software gestión pymes
18 May. 2021

Software de gestión para pymes, ¿necesitas uno?

 

La gestión de una pequeña o mediana empresa no es sencilla, pero la implementación de un software de gestión para pymes puede facilitarla enormemente.

Saber administrar los limitados recursos que tienen las pymes es la mejor manera de conseguir aumentar la productividad y el crecimiento empresarial. A continuación, te explicamos qué puede hacer un software de gestión por tu negocio y cómo implementarlo.

¿Qué es un software de gestión?

Un software de gestión es un sistema informatizado compuesto por diferentes herramientas que se integran para la gestión de las tareas y procesos.

Además, este sistema permite la gestión diaria y continua de los diferentes procesos, ya que hace posible la creación, consulta, modificación, fusión o borrado de las diferentes acciones. 

Los software de gestión, en muchos casos, se pueden utilizar en equipo y desde diferentes dispositivos y permiten la gestión en remoto, cosa que ayuda a la conciliación laboral y el teletrabajo en una pyme.

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¿Por qué una pyme debe tener un software de gestión?

La optimización de tareas y el control de la gestión de la empresa son factores que motivan a las pymes a tener un software de gestión. Con él se simplifican y automatizan las tareas repetitivas y rutinarias, que pasan a realizarse de forma rápida y minimizando el margen de error.

Contar con un programa de gestión para pymes permite invertir menos tiempo en la gestión y más en otras actividades como la innovación, el crecimiento de la empresa, las estrategias de venta o la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio.

¿Para qué sirve un software de gestión en las pequeñas y medianas empresas?

Las empresas están divididas en diferentes áreas y estas comprenden una gran cantidad de tareas que, en muchos casos, dependen de la información de otros departamentos. Todo el trabajo que se genera en una compañía es muy difícil de manejar si no se cuenta con un software de gestión.

No tener esta herramienta multiplica el tiempo de ejecución de las actividades, impide tener un control 360° de la organización, contribuye a la pérdida de información de valor y hace mucho más difícil preveer o planificar aspectos sobre los procesos.  

Los software de gestión para pymes tienen diversas funciones y ventajas:

Análisis de datos

Estos sistemas permiten llevar un seguimiento exhaustivo, con datos en tiempo real, desde la compra de materia prima, hasta la entrega al cliente y la postventa. 

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Margen de beneficio 

Un software de gestión registra toda la información necesaria para realizar el cálculo de los márgenes de beneficio de forma precisa, rápida y automatizada. 

Automatización

Anteriormente, las empresas se centraban más en la automatización del sistema de producción. Sin embargo, con la transformación digital, la automatización se ha ampliado a todas las tareas y actividades con el objetivo de trabajar de forma más eficiente.

Gestión del negocio 

Estos sistemas permiten gestionar el negocio y los recursos desde la oficina o en remoto, son totalmente flexibles y adaptables. 

Debido a los acontecimientos de este último año, las compañías han tenido que prepararse de forma acelerada para manejar el negocio en diferentes circunstancias, y un software de gestión es la mejor herramienta para mantener la estabilidad del mismo frente a cualquier eventualidad.

Recursos humanos y técnicos

El software de gestión ayuda a gestionar de forma inteligente y objetiva todos los recursos humanos de la empresa, ya que ayuda a planificar, gestionar, evaluar y motivar a las personas que trabajan dentro de la organización. 

Seguridad

Las empresas están obligadas a resguardar sus datos y su información. Los software de gestión cuentan con medidas de seguridad actualizadas, que ayudan a que se establezcan pautas efectivas de ciberseguridad para que toda la información esté a salvo.

Reducción de costes

Contar con varios sistemas o con herramientas digitales obsoletas solo incrementa los costes operativos. Es por ello que las empresas notan una considerable reducción en los costes cuando implementan un software de gestión.

Información fiable y optimizada

Un software de gestión elimina la duplicidad de datos, modifica la información en tiempo real, ofrece copias de seguridad, recoge datos de forma automatizada y optimiza la información para hacerla fiable.

Información compartida

Este tipo de sistemas informáticos son capaces de compartir información en tiempo real con personas de cualquier departamento sin importar su ubicación física. De esta forma, por ejemplo, compras sabe de forma automática cuándo hace falta stock de una materia prima, o contabilidad tiene acceso a cada venta realizada al momento. 

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Tipos de software de gestión para pymes

Software de gestión empresarial

Uno de los más utilizados es el ERP (Enterprise Resource Planning). Este tipo de programa está ideado para gestionar la compañía de forma integral.

