¿Es una plantilla Excel de gastos e ingresos lo mejor para tu negocio?

La plantilla Excel para gastos e ingresos es una gran herramienta a la que se le puede sacar mucho rendimiento a nivel particular y profesional. De hecho, es utilizada por muchas empresas y autónomos para elaborar sus presupuestos y hacer un control de gastos en la empresa.

Sin embargo, esta herramienta se queda algo corta para aquellos negocios que tienen mucho flujo de caja o en los que se mueven importantes cantidades de dinero.

La importancia de controlar los ingresos y gastos en la empresa

Por muy diferentes que sean unas empresas de otras al final todas persiguen el mismo objetivo, obtener beneficios.

Para saber si han conseguido su misión deben hacer un cálculo en el que tienen que restar a los ingresos obtenidos los gastos que haya supuesto la actividad empresarial en sí misma.

Precisamente por eso se vuelve tan importante controlar los ingresos y muy especialmente los gastos de la empresa, puesto que de ellos depende de forma directa el obtener o no beneficios.

¿Cómo usar una plantilla de Excel para controlar ingresos y gastos en un negocio?

La plantilla Excel es una de las herramientas ofimáticas más usadas para llevar la gestión de gastos. Un buen uso de la misma puede ahorrar mucho tiempo a los trabajadores, que siempre tendrán a mano la información que les hace falta. Para eso cada empresa debería contar con una plantilla adaptada a sus necesidades.

La plantilla debe detallar los diferentes tipos de ingresos y de gastos, de forma que sea fácil calcular el saldo cada mes.

En un entorno en constante cambio, siempre es recomendable que la plantilla no sea fija y que se pueda adaptar rápidamente en caso de que haya que insertar nuevas filas.

Para que los datos sean más fácilmente entendibles, es importante detallar todos los ítems de ingresos y gastos.

Se puede crear además una plantilla específica para que los empleados tengan a su disposición una hoja de gastos 3.0. A través de ella los empleados pueden solicitar el reembolso del dinero que han gastado en el ejercicio de sus labores profesionales.

Con una versión digitalizada de la hoja de gatos, los trabajadores ahorran tiempo y la empresa consigue tener estos gastos mejor controlados, haciendo que pasen inmediatamente a la contabilidad general.

plantilla excel gastos e ingresos

Ventajas e inconvenientes de Excel para controlar el presupuesto empresarial

Ventajas:

Es una herramienta fácil de utilizar.
Se pueden crear plantillas personalizadas.
Permite hacer los cálculos de forma rápida y sencilla.
Los datos se pueden convertir en gráficos.

Inconvenientes:

Muchas veces lo usan personas no expertas, lo que puede dar lugar a errores.
Configurar una hoja de cálculo requiere tiempo y planificación y las empresas no siempre le dedican el tiempo necesario.
La reconfiguración de la plantilla puede complicarse al no ser una herramienta demasiado flexible.
Se sobrecarga si se trabaja con un gran volumen de datos.

Consejos para controlar mejor los gastos empresariales

Usar la plantilla Excel de gastos e ingresos es muy práctico, pero si se van a manejar muchos datos o se trata de una empresa que está creciendo puede llegar a quedarse corta.

En estos casos es más recomendable usar un software especializado en Finanzas que se encargue de simplificar y automatizar los procesos contables y los administrativos.

Un programa de contabilidad especializado tiene la gran ventaja de tener todos los procesos configurados de manera previa. Es decir, es una herramienta totalmente adaptada al control de gastos e ingresos, no hay que organizar ni planear nada antes de empezar a trabajar con ella.

Además, permite automatizar la contabilidad y agilizar la creación de informes contables y la tributación.

Aquí el margen de error es mucho más reducido, puesto que la herramienta es más segura y además es utilizada únicamente por expertos.

En definitiva, la plantilla Excel de gastos e ingresos es una gran herramienta, pero para un buen control de los gastos empresariales se hace necesario contar con una herramienta que permita acceder al presupuesto desde las diferentes áreas de dirección de la empresa y que todo el mundo pueda ver de forma instantánea los cambios realizados. La herramienta de Microsoft no es tan versátil en este sentido, por lo que un software especializado puede ser la mejor solución.