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Cómo elegir un software de transporte y logística

Gestionar una empresa de transporte y distribución es una tarea compleja, sobre todo cuando el negocio crece. Hay que organizar pedidos, rutas, vehículos, transportistas… la lista es interminable. ¿Cuál es la solución? Un software de transporte. A continuación te contamos en qué consiste, qué beneficios te puede aportar y cómo elegir el mejor software de transporte logístico para tu empresa.

Funciones básicas de un software de transporte y logística

Antes de elegir el software de transporte adecuado para tu negocio logístico, es necesario que sepas qué funciones puede realizar. Las siguientes son las más destacadas: 

  • Gestión de documentos. El software de transporte y logística ayuda a ordenar archivos y a gestionarlos correctamente en función de distintos factores, como el país, la moneda que se utilice, los clientes o el tipo de mercado, entre otros.
  • Gestión del capital humano de la empresa. Este tipo de software también gestiona la información relevante de los conductores como, por ejemplo, los salarios o el kilometraje. 
  • Gestión de unidades de transporte. En lo referente a los vehículos, el software para empresas de transporte organiza asuntos importantes como los seguros, los peajes, el combustible, los tipos de palets, las direcciones de carga y descarga, los despachos desde almacén o las rutas de distribución, entre otros elementos clave para la logística del transporte.
  • Gestión de gastos. El software de transporte permite conocer la rentabilidad de un viaje y de la distribución, ofreciendo datos precisos sobre todos los gastos que ocasiona cada envío.
  • Facturación. Además, este programa brinda apoyo en los procesos de facturación, desde la creación de facturas electrónicas hasta el envío y seguimiento de las mismas.

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Tipos de software para el transporte

Aparte de las funciones básicas de un software de transporte que hemos detallado anteriormente, existen otras mucho más especializadas que varían en función del tipo de plataforma digital para transporte logístico y distribución que se implemente.

En este sentido, existen los siguientes 3 tipos de software de transporte:

1. Software TMS (Transport Management System)

Los sistemas de gestión de transporte o Transport Management Systems (TMS) suelen estar disponibles como un módulo dentro de los programas ERP o de SCM (Supply Chain Management). Sin embargo, también se pueden encontrar por separado como un software de transporte aparte

En líneas generales, el TMS se especializa en abordar las siguientes 4 áreas en la cadena de suministros:

  • Planificación de las estrategias de transporte.
  • Ejecución del plan de transporte.
  • Seguimiento de las operaciones logísticas.
  • Medición del rendimiento del transporte logístico.
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2. Software para el diseño de rutas de transporte

Un programa para el diseño de rutas logísticas es un software de transporte que se centra única y exclusivamente en digitalizar y optimizar la planificación de las rutas de reparto. Por lo tanto, este tipo de programa incluye funciones para analizar las condiciones de las vías, las cantidades de tráfico, el kilometraje de las trayectorias, la capacidad de carga de los vehículos, el rendimiento de los conductores, etc.

En ocasiones, esta herramienta puede formar parte de un sistema TMS, SCM o ERP, aunque también suele estar disponible como un software de transporte aparte.

3. Software ERP de transporte y logística

Los sistemas ERP son el tipo de software de transporte y logística más completo que existe. Como hemos mencionado, un ERP puede incluir dentro de sí mismo un módulo TMS y otro para el diseño de rutas logísticas.

Además, el ERP aborda de manera integral la planificación, la ejecución y la supervisión de distintas operaciones clave para la cadena de suministro. Gracias a todo ello, este sistema permite, entre otras cosas, lo siguiente:

  • Mantener una comunicación directa y coordinada con clientes, proveedores y partners logísticos.
  • Gestionar de manera eficiente los almacenes y reducir la necesidad de inversión en inventario físico.
  • Controlar el cargamento, el despacho, el transporte y la entrega de las mercancías.
  • Tener una visión completa de las interacciones con los clientes, lo que ayuda a mejorar las estrategias de marketing, ventas y fidelización.
  • Identificar puntos de mejora para poder reducir tanto el tiempo destinado a los procesos como los márgenes de error.
  • Anticipar la demanda de productos y alinear las operaciones a esa previsión.

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Ventajas de utilizar un software de transporte logístico 

Entre las ventajas de contar con un software de transporte logístico destacan las siguientes:

  • Ahorro de tiempo y dinero. Las tareas operativas de la logística del transporte serán más rápidas y estarán más controladas. Por lo tanto, se ahorrarán recursos y se evitarán desperdicios (de tiempo, dinero, personal, vehículos, almacenamiento logístico, etc.).
  • Seguridad de la empresa. En una empresa de logística existen riesgos de seguridad de diversa índole. El software de transporte permite tener un mayor control sobre factores importantes para la seguridad como las averías de los vehículos, la seguridad de las cargas, el cumplimiento de los plazos, la localización del vehículo, etc. 
  • Aumento de la productividad. El control sobre los diversos aspectos de la empresa favorece el aumento de la eficiencia y la eficacia de las operaciones de la compañía. 
  • Facilidad en la toma de decisiones. Tener toda la información a tu alcance a través del software de transporte logístico te ayudará a tomar decisiones estratégicas de forma mucho más rápida y precisa, mejorando así la competitividad de la empresa. 
  • Incremento de la calidad del servicio. Todo lo anterior repercute en que el servicio que se presta sea mejor y en que los clientes lo contraten de nuevo y lo recomienden. 
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¿Cómo elegir el mejor software de transporte?

Elegir un software de transporte no es una tarea sencilla que debas hacer de forma rápida ni inmediata, requiere tiempo y que se consideren aspectos como los que vamos a detallar a continuación: 

  • Debe ser un sistema que se adapte adecuadamente a tu sector y, por supuesto, a tu empresa. No tiene las mismas necesidades una empresa de transporte de mercancías que debe mantener la cadena de frío que una empresa de transporte de productos peligrosos, por ejemplo.
  • Es importante que el programa sea accesible desde cualquier dispositivo. Un software de transporte en la nube, como ekon Distribución, es la opción más recomendable para poder acceder a toda la información en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier momento. 
  • El programa debe ser compatible con otros sistemas. Puede que tus clientes tengan su propio sistema de gestión y que sea necesaria una comunicación entre este y tu software de transporte. 
  • Tiene que ser un sistema seguro. La información que se maneja debe estar protegida en todo momento. 
  • Debe existir un apoyo para la solución de incidencias, ya que pueden surgir problemas en el software que requieran una solución rápida para no afectar a la actividad de la empresa. Por eso, la asistencia técnica y de soporte al cliente debe ser eficaz y eficiente.

Si el objetivo de tu empresa de logística es crecer y dar un mejor servicio a sus clientes, contar con un software de transporte como el sistema ERP de gestión de logística y distribución de ekon puede ser justo lo que necesitas. Esta plataforma te ayudará a adelantarte a tus competidores y a dar un servicio de calidad.

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