Cómo usar la mejora continua en tu empresa

Uno de los objetivos de las empresas es mejorar en sus procesos y perfeccionar los productos o servicios que ofrecen, para conseguir que sus clientes estén cada vez más satisfechos. Para ello no hace falta innovar en los procesos ni hacer grandes cambios. Si se va mejorando poco a poco y dando pequeños pasos, se notará en los resultados. En otras palabras, la mejora continua puede suponer un importante valor añadido y optimizar el funcionamiento de tu negocio.

¿Qué es la mejora continua?

Se puede definir la mejora continua como un método por el cual las empresas realizan procesos de optimización a pequeña escala pero de forma ininterrumpida.

Así, el proceso de mejora continua se utiliza dentro de las compañías de forma constante y sin que haga falta un proceso de innovación disruptivo.

Este proceso no pide un sistema estructurado dentro de la empresa, sino que se fomenta como una cultura interna. Todos los empleados lo deben incluir en su trabajo, por tanto, una de sus responsabilidades consiste en hacer propuestas de posibles avances.

El resultado del proceso de mejora continua se refleja directamente en la calidad de los procesos, productos y/o servicios que ofrece la empresa:

Los productos que se fabrican se adaptan mejor a las necesidades que tiene el cliente, cosa que ayuda a la empresa a vender más.
Los servicios que se ofrecen se adaptan mejor a las necesidades de los usuarios y, por tanto, se produce un aumento de la satisfacción.
Los procesos o flujos de trabajo que se realizan dentro de la empresa se vuelven mucho más eficientes y, en consecuencia, se consigue eliminar desperdicios y ahorrar en costes.

La mejora continua en la empresa

El proceso de mejora continua es parecido a la filosofía que se utiliza en el método Kaizen, muy importante en la cultura del trabajo en Japón. Se trata de un proceso que se ha implantado en muchas empresas, sobretodo en las de grupos y organizaciones de gran tamaño.

La mejora continua debe ser impulsada por la dirección de la compañía, aunque todos los trabajadores la tienen que implementar en sus puestos de trabajo.

Hay dos maneras de aplicar la mejora continua dentro de una organización:

La primera es a través de la motivación intrínseca de cada uno de los trabajadores, es decir, de la motivación que nace de ellos mismos y les lleva a querer mejorar los procesos.
La segunda utiliza la motivación extrínseca. En este caso, la mejora continua se aplica porque el trabajador tiene un incentivo externo, por ejemplo, un ascenso o un estímulo económico.

La dirección de la empresa no debe apoyarse sólo en la motivación intrínseca, ya que esta será diferente en cada trabajador.

El proceso de mejora continua

El proceso de mejora continua nació en el sector automovilístico, en los procesos de fabricación internos. Desde su aparición, ha conseguido ayudar a muchas organizaciones, ya que es un método que se puede utilizar en cualquier tipo de empresa.

El objetivo principal de la metodología de mejora continua es introducir pequeños avances que vayan ayudando a perfeccionar la calidad en el trabajo de los diferentes procesos de la empresa. En realidad, es algo que puede iniciar el empleado incluso con la simple organización de su puesto, que le ayudará a mejorar el flujo de trabajo.

Los mejores resultados de la aplicación de la mejora continua se dan cuando la empresa tiene una estructura compleja ya que, en esos casos, los cambios pueden tener un gran impacto aunque sean pequeños. En otras palabras, en las grandes compañías estas pequeñas modificaciones pueden ayudar a redimensionar los flujos de trabajo y, además, afectar positivamente a muchos otros procesos.

Ejemplo de aplicación de la mejora continua

Una de las principales premisas del proceso de mejora continua es la reorganización de aquello que se realiza en los puestos de trabajo. Es decir, la finalidad que se tiene con su aplicación es encontrar el cambio que ayude a simplificar lo que se está haciendo. Por lo tanto, antes de llevar una tarea a cabo, se intenta analizar cómo simplificarla para que no dé más trabajo del necesario.

En el caso de la aplicación de la mejora continua dentro de una oficina, por ejemplo, cualquiera que tenga un ordenador sabe que la estructura de carpetas puede ayudar, o no, a encontrar los documentos de manera más eficiente.

Los trabajadores intercambian información anexando documentos a los correos electrónicos constantemente, lo hacen dentro de su propio departamento o entre diferentes para sacar adelante un mismo proyecto. A lo mejor, algunos de estos trabajadores están utilizando diferentes carpetas, y esto puede causar que se pierda mucho tiempo en buscar los documentos necesarios. Lo ideal, aquí, es dejar de compartirlos vía e-mail y crear una carpeta de proyecto compartida.

Utilizando la metodología de mejora continua, un trabajador puede identificar este problema y ponerle remedio, como decíamos, creando esa carpeta donde se clasifiquen los documentos y se puedan utilizar diferentes nomenclaturas según lo que se deba realizar.

Aquí se inicia el proceso. El siguiente paso es que el trabajador exponga la situación a su responsable, quien debe analizarla y comprobar si se puede aplicar la solución y si es recomendable. En este caso, el cambio no tendría ningún coste para la empresa y el resto de los empleados podrían asumir dicha mejora sin problemas.

Con este pequeño cambio, la mejora continua habrá conseguido que los trabajadores realicen su trabajo de una manera más ordenada, eficiente y rápida.

Para aplicar la mejora continua en tu compañía, puedes utilizar un software ERP en cloud para la Gestión de empresas, que te permitirá optimizar tu negocio de forma ágil y en todas sus áreas.