Diez claves para que la dirección de proyectos en tu empresa sea un éxito

La dirección de proyectos es una tarea compleja, que exige tener en cuenta multitud de variables. Tanto externas como internas. Además de tener que observar las características del propio proyecto, los departamentos a los que beneficiará, quiénes deben implicarse en él, la metodología a seguir para abordarlo, los recursos con los que se cuenta, etc.

Estos factores a considerar hacen necesaria una planificación detallada del proyecto. También seguir diversas pautas, con el objetivo de conseguir que se desarrolle de la mejor manera posible. Cada vez que me toca dirigir un proyecto, estos son los 10 aspectos que siempre evito que me pasen por alto:

1. Identifica quiénes se beneficiarán del proyecto

Antes de empezar, hay que evaluar quién se beneficiará del proyecto y cuáles son sus expectativas con respecto al resultado. Si el proyecto no cumple con lo que el cliente o el usuario final quieren, su calendario no será relevante. Además, tu relación comercial con él puede verse comprometida.

Cuando hayas identificado lo que se espera de tu equipo, puedes esbozar metas de negocio medibles. Por ejemplo, proyecciones de producción o venta, cumplimiento de plazos o nivel de satisfacción del cliente.

2. Sé realista en la planificación

Aunque engorrosa y poco valorada en ocasiones, la planificación es un elemento crítico, y previo al comienzo como tal de la dirección de proyectos. Hay que realizarla correctamente para que el proyecto sea un éxito. Pero no basta con que la planificación sea la adecuada. Debe ser realista, porque el papel a veces lo aguanta todo, y la práctica es bien distinta.

Para ser realista, además de saber con qué recursos cuentas y cómo vas a utilizarlos, tienes que conocer a qué retos y contingencias te enfrentas, sin olvidar los riesgos. Para una correcta planificación es importante incorporar un Software ERP para la dirección de proyectos que te permita realizar planes, marcar horarios y controlar costes. Además, este ERP tiene que permitir una evaluación proactiva y en tiempo real del progreso del proyecto.

3. No tengas miedo a los números

Acordarse sólo de la parte económica del proyecto cuando aparecen las primeras desviaciones presupuestarias es un grave error en una dirección de proyectos eficiente. Si hay que contarle al cliente, a los contratistas o a otros implicados el porqué de la desviación, debes estar preparado. Y hacerlo lo antes posible. Es fundamental explicarse cuando la desviación es pequeña o incluso cuando no se ha producido todavía. Pasarás de villano a héroe.

Para ello debes utilizar un ERP de proyectos, planificación de recursos y contabilidad financiera. Con él podrás cerrar la brecha habitual entre los planes del proyecto y los de recursos. Por supuesto, hay que escuchar y acudir a la reunión en la que informes de ello con una solución. Con un plan que puede pasar por reasignar recursos, redimensionar el proyecto o, simplemente, buscar más financiación. Deja la culpa para otro momento, debes encontrar una solución.

4. Multiplica recursos como panes y peces

Si las empresas son las personas, los proyectos también. Coordina a tu equipo, haz que colaboren y, si puedes, asígnales tareas múltiples. Apuesta por el talento y las inteligencias múltiples. Los mejores deben realizar las tareas más complicadas. De esta manera rentabilizarás sus habilidades. Pero no hay que dejar de lado a los más jóvenes o inexpertos. A ellos se les pueden asignar funciones de calidad suficiente para que vayan amortizando su curva de aprendizaje.

Contempla crear una figura propia, el “expedidor”, si hay implicada una cantidad significativa de materiales para el proyecto. Esta figura puede acelerar el proceso de compras y afianzar así la cadena de suministro y logística. También puede identificar posibles escaseces y trabajar en fuentes de respaldo si es necesario. Aprovecha en esta fase tu Software para la dirección de proyectos

5. Comunícate, especialmente con tu equipo

Si promueves un flujo consistente de información y una comunicación abierta serás capaz de identificar los problemas rápidamente. Y minimizarás su impacto en el proyecto. Crea procedimientos estandarizados que describan quién debe participar en las discusiones sobre cada tema en particular. También quién debe ser notificado acerca de la evolución en un área en particular.

