contabilizar nómina
15 Feb. 2019

Contabilizar una nómina o gestionar un proyecto, ¿fácil?

 

Coordinar un equipo de trabajo, organizar los recursos de una empresa, planificar un proyecto o contabilizar una nómina parecen tareas sencillas, pero sólo lo son cuando son profesionales quienes las llevan a cabo.

Las tareas contables, por ejemplo, exigen tiempo. Además de los conocimientos necesarios para ejecutarlas, la mayoría de las veces se trata de un trabajo mecánico que exige que una persona se dedique casi en exclusiva a registrar los movimientos de las transacciones económicas de la empresa según el marco normativo (el Plan General de Contabilidad).

No obstante, estas tareas pueden ser llevadas a cabo de forma fácil y sencilla si las programamos mediante un ERP o sistema digital, el cual tenga presentes todas las partidas que intervienen a la hora de contabilizar una nómina. 

En este artículo vas a descubrir cómo registrar la liquidación del salario de los empleados en la contabilidad empresarial. Posteriormente, puedes utilizar este esquema para contabilizar una nómina y automatizar el proceso.

¿Qué conceptos intervienen para contabilizar una nómina?

Un empleado que trabaja por cuenta ajena tiene una retribución determinada. Sin embargo, además, es necesario registrar y liquidar una serie de gastos paralelos, como la Seguridad Social y la retención del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas. Todos estos movimientos económicos deben estar reflejados en la contabilidad.

Para contabilizar una nómina intervienen las siguientes partidas:

  • Sueldos y salarios (cuenta 640 según el Plan General Contable).
  • Seguridad Social a cargo de la empresa (cuenta 642).
  • Organismos de la Seguridad Social acreedores (cuenta 476).
  • Hacienda Pública acreedor por retenciones practicadas (cuenta 4751).
  • Remuneraciones pendientes de pago (cuenta 465).

Por otra parte, una vez registrado el asiento contable de la nómina, es necesario proceder a su liquidación. En otras palabras, el resultado de la contabilización anterior (que supone el salario neto del trabajador) debe ser efectivamente pagado, lo que conlleva usar dos nuevas partidas:

  • Remuneraciones pendientes de pago (cuenta 645).
  • Bancos (cuenta 572).

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¿Cómo queda el asiento contable de una nómina?

Una vez vistas las cuentas que intervienen para contabilizar una nómina, el asiento contable quedaría del siguiente modo.

Debe

Haber

640 Sueldos y salarios

476 Organismos de la S.S. acreedores

642 Seguridad Social a cargo de la empresa

4751 H.P. acreedor por retenciones practicadas

 

465 Remuneraciones pendientes de pago

 

Posteriormente, para registrar el pago efectivo al trabajador (el salario neto resultante), se realiza el siguiente asiento.

Debe

Haber

465 Remuneraciones pendientes de pago

572 Bancos c/c

 

Parece complejo, ¿verdad? Vamos a tratar de desgranar todo este entramado contable para una mejor comprensión.

# Sueldos y salarios (cuenta 640)

En esta partida se registra el salario bruto al que tiene derecho el trabajador antes de deducir todos los conceptos típicos de la nómina (retenciones, seguridad social, etc.).

Seguramente, habrás visto que en una nómina aparece el salario bruto y el salario neto. El neto corresponde al bruto menos todos estos gastos a cargo del propio trabajador y que deben quedar contabilizados en la nómina. 

La empresa tiene la obligación de practicar una deducción a los trabajadores por estos conceptos y posteriormente liquidarlos en su nombre. Por lo tanto, son partidas que aparecen en el momento de contabilizar una nómina.

La cantidad y composición del salario bruto depende del convenio colectivo y contrato individual que se establezca con el empleado. Es importante tener presente que en esta partida se deben incorporar únicamente los conceptos que el Estatuto de los Trabajadores considera como salario. 

Por ejemplo, las indemnizaciones y los gastos suplidos no son conceptos salariales y no pueden computarse en la cuenta 640. Las dietas tampoco, y se contabilizan en otra cuenta (627 y 629).

Para contabilizar una nómina, la cuenta de sueldos y salarios aparecerá en el Debe porque supone un gasto para la empresa.

# Seguridad Social a cargo de la empresa (642)

A la Seguridad Social le deben pagar los dos sujetos que establecen una relación laboral, es decir, el trabajador y el empresario. En esta partida se reflejan las contribuciones a la Seguridad Social obligatorias para la empresa

Calcular la cuantía de esta partida contable es más complejo, debido a que depende del porcentaje aprobado por la normativa vigente.

En definitiva, se trata de otro cargo para la empresa (al igual que el salario bruto) y debe figurar en el Debe.

# Organismos de la Seguridad Social acreedores (476)

Hasta liquidarse el dinero devengado como consecuencia de los pagos que la empresa debe hacer a la Seguridad Social, desde un punto de vista contable existe una deuda transitoria con este organismo (un pasivo). En esta partida se contabiliza esa deuda, hasta su pago efectivo.

A esta cuenta van a parar tanto las cuotas a la Seguridad Social a cargo de la empresa (vistas en el apartado anterior) como las deducciones que se le aplican al trabajador en su salario bruto, es decir, aquellas que corresponden con el pago que corre de su cuenta (lo que se denomina la “cuota obrera”).

Dicho de otro modo, se suman los importes a pagar a la Seguridad Social por parte del trabajador y de la empresa.

La parte que corresponde al trabajador ya está contabilizada, integrada en su salario bruto, y se deduce, por lo tanto, de la cuenta 640. Al igual que la cuota a cargo de la empresa, su cálculo depende de la normativa.

De esta forma, pasan a esta cuenta la parte del salario bruto del trabajador y el total de la Seguridad Social a cargo de la empresa (también registrado en el Debe anteriormente). Se contabiliza en el Haber.

# Hacienda Pública acreedor por retenciones practicadas (4751)

En este caso, la empresa no tiene que pagar nada; simplemente deduce del salario bruto del trabajador (recordemos, cuenta 640) las cantidades de IRPF que debe retener para después liquidarlas con Hacienda.

El IRPF es un impuesto que corresponde al trabajador y la empresa únicamente actúa como intermediaria: debe descontarle la parte que dicte la normativa fiscal y esta cuenta la refleja.

Así pues, las retenciones del IRPF que se le deban practicar al empleado se descuentan de su salario y van a parar al Haber hasta que se produzca el pago a Hacienda, ya que se trata de un pasivo.

# Remuneraciones pendientes de pago (465)

El salario neto que debe percibir el trabajador es el resultado de restar al salario bruto la cuota de la Seguridad Social a cargo del trabajador y las retenciones de IRPF practicadas.

Esta cantidad coincide con lo que la empresa debe pagarle y, hasta que no se liquide efectivamente (es decir, hasta que no salga el dinero de nuestro banco), van a parar a esta cuenta de pasivo (en el Haber).

De esta forma, la nómina estaría totalmente contabilizada. Ahora sólo faltaría el pago que, desde un punto de vista contable, se realiza saldando esta cuenta (la deuda transitoria pendiente) con la contrapartida de Bancos (cuenta 572).

Este sería el esquema básico para contabilizar una nómina. Todas las partidas contables protagonistas están reflejadas con el fin de que la empresa tenga un control de las cantidades que debe liquidar y cada uno de sus destinatarios.