Se puede encontrar software de gestión ERP para pequeñas y medianas empresas con soluciones muy accesibles, pero en muchos casos estos sistemas de gestión son demasiado grandes o genéricos. La solución es integrarlos con un software de gestión vertical que se adapte al sector y a las actividades concretas de tu negocio.

Software de gestión comercial

Para la gestión comercial, lo ideal es contar con un CRM (Customer Relationship Management). Se trata de un programa encargado de la gestión de las relaciones con los clientes. Así, su principal función es la de llevar el control y la gestión de toda la parte comercial de la empresa.

Software de gestión de almacén

Este software permite la gestión y el control de las actividades y los productos del almacén de una empresa. Es rápido, fiable y ayuda a obtener información en tiempo real de las unidades en stock, la ubicación de los productos, la logística, etc.

BI (Business Intelligence)

Esta herramienta gestiona todos los datos que existen en la organización, ya que integra todos los sistemas de gestión que se manejan. Es decir, reúne, depura y transforma datos de los sistemas e información desestructurada y lo convierte todo en información estructurada, lista para su análisis.

Cómo elegir el software de gestión de pymes adecuado

Cuando una empresa está buscando el mejor software de gestión, lo primero que suele tener en cuenta es el precio. Sin embargo, ese no es el factor más importante, también se deben considerar los siguientes:

  • Personas. ¿Cuánta gente utilizará el software? No es lo mismo un sistema para 20 personas, que para 500 o para 10.000. ¿Cuáles son sus necesidades? Hay que tener en cuenta si el equipo trabaja siempre de forma presencial en la oficina o no, cómo será el acceso a la información, etc.
  • Clientes. Por un lado, cómo se ejecuta la venta, qué personalización requiere, qué información se almacena del cliente. Por el otro, cómo se realizará la atención al cliente y cuál es el proceso de venta y postventa.
  • Negocio. Hay que tener claro si se tiene previsto un crecimiento del negocio en los próximos años. Además, el software de gestión debe tener una curva de aprendizaje corta.
  • Precio. Una cosa es el precio y otra el valor de la herramienta, se trata de elegir un software de gestión que cumpla con los criterios de valor de tu empresa y que además tenga un precio asumible.
  • Personalización. Hay que considerar si el software de gestión es flexible, es decir, si permite algún tipo de personalización o adaptación a las necesidades de la organización.

Programas de gestión para pymes, ¿locales o en la nube?

En el mercado existen programas de gestión para pymes que trabajan de forma local y otros que lo hacen en la nube. Para elegir el más adecuado para tu empresa, debes saber en qué consiste cada uno de ellos:

  • Software de gestión local. Este tipo de software se instala en la propia intranet de la organización para ser utilizado en los diferentes equipos y ordenadores dentro de la oficina.
  • Software de gestión en la nube. En este tipo de sistema de gestión, el software es accesible desde cualquier lugar, solo hace falta tener conexión a internet. Eso es una gran ventaja para las compañías que trabajan con equipos en diferentes lugares, que potencian el teletrabajo o cuyos empleados viajan con frecuencia.

Ekon Cloud ERP para pymes

Gracias a nuestra experiencia en plataformas de gestión, en Ekon podemos ayudarte a elegir el software que necesitas. Nos centramos en la innovación para que las pymes tengan acceso a sistemas modernos que puedan acompañarlas en su crecimiento.

Ofrecemos sistemas de gestión con avances tecnológicos y actualizaciones constantes que se adapten a los requerimientos del mercado.

Qué áreas abarca el software de gestión de Ekon:

Fases para la implementación de un software de gestión en una pyme

  1. Planificación. En esta etapa se definen y analizan las necesidades técnicas y de recursos humanos que tiene la empresa.
  2. Definición. Una vez se ha entendido cómo funciona el negocio y sus necesidades, se define el software de gestión que se implementará en la pyme.
  3. Configuración. En esta etapa se configura el software de gestión y se adapta a la empresa. También se realizan las pruebas, integraciones con otros sistemas y comprobaciones correspondientes para asegurar que todo funciona de forma adecuada.
  4. Implementación. Durante esta fase se pone en marcha el sistema y se realizan los controles periódicos para corregir errores o introducir adaptaciones según el funcionamiento de la compañía.

Está claro que, si el objetivo de tu pyme es ser competitiva, debe tener capacidad de crecimiento ágil y contar con el control sobre sus diferentes procesos. Para ello, es imprescindible que posea un buen software de gestión para pymes.

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