herramientas de analisis de datos
4 Nov. 2020

Herramientas de análisis de datos: ¿cómo elegirlas correctamente?

 

En la actualidad, más del 88% de las empresas siente la urgencia de invertir en herramientas de análisis de datos. Así lo indica el reporte Big data and AI executive survey (NewVantage Partners), pero ¿a qué se debe esta urgencia? Básicamente, se debe a que 3 de cada 4 empresas están perdiendo oportunidades de negocio muy importantes por no tener la capacidad de analizar datos de manera eficiente (IDC e InterSystems).

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¿Cómo saber si necesitas herramientas de análisis de datos?

Uno podría pensar que solo con disponer de alguna información es suficiente para obtener un dato concreto que permita tomar una decisión estratégica. Es decir, si tengo toda mi facturación en mi sistema, no debe ser muy complejo acceder a indicadores comerciales, como saber cuál es el artículo que más vendo, o qué comercial vende más, o en qué zona tengo más ventas, o las tres dimensiones juntas.

Sin embargo, cuando surge la necesidad de hacer este tipo de análisis de datos, es cuando nos damos cuenta que, por ejemplo, tenemos múltiples sistemas que recolectan diferente información sobre las ventas. Por tanto, para generar un dato concreto que sea útil hay que mezclar los distintos tipos de información, clasificarlos y analizarlos para finalmente obtener un resultado específico que nos permita tomar la decisión adecuada.

Tal situación se produce habitualmente por esa diversidad de puntos de entrada de la información (inputs): desde hojas de cálculo que pueden venir de nuestra central, hasta hojas de cálculo departamentales y de sistemas independientes del corporativo, precisamente cuya independencia no permite que la información sea compartida con el resto. Toda esta heterogeneidad muchas veces es un obstáculo para el análisis de datos en tiempo real.

Aquí es donde surge la necesidad de las herramientas de análisis de datos como un recurso clave para centralizar la información, con el objetivo de analizarla de manera integral y generar así la salida de datos de alto valor estratégico (outputs) para la toma de decisiones.

El rol de las herramientas de análisis de datos en las gerencias

Hoy en día, el seguimiento y cumplimiento del presupuesto y de los objetivos, así como el control de costes, han bajado hacia el perfil de responsable de cada departamento. De esta manera, tareas y decisiones que hace unos años estaban reservadas a cargos directivos, en la actualidad se están tomando a nivel departamental.

El problema es que, en este contexto, cada departamento tiene acceso solo a su propia información. Por tanto, al no poder combinar esa información con la del resto de la empresa, entonces el gerente está incapacitado para analizar, comprobar y predecir el porqué de las cosas. Esto se debe a que, ante la ausencia de datos complementarios, el gerente no logra visualizar el panorama completo de las diferentes situaciones sobre las cuales tiene que decidir o actuar, por lo que su proceso de business analytics se encontrará más que limitado. 

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Mientras vamos subiendo dentro de la organización, este problema se repite. Cada departamento necesita combinar más información y agregar la suya propia, teniendo en cuenta todo el reto técnico que supone el mezclar información con formatos y orígenes totalmente diferentes.

Toda esta problemática organizacional solo se puede resolver a través de herramientas de análisis de datos. Estas cumplen la función de facilitarles a los gerentes la integración de la totalidad de la información del negocio, para procesarla, analizarla y obtener de ella insights estratégicos que permitan una toma de decisiones efectiva, sin márgenes de error ni incertidumbres.

Es importante destacar que las empresas que invierten en buenas herramientas de análisis de datos desarrollan hasta 5 veces más posibilidades de tomar decisiones mucho más rápido que sus competidores (Bain & Company). Esta es una estadística bastante importante, considerando que, como ya hemos dicho, hay decisiones estratégicas que se están tomando a nivel departamental, por lo que cada departamento debe usar herramientas de análisis de datos estar a la altura de toda la organización y del mercado.

¿Cómo elegir las herramientas de análisis de datos e información?

La elección de una adecuada herramienta de análisis de datos es una decisión bastante crítica que no debe ser tomada a la ligera. Por ello, hay una serie de factores que debemos considerar para que estas herramientas sean realmente útiles y se adapten a las necesidades de la empresa y de los usuarios. 

