de los ingresos. Toda la información financiera se encuentra recogida en un solo lugar.
Altamente personalizable: La mayoría de los programas ERP se componen de diferentes módulos. Cada empresa puede escoger los que mejor se adapten a su sector productivo.

Ahora que ya sabes cuál es la importancia de la contabilidad de costos y cómo mejorar la eficiencia empresarial con un software para control de costos, es el momento de ponerte manos a la obra. Dirigir de manera adecuada tu negocio puede resultar complicado. Sin embargo, la digitalización de tu empresa y la implementación de un ERP de gestión marcarán la diferencia.

El ERP de Cegid Ekon está diseñado para satisfacer las necesidades de pymes y grandes empresas. Nuestra amplia experiencia en el sector y la gran variedad de clientes para los que trabajamos nos ha permitido desarrollar una herramienta eficaz de gestión que ayuda a controlar los costos de organización. Ponte en contacto con nosotros para conocer todas las funcionalidades de nuestro ERP de gestión empresarial.