Modelo oficial de nómina: ¿necesitas actualización?

La necesidad de la empresa de conocer cuál es el modelo oficial de nómina vigente cada año y actualizar sus procesos de acuerdo a los cambios no es el único desafío al que se ve sometida la función de RR.HH.

El área de personal debe superar a diario todo tipo de retos y no basta con el compromiso, la dedicación y la experiencia de los profesionales al cargo de esta función.

Los errores humanos están a la orden del día y las organizaciones aún son más propensas a este tipo de fallos en la actualidad, en un momento en que el dinamismo con el que se aprueban nuevas leyes y reglamentos puede hacer tambalearse a sus sistemas. Por eso se benefician de la automatización, aunque es preciso saber hacer una elección tecnológica acertada: no todas las soluciones de software de recursos humanos son iguales.

Requerimientos de los modelos de nómina

La nómina de un trabajador es un recibo de los sueldos que se le entregan que se debe ajustar al modelo oficial de nomina aprobado por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, menos en los casos en que el convenio colectivo de la empresa o un acuerdo entre las partes (trabajador – empresa) establezcan otro modelo de nómina, que debe ser claro y diferenciar entre lo que recibe el trabajador y las deducciones que se le realizan.

El Estatuto de los Trabajadores, en su Artículo 29, indica que es obligatorio que la empresa entregue la nómina al trabajador y que cumpla con una serie de requisitos.

Los requisitos que indica el Estatuto de los Trabajadores son estos:

La nómina se debe entregar de forma individual y justificando el pago realizado al trabajador.
La nómina se debe ajustar al modelo establecido por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo en las excepciones comentadas anteriormente.

Por tanto, el Ministerio de Empleo y Seguridad Social establece un modelo oficial de nómina, que puede ser substituido por uno aprobado en el convenio colectivo o en un acuerdo entre las partes (trabajador – empresa), siempre que cumpla con los requisitos que establezca el modelo oficial.

La Ley General de la Seguridad, por su parte, obliga a que la empresa indique los importes totales de cotización a la Seguridad Social, separando la parte que corresponde a la aportación realizada por la empresa de la aportación realizada por el trabajador. Así, la Seguridad Social puede ver la parte que paga el trabajador y la parte que está pagando la empresa y, por tanto, si se están cumpliendo las bonificaciones que se establecen por ley.

Al final del modelo de nómina también viene reflejados, en un recuadro, la determinación de las diferentes bases de cotización a la Seguridad Social y los diferentes conceptos que se recaudan de manera conjunta, así como las bases sujetas a la retención del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas (IRPF) y las aportaciones que realiza la empresa.

El modelo oficial de nómina en 2020

El vigente modelo oficial de nómina está establecido en la Orden ESS/2098/2014 publicada en el BOE. Como te contaremos en más detalle a continuación, este modelo oficial de nómina incluye nueva información, más detalles de qué perciben los trabajadores y de qué aportaciones se realizan a la Seguridad Social. Este formato de nómina fue aprobado en la Reforma Fiscal de 2014.

Para calcular la nómina del 2020 debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

Tipo de contrato: si es eventual o indefinido, ya que las retenciones del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas (IRPF) se aplica de forma diferente según el tipo de contrato.
Situación personal: según su situación personal, cada trabajador puede solicitar que aumente o disminuya el tipo de retención que se le aplica por el Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas (IRPF).
Convenio colectivo: en función del convenio colectivo que se le aplique a la empresa y a sus trabajadores, se le aplicará un grupo de cotización diferente al trabajador.
Pagas extra: el trabajador puede escoger si quiere sus pagas extra prorrateadas en la nómina o, por el contrario, prefiere que no se le prorrateen. Este concepto puede aplicar a la cantidad final que se le paga al trabajador en la nómina.
Otros conceptos: al trabajador se le pueden aplicar otros conceptos en la nómina, como es el caso de pluses y otros complementos salariales que afectarán a la cantidad de las retenciones del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas (IRPF).

Cambios en las nóminas para el 2020

Los cambios que se han introducido en los modelos oficiales de nómina para el 2020 han sido conceptos que anteriormente no se podían reflejar, como es el caso de las percepciones no salariales.

También se ha incorporado la información sobre las aportaciones de las empresas a la Seguridad Social por cada uno de sus trabajadores. Esta se recoge en los siguientes conceptos:

Contingencias comunes, que corresponden al 23,6 %.
Desempleo con contratos fijos, que corresponde al 5,5 %.
Desempleo con contratos temporales, que corresponde al 6,7 %.
Formación profesional, que corresponde al 0,6 %.
Fondo de Garantía Salarial (FOGASA), que corresponde al 0,2 %.