Los aspectos principales son los siguientes:

1. Herramientas de análisis de información simples de implementar y mantener

herramientas de análisis de datos información

Cuanto más fáciles sean las herramientas de análisis de datos de implementar en la empresa, menos costes, tiempo y esfuerzos conllevarán. Además, deben ser herramientas sencillas de mantener. Esta simplicidad contribuye a mejorar los procesos y a dedicar los esfuerzos a lo que realmente importa: extraer importantes conclusiones sobre la marcha de la empresa, sin tener que preocuparse por aspectos técnicos, de funcionalidad, etc.

2. Herramientas de análisis de datos que se adapten a la realidad empresarial

herramientas de análisis de datos aplicación

Las herramientas de análisis de datos que se implementen deben ser capaces de responder a las cambiantes necesidades empresariales. Sin esta modularidad y adaptabilidad, las aplicaciones pierden toda su efectividad, ya que no sirven para el propósito para el que deberían estar diseñadas.

En este sentido, debes considerar que hoy puedes tener en mente un objetivo a alcanzar o una necesidad a solventar, pero mañana puedes tener otro objetivo o necesidad, por lo que la herramienta de análisis de datos debe aportarte soluciones hoy, mañana y pasado. También, si su adaptación puede ser sencilla por parte de los usuarios clave, sin intervención de técnicos o consultores externos, mejor que mejor. Así como es necesario que la herramienta procese los datos en la nube, para así aportarles a los usuarios de tu empresa mayor movilidad y agilidad.

3. Herramientas de análisis útiles para las personas según sus roles

herramientas de análisis de datos excel

El objetivo de las herramientas de análisis de datos no es solo que la organización tenga acceso a la información, sino que todas las áreas adopten la solución, y que encuentren en ella la posibilidad de facilitar sus trabajos y de mejorar las operaciones y los procesos en general. Por tanto, estas herramientas de análisis deben ser útiles para los usuarios según sus roles (como el data manager) y áreas de desempeño (ventas, marketing, atención al cliente, producción, contabilidad, etc.).

Este factor parece obvio a tener en cuenta, sin embargo, muchas veces se elige una herramienta por su bajo coste o por su diseño bonito, pero que después no responde a las necesidades de los usuarios. Y si no es capaz de responder a las necesidades de un usuario clave, entonces no puede responder a las necesidades de toda la organización.

4. Herramientas de análisis de datos fáciles de usar

herramientas de análisis de datos estadísticos cuantitativos

Hoy en día, hacer la vida más fácil a los usuarios y, de paso, a la propia empresa, debe ser uno de los objetivos que busquen las compañías a la hora de proporcionar programas a los empleados. Por ello, las herramientas de análisis de datos deben ser fáciles de utilizar, para que cualquier persona pueda comenzar a trabajar rápido con ellas, sin muchas dudas ni tecnicismos, y con un entorno visual atractivo e intuitivo, que reduzca al máximo la curva de aprendizaje necesaria para dominarlas.

Entonces, ¿cuál es la mejor herramienta de análisis de datos?

En España, una de las herramientas de análisis de datos que mejor ha demostrado tener altos niveles de excelencia es Ekon Vision. Este software de última generación es capaz de integrarse con cualquier tipo de sistema empresarial que ya tengas implementado en tu negocio, lo cual le permite extraer y analizar datos desde múltiples fuentes al mismo tiempo (desde sistemas CRM, ERP, SCM, programas administrativos, gestores de proyectos, herramientas de marketing y ventas, etc). 

Lo más interesante es que Ekon Vision está diseñado para llevar toda la potencia de la analítica de datos a las pequeñas y medianas empresas. Esto es posible gracias a la economía de sus planes de contratación, a su simplicidad técnica y al alto grado de personalización con el que puedes configurar los dashboards analíticos.

En conclusión, Ekon Vision te permitirá llevar tus procesos de toma de decisiones a un nivel de efectividad y precisión que nunca antes has experimentado en tu negocio, ya que con esta herramienta puedes hacer análisis predictivos, estadísticos, cuantitativos, de minería de datos, de business intelligence, y muchos más.

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