Todo esto te permitirá analizar los problemas con rapidez, así como la aplicación de soluciones para la situación. Pero además, al hacerlo fomentarás la cooperación e implicación de tu equipo en el proyecto.

6. Anticípate a los riesgos

Juega con tu equipo a detectar previamente posibles riesgos que pueden afectar a tu proyecto. Y hazlo durante la planificación estratégica. Para ello debes realizar una evaluación de riesgos y tomar en consideración tantos como sea posible. El establecimiento de una estrategia de gestión de riesgos y/o contingencias resulta vital para poder gestionar la aparición de posibles desviaciones en tu proyecto.

La inclusión de tu equipo en esta fase te proporcionará una visión más amplia sobre cualquier elemento que puedas pasar por alto. Otra de las ventajas de hacerlo es que harás partícipe al equipo cuando tú debas actuar en consecuencia. Aparte de esto, no olvides reservar una partida extra para los riesgos en tu presupuesto.

7. No seas un gestor egoísta. Comparte y delega

El éxito de tu proyecto recaerá en parte en tu capacidad de guiar, coordinar y motivar. Sé el líder de tu equipo y olvida la microgestión. Construye una relación de confianza y respeto tanto con tu equipo como con los diferentes agentes que participen en el proyecto. Resiste la necesidad de ser excesivamente analítico. Y también los esfuerzos por lograr la perfección en cada detalle.

En vez de esto, céntrate en los hitos que empujan a tu proyecto hacia una finalización en tiempo y forma. Aprende a delegar, tanto en el detalle que has puesto en la planificación del proyecto, como en la asignación de los recursos adecuados. Así, tu equipo tendrá la confianza que necesita para llevar a cabo su parte del proceso.

8. No te vengas arriba, el proyecto es el que es

De acuerdo, la flexibilidad y la adaptabilidad son vitales para el éxito de un proyecto, pero los cambios constantes en plazos y objetivos, no harán más que desbaratar tu planificación. Por lo tanto, también tu resultado final. Por eso, siempre que una de las partes interesadas quiera ampliar el alcance del proyecto o decida incluir elementos o criterios adicionales, se deberán reformular procesos, plazos y coste.

Si se da este escenario, es imprescindible contar con un programa para la gestión integral y la dirección de proyectos. Con él podrás rastrear los planes, los horarios, el control de costes del proyecto, los cambios de alcance y la evaluación proactiva del progreso a lo largo de la entrega de servicios.

9. Revisa con frecuencia la marcha del proyecto

Para evitar problemas en la ejecución de un proyecto, hay que revisar su estado con tanta frecuencia como sea posible. Si puedes, todos los días o semanas. En caso contrario, al final de cada etapa. Especialmente, una vez se ha completado el proyecto, reúne a tu equipo y realiza una sesión de revisión y valoración. Te servirá para que ver qué funciona y que no, y más adelante para identificar qué fue lo que hizo que las cosas funcionaran sin problemas.

También identificarás qué otros factores contribuyeron a los problemas que generaron retrasos, si se dieron. Una vez protocolices y categorices todos estos datos tendrás información suficiente, muy valiosa, que podrás utilizar en tus futuros proyectos. Siempre promoviendo la cultura de la mejora continua y el aprendizaje en tu empresa.

10. Dota a tu equipo de las herramientas necesarias

Para que tu proyecto sea un éxito, la tecnología tiene cada día una mayor importancia. Confía en un software ERP de gestión y dirección de proyectos que sea capaz de optimizar cada etapa del ciclo de vida de este. Desde ekon te ofrecemos una solución ERP unificada que cumple uno por uno los nueve requisitos antes citados se trata de ekon ERP Proyectos:

Incorpora y analiza toda la información tanto a nivel comercial (en la fase de presupuestos y diseño del proyecto) como en la ejecución y control de los recursos y costes en la fase de producción.
Realiza la planificación económica y temporal, generando alarmas automáticas en las desviaciones respecto a la planificación, ejecución o compromisos aceptados.
Gestiona eficazmente las compras y la ejecución de los proyectos.
Se integra al 100% con el resto de las aplicaciones de la solución ekon para la gestión global de las empresas.