Gestión de compras: facilita los procesos de tu negocio con Ekon Cloud ERP

La gestión de compras es clave para el buen desarrollo de la actividad de cualquier empresa y, por ello, es un proceso laborioso y minucioso en el que no se puede pasar por alto absolutamente nada. Con un software como Ekon Cloud ERP conseguirás controlar cada paso que se realice en tu compañía para obtener un resultado exitoso.

A continuación te contamos en más detalle por qué es tan importante para tu negocio la gestión de compras.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras no es un mero proceso más por el que deben pasar todas las empresas, sino que ha de formar parte de una estrategia bien definida por la compañía. Su fin principal es poder abastecerse de productos y servicios de manos de los mejores proveedores especializados, y hacerlo siempre al mejor precio posible.

Dicho en otras palabras, la empresa ha de poder cubrir sus necesidades en cuanto a productos y servicios y, para ello, debe buscar un abastecimiento correcto en cuanto a calidades, plazos de entrega y, por supuesto, precios. Es ahí donde toma importancia una correcta gestión de compras.

Sin lugar a dudas, se trata de un proceso complejo y minucioso que no admite margen de error y que requiere de un estudio de mercado previo en el que se determinen todas las condiciones necesarias que deben reunir los productos o servicios que se quieran adquirir.

Una buena gestión de compras es clave para obtener resultados exitosos y la consecución de los objetivos empresariales. Y, por tanto, es importante contar con las mejores herramientas para poder garantizar el resultado esperado.

¿Cuáles son los procedimientos a seguir para una buena gestión de compras?

La gestión de compras ha ido evolucionando con el paso del tiempo y, debido a los cambios y a las nuevas necesidades que han ido surgiendo, sus procedimientos se han vuelto mucho más complejos. Ante esta realidad, contar con un software de gestión como Ekon Cloud ERP te permitirá alcanzar un resultado mejor y más beneficioso para tu negocio.

Entre las principales dificultades con las que cualquier empresa se encuentra en este proceso, cabe destacar el volumen de compras y pedidos anuales y el complejo entorno en el que se lleva a cabo la gestión; ya sea un entorno industrial, en el que se busquen materias primas y componentes, o un entorno de servicios, en el que deban encontrarse los productos ya terminados y homologados.

Los procedimientos fundamentales para una buena gestión de compras son los siguientes:

Análisis de mercado para determinar qué productos necesita la compañía y cuáles deben ser sus calidades.
Búsqueda y evaluación de proveedores. Este paso es imprescindible y prioritario. En él hay que valorar qué productos o servicios ofrecen los proveedores, las calidades de esos productos o servicios, sus precios y, muy importante también, la capacidad de suministro y rapidez que se proporciona.
Negociaciones con los proveedores elegidos con el fin de conseguir los máximos beneficios para la empresa.
Elaboración de una base de datos que permita una actualización constante y en tiempo real de los productos y/o servicios. En ella se han de especificar las características técnicas de cada uno, los códigos de identificación que se les haya asignado, quiénes los suministran, a qué precios y cuáles son sus condiciones de pago y entrega.
Creación de una previsión de compras que englobe diferentes aspectos, desde el técnico hasta el financiero o el económico.
Control de las especificaciones de calidad necesarias, tanto de presentación, como de empaquetado, etc.
Planificación de los productos que se van a necesitar y de cuáles son sus proveedores, especificando el volumen necesario y los plazos previstos.
Previsión y designación de un protocolo a seguir ante discrepancias en la recepción de los pedidos. Este debe tener en cuenta tanto la posibilidad de que haya diferencias en las calidades como en los plazos acordados.
Consideración de las variaciones futuras de calidades, plazos de entrega y precios.
Control de la compra-venta de los productos o servicios para evitar excedentes o productos obsoletos que podrían desembocar en pérdidas económicas para la empresa.

Si gestionas correctamente todo lo que hemos comentado, además de algunos otros aspectos que forman parte de la gestión de compras, conseguirás reducir los costos de tu compañía, mejorarás la calidad de los productos y suministros, reducirás posibles riesgos, garantizarás que siempre tengas un suministro excelente y, por supuesto, mejorarás en cuanto a competitividad. Teniendo en cuenta la complejidad de este proceso, contar o no con un buen software de gestión como Ekon Cloud ERP puede marcar una gran diferencia.