Un software de gestión es un programa o un conjunto de programas que ayudan a las empresas a gestionar sus procesos internos. Su uso está cada vez más extendido gracias a que permite lograr una mayor eficiencia en cuanto a tiempo y recursos.
Hoy en día, no utilizar un software de gestión en tu organización puede terminar siendo agotador, dada la cantidad de tareas, procesos, datos y áreas involucradas en todo ello que requieren atención y ejecuciones organizadas. ¿Quieres saber cómo elegir el adecuado para tu compañía?
Por qué todas las empresas necesitan un software de gestión
En la fase inicial de una empresa, el uso de varios programas para gestionar todos los procesos puede no ser un problema. Sin embargo, a medida que la organización va creciendo, realizar una gestión eficiente de los recursos se convierte en un gran reto.
Para lograr una optimización de sus recursos, las compañías deben utilizar software de gestión eficaces, que les sean de ayuda para abordar sus operaciones, que sean escalables y que colaboren en la adaptación del negocio a los cambios.
Algunos motivos por los que toda empresa debería implementar un software de gestión son estos:
- Aumenta la productividad y la eficacia de los empleados.
- Reduce los errores humanos y la pérdida de tiempo.
- Proporciona herramientas de comunicación interna.
- Permite la gestión de tareas y proyectos.
- Acorta los tiempos de ejecución.
- Facilita el manejo de datos de forma integrada.
- Proporciona y procesa información en tiempo real.
- Ayuda a cumplir con la gestión legal de los datos.
- Permite la automatización.
- En él, la información se visualiza a través de cuadros de mando.
- Permite procesar un mayor volumen de trabajo con menos recursos.
- Facilita el control de todos los procesos de la empresa.
Características que debes valorar a la hora de elegir un software de gestión
El cloud computing, la automatización, la inteligencia artificial, el big data, el machine learning y otras funciones tecnológicas afectan a la hora de decidir cuál es el software de gestión perfecto para el negocio.
Es importante elegir el sistema o proveedor adecuado para que funcione como una articulación perfectamente equilibrada las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con la menor incidencia posible.
Así que, antes de tomar una decisión, estudia todas las opciones y características para que el programa que implementes cumpla con todos los requerimientos empresariales actuales y sea fácilmente adaptable en el futuro.
Estas son algunas de las características a tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión:
Software independiente, SaaS o personalizado
Los software de gestión independiente son programas que requieren una licencia y que están instalados en la propia empresa. Generalmente, estos sistemas, están limitados a poder manejar una cierta cantidad de tareas.
El SaaS (System as a Service) es un tipo software adquirido por suscripción mensual o anual y alojado por el proveedor de servicios en la nube. Sus métodos de pago incluyen el pago por uso y es posible darse de baja de determinados servicios en cualquier momento. Es ideal para empresas en crecimiento y expansión.
Por otro lado, tienes el software a medida, un programa personalizado en el que se realiza un desarrollo totalmente nuevo adaptado a las necesidades de la empresa. Puede estar alojado localmente o en la nube, sus funciones pueden ser tan variadas como se necesite y pueden aplicarse mejoras continuamente a medida que el negocio evoluciona.
Periodo de prueba
Si el software de gestión ofrece la posibilidad de probarlo, mucho mejor. Esto permitirá analizar si se adapta perfectamente a las necesidades de la empresa y si los empleados obtienen los resultados esperados. En definitiva, durante el periodo de prueba se observa si el programa cumple realmente con las expectativas.
Fácil curva de aprendizaje
Desde el inicio, la empresa o proveedor tendrá que formar a los usuarios en el uso del nuevo software de gestión. Contar con un sistema que sea fácil de entender y manejar a nivel usuario mejorará y optimizará los tiempos de implantación y permitirá sacar el máximo rendimiento al programa.
Integración con otros sistemas
Asegurar que el software de gestión que se va a utilizar en la empresa permite la integración con otros programas minimiza los riesgos cuando toca cambiar de un producto a otro.
Flexible y adaptable
Cualquiera que sea el tamaño de una empresa, el uso de un programa de gestión es necesario. De ahí la importancia de que este se pueda adaptar fácilmente a las necesidades y el crecimiento de la compañía. Con el tiempo los negocios cambian: lanzan nuevos productos, llegan a nuevos mercados, se internacionalizan, se transforman digitalmente, etc.; por eso el software de gestión que elijas debe ser tan versátil como sea posible.
Tipos de software de gestión
Existen diversos tipos de software de gestión para diferentes áreas y aplicaciones dentro de la empresa. Estos son algunos de ellos:
- ERP (Enterprise Resource Planning)
- CMS (Sistema de Gestión de Contenido)
- CRM (Programa de Gestión de las Relaciones con el Cliente)
- SGA (Sistema de Gestión de Almacenes)
- DMS (Sistema de Gestión Documental)
- BPM (Programa de Gestión de los Procesos Empresariales)
- BI (Business Intelligence)
- EAM (Programa de Gestión de Activos Empresariales)
- SCM (Software de Gestión de la Cadena de Suministro)
- PDM (Programa de Gestión de Datos de Productos)
- PLM (Software de Gestión del Ciclo de Vida del Producto)
- TPV (Terminal en el Punto de Venta)
Cuál es el mejor software de gestión para tu empresa
Elegir el software de gestión empresarial adecuado puede ser una ardua tarea a la que se dedica mucho tiempo y esfuerzo. Sin embargo, será más complejo si no se tiene claro cuáles son las necesidades empresariales y de equipo.
El sistema que tu compañía necesita no es el más caro, ni el que hace de todo, ni el más barato para reducir costes a corto plazo. No se trata de encontrar el programa perfecto, sino aquel que sea la horma de tu negocio.
Para hacerte una idea, puedes consultar los software de gestión de Ekon, que están diseñados según las necesidades de cada sector, son completamente flexibles y permiten gestionar los procesos de la organización desde cualquier lugar.
Asimismo, al ser sistemas modulares y con capacidad funcional, se pueden aplicar en diferentes etapas y áreas de la empresa; programas que te acompañan en el crecimiento, la modernización y la transformación del negocio.
No tener el sistema adecuado para tu empresa puede salir muy caro. Por eso, a veces, implementar o cambiar un software de gestión a tiempo es clave y merece la inversión. ¿Cuenta tu compañía con el sistema correcto?
- La cercanía del distribuidor de software - 25 de enero de 2023
- La importancia de una buena gestión de inventarios en la empresa - 20 de enero de 2023
- Las causas del carrito abandonado en los e-commerce - 20 de enero de 2023