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Claves para elaborar el mapa de procesos de una empresa

El mapa de procesos de una empresa es la herramienta que aporta claridad a todos los procesos que se desarrollan en el plan estratégico. Aunque ayuda a establecer, paso por paso, los procesos a partir de este plan, el mapa de procesos todavía no es un elemento habitual en la mayoría de compañías.

¿En qué consiste el mapa de procesos de una empresa?

El desarrollo del mapa de procesos de una compañía se realiza durante la elaboración del plan estratégico.

El objetivo principal que persigue es:

  • Conocer el funcionamiento de los procesos
  • Conocer el desarrollo de los procesos y las actividades en las que la empresa trabaja.

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Por tanto, define de forma gráfica el diagrama de valor, en el que se combinan las perspectivas globales de la empresa con las de cada departamento en el que se realiza el proceso. El desarrollo de este mapa, por lo tanto, trata de coordinar los departamentos y el desarrollo de los procesos que se establecen a nivel estratégico, por lo que es necesario identificarlos y jerarquizarlos en función de su definición.

Los mapas de procesos deben ser diagramas concisos y claros para poder ofrecer una visión global de todo lo que está pasando en la empresa. Además, debes tener en cuenta que es necesario usar una misma plantilla para sistematizar el proceso y así identificar las interrelaciones de cada uno de los departamentos con la visión estratégica.

¿Cuáles son los procesos de una empresa?

Los procesos son los que proporcionan una solución a los problemas que se presentan y se van a presentar en la compañía. Se pueden definir como una serie de tareas o actividades que, de manera coordinada y solo unidas, transforman las entradas en salidas dentro del circuito de trabajo de la empresa.

Dentro de las organizaciones, estas entradas y salidas pueden presentar diversas formas, como las materias primas, la información o incluso las personas. Algunos de los ejemplos más comunes de procesos son el desarrollo de nuevos productos, la entrega a tiempo de los pedidos, un buen servicio al cliente, la asignación de los recursos a los departamentos, etc.

El mapa de procesos es una herramienta clave para quienes los definen. Para hacerlo, es necesario tener claro cuáles son los procesos de la empresa, que hacen referencia a la madurez de su gestión y son los siguientes:

tabla procesos de la empresa

Teniendo en cuenta su definición, podemos decir que se identifican 3 tipos de procesos en cualquier empresa. Por tanto, la creación de los mapas debe adaptarse a las necesidades de cada uno de ellos:

tabla tipos de procesos

¿Cómo realizar un mapa de procesos?

Crear, implementar y controlar un mapa de procesos es sencillo, siempre que se haga con un orden predeterminado y se planifique de una forma clara. Por ello, te recomendamos seguir los siguientes pasos:

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  1. Identificar a los actores que van a intervenir en el mapa de procesos. Los actores son todas aquellas personas, empresas o instituciones que formen parte de la compañía.
  2. Definir la misión y la visión de la empresa. Con ello, obtienes un punto de vista claro del lugar desde el que se quiere partir y al que se desea llegar con la actividad que se está realizando.
  3. Identificar al grupo de interés al cual tu empresa se quiere dirigir. Hay que definir las necesidades y las expectativas de los clientes que se quieren captar.
  4. Establecer la línea operativa. Debes establecer la línea que se quiere seguir en el proceso a analizar. Para ello es necesario contestar a la pregunta “¿a qué se dedica la empresa?”. La respuesta es lo que se conoce como proceso clave.
  5. Identificar los procesos de apoyo. El proceso principal necesita de otros procesos complementarios que le ayuden a desarrollarse por completo. Estos procesos de ayuda son los que hay que determinar en este paso.
  6. Establecer los procesos estratégicos. Los procesos estratégicos son todos aquellos que hacen referencia a la dirección de la empresa: marketing, nuevos productos, contabilidad, etc.
  7. Desarrollar y ordenar las tareas. Una vez tienes todos los procesos y su correspondiente jerarquía, debes profundizar en cada uno de ellos describiendo las tareas y actividades de las que se compone. Esto permite secuenciar el orden de las tareas.
  8. El último paso es plasmar todos los procesos en el mapa y establecer relaciones entre ellos de manera que, con un simple vistazo, quede claro cuál es la función de cada uno y cuál es su importancia para el desarrollo de la actividad. En este punto se trata mostrar, de forma gráfica, todo lo que se ha analizado previamente. Debes examinar cada uno de los procesos (estratégicos, claves y de soporte) y entrelazarlos entre ellos. Para esto es conveniente diseñar el mapa usando una determinada simbología (flechas, cajas de color, puntos, etc.). 

Ejemplos de mapas de procesos y diagramas

Aquí tienes dos ejemplos detallados de mapas de procesos. En primer lugar, un diagrama simple y sin detallar del proceso de recepción de pagos, con su inicio, final y tareas:

Ejemplos de mapas de procesos

A continuación, un ejemplo de mejora de los procesos en el que se incluyen desvíos, tipos de eventos iniciales, instancias, usuarios y otras informaciones:

ejemplo de mejora de los procesos

Una vez vistos los ejemplos, podemos concluir que no existe una única forma correcta de hacer un mapa de procesos. Esta herramienta se tiene que usar para comprender mejor el modo de trabajar de la organización y, así como existen múltiples modelos de empresas, también tiene que haber un tipo de mapa de procesos para cada uno de ellos.

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