control de stocks
11 Nov. 2020

El control de stocks, una función imprescindible en las empresas

 

El control de stocks es un elemento clave en la gestión de cualquier negocio. Tanto es así que, en muchas ocasiones, llega a ser el responsable de su éxito o de su fracaso. Esto es especialmente relevante en un contexto tan competitivo como el actual, donde las compañías rivalizan a nivel internacional por ser las mejores, por ofrecer un servicio rápido, por aportar el máximo valor añadido y por ser fiables. Todo, con el menor coste posible.

De hecho, un incorrecto control de los stocks puede estropear de manera notable la imagen de una empresa de cara a los clientes, además de hacerle perder dinero. Por esta razón, el control de stocks es un factor esencial a la hora de gestionar un negocio, ya sea una tienda física o una tienda online. 

New Call-to-action

Qué es el control de stocks

El control de stocks o gestión de inventario es una de las principales actividades de los departamentos de logística de cualquier empresa. Consiste en organizar, planificar y controlar el conjunto de mercancías que hay en un almacén para su venta. Su objetivo es poder garantizar que siempre que un cliente haga una compra se pueda entregar la mercancía en el tiempo y la forma convenidos.

Actualmente y de la mano de los modernos programas de gestión empresarial, el control de stocks pretende optimizar siempre y en todo momento el inventario de la compañía de la forma más automatizada posible. Su principal objetivo es que nunca haya riesgo de ruptura de stocks, pero que tampoco haya mercancía innecesaria en los almacenes.

En realidad, este flujo de entradas y salidas de mercancías (es decir, de ventas y compras) no es sencillo de controlar a nivel logístico. El primero es imprevisible y depende de los consumidores; y el segundo, aunque sí está en nuestras manos, supone regular la frecuencia y tamaño de los pedidos que se realizan sin quedarnos cortos pero tampoco pasarnos.

Para facilitar la tarea, el control de stocks realiza un seguimiento de todas las unidades de una determinada mercancía en el almacén, con sus evoluciones históricas y la previsión futura de la demanda. Así, la empresa siempre dispondrá de las unidades justas en el almacén a modo de inventario, ni más ni menos.

New Call-to-action

Por qué es importante el control de stocks

La gestión de stocks tiene un impacto directo sobre el funcionamiento del negocio y su rentabilidad a nivel financiero. Los gastos en stock dentro de una empresa son muy elevados, ya que incluyen los llamados costes de almacenamiento, que van desde la inversión física en productos (lo que nos ha costado adquirirlos), hasta los costes de almacén propiamente dichos, asociados a su inmovilización: riesgos (seguros, pérdidas, roturas, accidentes), amortización (alquiler o compra del local, maquinaria, instalaciones, etc.) y conservación (aclimatación, iluminación, sueldos del personal, seguridad y demás).

A estos gastos habrá que añadirles los costes de administración de los pedidos, los potenciales costes de ruptura de stock o los riesgos de un posible evento que pudiese destruir la mercancía, como un incendio o una inundación. Por eso, el control de stocks, además de optimizar el inventario, es un proceso imprescindible para reducir los costes y así aumentar la rentabilidad financiera de la empresa.

Motivos por los que necesitas un buen sistema de control de stocks

control de stocks

Disponer de un buen sistema de gestión de stocks en tu empresa es importante por varios motivos:

  • Reducirás costes de inventario, ya que sabrás en todo momento cuáles son tus necesidades reales, cuál es tu demanda futura estimada y cuál tu stock actual para tomar decisiones. En general, el sistema de control de inventarios permite optimizar el stock de tu mercancía.
  • Reducirás el tiempo asociado a la administración y gestión de los almacenes. El stock estará siempre localizado dentro del almacén y las existencias estarán contabilizadas en todo momento de manera correcta. Así, tus operarios no necesitarán buscar una mercancía para su entrega en el almacén, ya que el sistema de control de inventarios la localizará rápidamente.
  • Mejorarás la satisfacción de tus clientes, ya que podrás dar salida a todos los pedidos de forma rápida y eficiente. Esto hará que tu empresa sea más competitiva y pueda generar un mayor número de ventas a corto y medio plazo.
  • Evitarás roturas de stock, dado que el sistema anticipará tus necesidades futuras para optimizar tus stocks y siempre podrás procesar y entregar los pedidos en tiempo y forma. La satisfacción de los pedidos estará prácticamente garantizada.
  • Automatizarás los procesos, lo que contribuirá a reducir errores humanos y a mejorar el flujo interno de la logística empresarial.

Cómo gestionar tu control de stocks a través de un ERP

Los Enterprise Resource Planning (conocidos por sus siglas en inglés ERP) son un tipo de software que tiene integradas todas las funcionalidades necesarias para que cualquier empresa pueda ejercer su actividad, desde la logística hasta la contabilidad, pasando por los recursos humanos o el Customer Relationship Management (CRM). 

Dentro de la logística, uno de sus módulos más importantes es el de gestión del inventario. Este sistema es capaz de controlar exhaustivamente las existencias con las que una compañía cuenta a lo largo de todo el proceso productivo o comercial, desde su entrada hasta su salida, lo que permite ahorrar costes y tiempo. 

Un ERP permite automatizar ciertas tareas asociadas al control de stocks, lo que redunda en una mayor eficiencia y optimización de los procesos asociados a la gestión de inventario. Además, gracias a él podrás tener toda la información sobre tus existencias actualizada en tiempo real, cosa que te ayudará en la toma de decisiones relacionadas con la gestión de stocks.
En definitiva, un ERP es una herramienta ideal para integrar el control de stocks con el resto de módulos de la empresa y una forma de tener optimizada su gestión, su análisis, su seguimiento y la toma de decisiones futura.

New Call-to-action