Las funciones y herramientas de un gestor de proyectos

Las funciones de un gestor de proyectos abarcan tareas diferentes dentro de la empresa. Se trata del encargado de realizar la supervisión de un proyecto desde que se inicia hasta que se da por finalizado. Sus responsabilidades pueden ir desde la planificación hasta la creación del plan del proyecto, su ejecución, la creación del cronograma, la gestión presupuestaria, etc.

En este artículo vamos a analizar las diferentes funciones que desarrolla un gestor de proyectos y qué herramientas utiliza en el día a día para realizar su trabajo.

¿Cómo debe ser un gestor de proyectos?

Para realizar su trabajo correctamente, el gestor de proyectos ha de ser una persona organizada y que preste atención a los detalles. Además, debe tener dotes de dirección, ya que como responsable del proyecto tiene que liderar a su equipo y saber mantener una comunicación efectiva en todo momento.

Su función principal es hacer que los objetivos del proyecto se cumplan, utilizando sus habilidades y experiencia para empujar a que su equipo los consiga.

Es decir, el gestor de proyectos es un líder que no solo debe garantizar que el proyecto se cumpla en forma y manera, sino que también tiene que saber involucrar al equipo para que cumpla los objetivos marcados por el cliente.

Por tanto, necesita tener la capacidad de resolver los problemas que van surgiendo cuando se está trabajando y, de la misma manera, debe tener habilidades para comunicar lo establecido por el cliente para poder garantizar el correcto desarrollo del proyecto.

¿Qué características ha de tener un gestor de proyectos?

Debes tener en cuenta que cada proyecto es diferente, aunque existan características similares a la hora de realizarlos. Conviene recordar que el trabajo que se lleva a cabo va avanzando de forma diferente según las personas del equipo que intervengan para conseguir que todo llegue a buen puerto para la empresa y para el cliente.

Un gestor de proyectos debe responder a los diferentes correos electrónicos que le llegan relacionados con la planificación, ejecución y control del proyecto. Además, se tiene que reunir con los miembros de su equipo para obtener la máxima información en cada momento y que, si surge algún problema, se pueda solucionar lo antes posible.

Por otra parte, el gestor de proyectos debe tener un contacto estrecho con el cliente y otras partes que estén interesadas en el desarrollo del trabajo, ya que es quien revisará este desarrollo y analizará cualquier actualización que se realice. Debe examinar la documentación correspondiente a la evolución del presupuesto, la evolución de la ejecución del cronograma y lo que se ha completado del alcance.

Una vez ha revisado todos estos factores, el gestor puede decidir si se deben reasignar recursos, incluyendo las horas que las personas del equipo dedican al proyecto y a diferentes áreas, para poder adaptar la organización a los cambios que pueden surgir durante la ejecución.

¿Cuál es el trabajo de un gestor de proyectos?

En la siguiente tabla puedes ver, junto a su descripción, las tareas que debe realizar un gestor de proyectos:

TAREA	DESCRIPCIÓN
Planificar	El gestor de proyectos es el responsable de realizar un plan de cumplimiento de los objetivos, que respete los recursos monetarios plasmados en el presupuesto y el tiempo establecido en el cronograma. El plan del proyecto va a servir de guía en la realización del mismo y a establecer su alcance, los recursos que se le deben asignar, el tiempo que se necesita para realizarlo, los recursos financieros que son necesarios para su ejecución, cómo se debe realizar la comunicación entre los interesados, el plan de ejecución y el plan de control.
Liderar	El gestor del proyecto debe tener la capacidad de formar al equipo y liderarlo. Por tanto, necesita habilidades de comunicación, liderazgo y don de gentes, así como capacidad de análisis. Cuando el equipo esté formado, el gestor debe realizar una asignación de los recursos, en el tiempo y la forma oportuna que se recoge dentro del cronograma del proyecto.
Ejecutar el proyecto	El gestor de proyectos debe participar y realizar una supervisión directa de la manera en que se realizan las diferentes tareas. Este proceso requiere una comunicación efectiva entre todos los miembros que forman el equipo de trabajo y en ella hay que incluir a las diferentes partes interesadas.
Gestionar el tiempo	El gestor de proyectos debe basar el desempeño del proyecto en el cronograma. Esta herramienta es fundamental para poder organizar los recursos y revisar el proceso de ejecución.
Hacer el seguimiento del presupuesto	Los gestores de proyectos deben desarrollar un presupuesto para el proyecto y, después, seguirlo. Si se asignan más recursos a ciertas actividades de lo que se había previsto, los gestores deben hacer las correcciones oportunas y reasignar los recursos convenientemente.
Documentar el proyecto	Un gestor de proyectos debe buscar y encontrar la forma de medir y analizar cada paso que se da para asegurar que se están cumpliendo los objetivos establecidos. Por tanto, debe revisar todos los datos e informes del estado del proyecto. Además, ha de asegurarse de que todo está aprobado y firmado de manera adecuada, y que la documentación se está archivando para posteriores consultas.
Resolver problemas	El gestor de proyectos debe ser capaz de resolver los problemas cuando surjan, ya que es el responsable de ello, y tiene que comunicar lo que convenga al equipo y a las partes interesadas para poder seguir con la planificación establecida. También ha de gestionar los riesgos y realizar una planificación de las diferentes contingencias para que todo pueda seguir avanzando si estas se presentan.

Ahora ya tienes presente cuáles son las diferentes funciones y herramientas que utiliza el gestor de proyectos en su día a día.

Si eres tú quien debe realizar este trabajo, a la hora de hacerlo te será de gran utilidad contar con un ERP de Proyectos. Estos ERPs sirven para gestionar la vida de los procesos y los proyectos de la empresa, desde el diseño y la planificación hasta la ejecución.