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¿Por qué necesita tu empresa un programa para presupuestos?

Los presupuestos son fundamentales para las empresas, les permiten saber si tienen o no los recursos económicos para hacer frente a sus obligaciones y para iniciar nuevos proyectos. Hoy en día los softwares especializados permiten elaborar presupuestos de forma rápida y con información totalmente actualizada. Por eso resulta tan práctico contar con un programa para presupuestos.

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La importancia del presupuesto

Antes de tomar cualquier decisión de tipo estratégico las empresas necesitan saber qué recursos tienen a su disposición. De ahí la importancia de tener un presupuesto que esté bien elaborado y siempre actualizado.

Se trata de una estimación de ingresos y gastos para un período de tiempo determinado, lo que permite hacer una mejor asignación de recursos.

Para poder cumplir con su finalidad de ayuda a tomar decisiones estratégicas, el presupuesto debe ser flexible para ajustarse a la realidad lo máximo posible.

La estimación de ingresos y gastos es elaborada por el departamento financiero de la empresa y en ella no pueden faltar tres elementos básicos:

  • Proyecciones de ingresos: ya sea a través de ventas o de ingresos adicionales (subvenciones que reciba la empresa, devoluciones de Hacienda, etc.)
  • Proyecciones de costos y gastos: incluye todas las partidas de gastos que van a hacer que los ingresos se vean reducidos. Aquí entran tanto los gastos fijos como los variables y semi variables.
  • Utilidades: es el resultado de restar a los ingresos los costos y los gastos. Nos dice el capital que la empresa tiene realmente disponible.

Cómo hacer un presupuesto

Para elaborar los presupuestos es importante tener a mano datos relativos al flujo de caja. Esto permite conocer los ingresos de la empresa y los gastos y obligaciones financieras. 

Solo una vez que se tiene toda la información necesaria se puede empezar a trabajar en la elaboración del presupuesto.

Para un buen resultado es necesario dar los siguientes pasos:

  • Elaborar una lista de ingresos mensuales.
  • Elaborar la lista de gastos fijos.
  • Elaborar la lista de gastos variables.
  • Definir el flujo de caja.
  • Calcular la diferencia entre  los gastos y los ingresos.
  • Calificar los gastos.
  • Calcular las variables más importantes.
  • Definir las prioridades.
  • Establecer un fondo de emergencias.
  • Establecer los plazos de revisión del presupuesto.

No es una tarea sencilla, de ahí que lo más habitual sea recurrir a un programa para presupuestos. Aunque desde hace unas décadas se ha venido usando Excel, lo cierto es que el programa de hojas de cálculo de Microsoft se ha quedado ya un poco obsoleto.

Los archivos de Excel pesan más cuanto más datos tienen, no cuentan con demasiada seguridad, son archivos que están fijos en un mismo dispositivo y por tanto no se puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Por eso, las empresas ya están buscando nuevas alternativas.

programa para presupuestos

Programas para elaborar presupuestos

El ERP se ha consagrado como la mejor solución si lo que se está buscando es un programa para presupuestos. 

La innovación empresarial impulsada por el ERP es ya toda una realidad. Este software permite trabajar a la empresa de forma más rápida y eficiente, facilitando la integración y la comunicación de datos entre departamentos.

Permite el acceso a toda la información importante de la empresa en tiempo real y además con la máxima seguridad y desde cualquier lugar o dispositivo.

Ventajas de usar un ERP como programa para presupuestos

  • Permite tener a mano todos los datos sobre ingresos y gastos que son necesarios para la elaboración del presupuesto.
  • Es una herramienta flexible y permite cambiar los datos y que todas las personas con acceso puedan ver inmediatamente las modificaciones realizadas.
  • Se puede acceder a los archivos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo gracias a la tecnología de almacenamiento en la nube.
  • Facilita la colaboración entre los diferentes departamentos.

En definitiva, con un ERP la elaboración del presupuesto resulta más sencilla, más rápida, más flexible y más eficaz.

Presupuestos más competitivos

En un entorno cada vez más competitivo las empresas deben apostar por herramientas de última generación que les permitan poder adelantarse a su competencia. El uso de un ERP en el área de finanzas para elaborar presupuestos y realizar otras laborales de contabilidad es solo un ejemplo de lo beneficiosas que pueden ser estas herramientas.

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