comunicacion interna en una empresa
26 Nov. 2020

La comunicación interna en una empresa como herramienta estratégica

 

Contar con un modelo de comunicación interna en la empresa es fundamental para la coordinación y el adecuado desempeño de las distintas actividades que se realizan en ella.

Podemos definir como comunicación interna al conjunto de acciones y procesos dirigidos a notificar o nutrir de información importante a todos los empleados y colaboradores de la compañía. Es un proceso relevante que garantiza la fluidez y la ejecución de las decisiones tanto estratégicas como operativas en la organización. Por ello es importante crear un plan específico de comunicación interna en la empresa, pues hay que controlar tanto la velocidad, como el contenido, el canal de distribución y a qué niveles tiene que llegar la información, y ese plan facilita que haya una comunicación entendible con todos los destinatarios.

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Crear un plan de comunicación interna en una empresa consiste en elaborar una estrategia en la que se incorporen los diferentes tipos de acciones con la finalidad de mejorar la información. Esto no pasa necesariamente por aumentar la comunicación, si no por mejorar su calidad y flujo filtrando la información necesaria para que haya menos mensajes y fomentando únicamente el uso de medios de comunicación que cumplan una función operativa.

Tipos de comunicación interna en una empresa

Aunque en cualquier proceso comunicativo se sigue el mismo patrón de emisor, receptor, canal, código y mensaje, dentro de un modelo de comunicación interna de una empresa puedes distinguir las siguientes variantes que te ayudarán a construir el modelo estratégico:

  • Comunicación descendente. Es típica de aquellas organizaciones grandes con muchos niveles en el organigrama y con una diferencia sustancial entre los más altos y los más bajos. Básicamente, hace referencia a un modelo de comunicación unidireccional en el que la alta dirección transmite sus normas y directrices a los niveles inferiores sin esperar feedback.
  • Comunicación ascendente. En contraposición, la comunicación ascendente se caracteriza por otorgar mayor importancia a los niveles más bajos dentro de la jerarquía de la organización. Debido a los cambios culturales que se están implementando en la sociedad y las empresas en general, estamos en un momento en que las compañías tienden a dar voz a los niveles más bajos en el organigrama. En este modelo se contempla una respuesta dirigida a la dirección a través de las sugerencias, ideas o proposiciones que realizan los trabajadores que están en primera línea de las operaciones, y que aportan información sobre las necesidades de los clientes y el mercado.
  • Comunicación horizontal. Esta se da entre compañeros que están en el mismo nivel jerárquico y que pertenecen a un mismo equipo de trabajo. Entre ellos tienen la responsabilidad de coordinar las acciones operativas que pueden estar divididas por necesidades organizativas, por turnos de trabajo o por divisiones territoriales. Si bien esta parte de la comunicación interna en una empresa no obedece a principios de jerarquía, es muy importante crear un modelo eficiente, pues pueden crearse situaciones en que la falta de comunicación produzca errores productivos.
  • Comunicación interdepartamental. Como variante de la comunicación horizontal existe la comunicación entre distintos departamentos. Esta sucede sin que se considere que uno tenga más poder de decisión que el otro. Aquí, todas las partes son responsables de distintos departamentos o secciones, tanto de compartir la información como de contestar a las mismas solicitudes de respuesta. El problema en este tipo de comunicación aparece cuando se crean los denominados “departamentos estancos”, en los que proliferan bloqueos comunicativos que hacen ineficientes los procesos productivos de la empresa. Es algo con lo que hay que vigilar, ya que sucede con frecuencia.

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Herramientas de comunicación interna en las empresas

Como ves, el proceso comunicativo entre las personas es dinámico y consiste en que un emisor transmita ideas en forma de mensaje por medio de un canal hasta llegar a un receptor, quien al mismo tiempo proporciona un feedback ya sea por medio de un mensaje o una señal dentro de un marco de tiempo dado.

Actualmente, los cambios hacia la transformación digital en que se encuentran las organizaciones obliga a evolucionar hacia el uso de herramientas que favorezcan la implantación del plan de comunicación interna en la empresa. Las hay de dos tipos:

  1. Presenciales. Es obvio que el proceso comunicativo más directo es el diálogo entre dos o más personas. Esto incluye las reuniones formales (briefings diarios o semanales, reuniones individuales para evaluar el desempeño, etc.) y las informales, que ayudan a la cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del trabajo realizado. Una comunicación que se desarrolla en el contexto de grupos informales ayuda al refuerzo de la cohesión grupal y a generar y fortalecer la cultura de la organización.
  2. Tecnológicas. Se considera que los medios que se basan en la comunicación audiovisual conectan los interlocutores de forma mucho más rápida y directa. Por ello, el uso de herramientas de videoconferencia ha favorecido la conexión a pesar de las dificultades producidas por la distancia. Las newsletter también son muy útiles, porque ofrecen una comunicación ideal combinando imágenes y texto, y en ellas se recopila toda la información que es más útil tanto para los empleados como para la empresa a través de portales donde los empleados reciben información individualizada.
envío de newsletter como herramientas comunicacion interna en una empresa

Aspectos importantes de la comunicación interna 

  1. De los diferentes tipos de comunicación que existen, la comunicación persuasiva ha adquirido una cierta connotación negativa en los últimos tiempos, ya que se asocia a la manipulación de opiniones, ideas y personas. Pero no podemos dejar de lado la utilidad de su dominio para apoyar buenas iniciativas y combatir malas ideas o propósitos. Por eso es un tipo de comunicación que se entrena en las grandes organizaciones y una habilidad muy valorada en los puestos ejecutivos. Normalmente, se usa con la finalidad de motivar a toda la organización de manera descendente para la consecución de los objetivos planteados.
  2. En el campo de la comunicación, la asertividad es una de las habilidades más deseables para cualquier trabajador, sobre todo en las áreas comerciales, en las que la comunicación es el pilar fundamental de sus funciones. Una de las muchas ventajas de la asertividad en el trabajo es la creación de un clima de respeto, propicio para la representación de ideas y opiniones que optimizará las relaciones dentro del contexto laboral. La comunicación asertiva es la forma más adecuada para dirigirnos a un empleado, ya que permite expresar lo que queremos decir sin que el interlocutor se sienta agredido.
  3. En los procesos de comunicación, el feedback (respuesta o retroalimentación) es toda aquella información que recoge el emisor del mensaje a través de los efectos que causa en el receptor. Esta información es muy útil y permite al emisor conocer si su mensaje ha sido correctamente entendido y la repercusión que está teniendo en el interlocutor. De esta forma puede adaptarse de una manera más efectiva a las necesidades del sujeto receptor. La utilización del feedback sirve principalmente para aumentar la efectividad de la comunicación y es muy utilizado en la Escucha Activa.

Como puedes comprobar, conseguir una comunicación efectiva en una empresa es un asunto que no se debe dejar al azar o la improvisación. Utilizar una buena estrategia en la elección de los canales y del estilo adecuado a los distintos destinatarios proporciona múltiples beneficios a la compañía, evita conflictos y agiliza los procesos productivos.

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