No siempre es posible mantenerse actualizado en el entorno cambiante en el que opera el negocio. Tampoco resulta sencillo hacerlo. Pero las consecuencias del incumplimiento normativo pueden ser graves. Y ahí es donde entra el software para asesorías.
¿Por qué necesitas un software para asesorías actualizado?
El ERP es uno de los medios que pueden facilitar ganar en alineación con las exigencias que impone el legislativo. Sin embargo, en ocasiones, este software para asesorías está obsoleto y plantea una resistencia que juega en contra del negocio y sus clientes. Para saber si, en tu caso, necesitas actualización, basta con responder a las siguientes preguntas:
- ¿Está tu ERP en la nube?
- ¿Se actualiza automáticamente con las novedades de la normativa aplicable?
- ¿Hace ya tiempo que no te preocupan los duplicados, campos incompletos, registros con errores o datos inexactos?
Si la respuesta no ha sido afirmativa en los tres casos, acabas de obtener la confirmación que necesitabas para empezar a asumir que el cambio no debería hacerse esperar.
Ahora más que nunca, con el marco regulatorio en constante cambio y la proliferación de amenazas que no existían incluso hace unos años estar al día es una cuestión prioritaria para la supervivencia del negocio.
No estar actualizado, por ejemplo, en lo relativo a los requisitos de tratamiento de datos personales o de protección de la información representa un riesgo, legal y a nivel de seguridad de datos, para cualquier empresa. La responsabilidad aumenta en el caso de una gestoría, que almacena información personal de sus clientes.
Solucionar el problema de la falta de actualización de forma manual es poco eficaz y el resultado suele ser:
- Políticas repetitivas, pero con lagunas.
- Fórmulas que rara vez se actualizan.
- Pérdida de alineación con los últimos requisitos en materia de ciberseguridad y tratamiento de datos.
En la práctica, a no ser que se cuente con el apoyo de un software para asesorías la empresa queda expuesta a la responsabilidad por cualquier tipo de incumplimiento que explote estas inconsistencias.
Además de la responsabilidad, que puede derivar en multas y sanciones, el problema de reputación puede adquirir dimensiones mayores de lo que podría imaginarse, afectando negativamente al futuro del negocio y la relación con sus clientes.
Por ejemplo, en el entorno laboral, la desviación de una política establecida puede conducir a reclamos por discriminación, mientras que un lapso en el enfoque de gestión del tratamiento de datos, que permita que se recoja información personal sin garantizar el consentimiento expreso del individuo afectado, podría conllevar una denuncia por su parte.
El trabajo de revisar todas las políticas de la organización y mirar en todos los sistemas y sus bases de datos para asegurarse de que la actualización es la norma es arduo y propenso a errores.
La mejor forma de estar preparado para hacer frente al riesgo de amenazas o los cambios en la legislación más recientes es sustituir el software para asesorías tradicional por uno en la nube, que se actualice automáticamente y que cumpla con todo lo que una empresa responsable podría exigir hoy día a su ERP.
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