El modelo oficial de nómina vigente en la actualidad es el acordado en la Reforma Fiscal de 2014. En esta se aprobó la modificación del pie del recibo de la nómina que, además de tener los apartados que se incluían antes (la base, el tipo y la aportación empresarial), añade en una nueva columna las aportaciones de la empresa a la Seguridad Social.

Este cambio se realizó para que haya una mayor transparencia en las nóminas de los trabajadores, de manera que estos tengan claros los diferentes conceptos que están cobrando y controlen qué está cotizando la empresa. De esta manera, el modelo de nómina oficial que se está utilizando en estos momentos se puede considerar el más homogéneo, ya que es el que usan los países miembros de la Unión Europea.

Obligaciones a la hora de entregar la nómina al trabajador

Las nóminas se deben entregar al final de cada mes, es decir, coincidiendo con los últimos días de los meses naturales. Si no se pagan por transferencia, deben ser firmadas por el trabajador al recibirlas y la entrega debe hacerse por duplicado, ya que una copia firmada se la quedará el trabajador y la otra será para la empresa.

Ya que en estos momentos la gran mayoría de empresas, por no decir todas, realizan los pagos de las nóminas a través de transferencias bancarias, el trabajador ya no está obligado a firmar la nómina y, por tanto, no está obligado a tener una copia firmada de la misma. Ahora, lo que debe guardar la empresa es el documento de abono bancario correspondiente al pago que se le ha hecho al trabajador.

Algunas empresas, sobre todo de tamaño mediano y grande, tienen Intranets en las que el trabajador puede consultar, descargarse e imprimir su nómina de cada mes. O, en otros casos, las empresas envían la nómina mensual por correo electrónico a sus empleados.

Sea como sea, tanto si el trabajador firma un recibo, como si recibe la nómina por correo electrónico o le hacen una transferencia a su cuenta bancaria personal, eso no significa que acepte la cantidad que le están pagando en la nómina. Por tanto, siempre puede reclamar en el caso de que considere que lo que está recibiendo no es correcto.

modelo oficial nomina

Modelo oficial de nómina y otros criterios para elegir ERP

Presupuesto, usabilidad o compatibilidad con otros programas y aplicaciones informáticas son algunos de los aspectos que toman en consideración quienes se plantean invertir en una solución ERP.

Sin embargo, a día de hoy, además de estos criterios, conviene tener en cuenta otros factores, como los siguientes:

Interfaz amigable y mantenimiento sencillo. Todos los meses, el personal de RR.HH. elaborará el modelo de nómina que hará llegar a cada trabajador. Se trata de una actividad necesaria y, por eso, es preciso que, una vez que se implemente la solución elegida, todos los usuarios se sientan cómodos usándola. Una interfaz intuitiva y un mantenimiento ágil y sin complicaciones son esenciales para garantizar la rentabilidad de la inversión en el ERP.
Distintas opciones para los diferentes Regímenes. El software que elija la empresa debería adaptarse a sus necesidades y, entre ellas se encuentra el poder definir los conceptos retributivos del régimen general de la Seguridad Social, pero también de los especiales.
Cálculo automático de las diferencias. La transparencia es un valor en alza y eso aumenta el nivel de exigencia de las empresas. No es solo que no se deban cometer errores en el modelo oficial de nómina, sino que es importante también automatizar los procesos de diferencias por antigüedad, en función de la IT o según convenio.
Configuración de una variedad de presentaciones en función de distintos objetivos. Para que no importe si lo que quieres mostrar son los finiquitos o resúmenes de nómina por cliente, los certificados de empresa o los contratos. Mucho mejor si, además, se trata de una solución compatible con el paquete Windows profesional.
Conectividad para fomentar la movilidad. Hoy en día la flexibilidad se impone, también en el área de personal y, por eso, el ERP que se elija debe permitir a estos profesionales completar sus tareas desde cualquier parte.

Por último, cabría resaltar otra ventaja de una buena elección de ERP. Se trata de que, además de asegurar la actualización con el último modelo oficial de nómina, los cambios normativos o las diferencias en distintos conceptos, una solución de este tipo permite que la información esté siempre accesible. ¿Te imaginas disponer de todos los datos importantes acerca de los convenios que os aplican? ¿Sabes la seguridad que se experimenta cuando se guarda un registro digital de del histórico de vida laboral de cada trabajador?