erp para pymes
12 Feb. 2021

¿Qué es un ERP para PYMES y cuáles son sus ventajas?

 

Un ERP para PYMES es un aliado estratégico que aporta al negocio la agilidad deseada y la visibilidad necesaria. Denominado Enterprise Resource Planning, se trata de un software de gestión de procesos empresariales que ayuda a utilizar un sistema de aplicaciones integradas. Sirve para gestionar la empresa y automatizar diferentes funciones de back office, como recursos humanos, servicios y tecnología.

En la actualidad, la mayoría de ERP se suministran con funcionalidades como alarmas (KPI), escritorios de trabajo y cuadros de mando. Van dirigidas a stakeholders que normalmente están en posiciones de responsabilidad, así como a la gerencia departamental y empresarial.

Aunque este software había sido utilizado en sus inicios por grandes organizaciones, hoy día, el ERP para PYMES ayuda a las empresas pequeñas y medianas a dar el salto y ganar posicionamiento, dejando atrás a sus competidores. Lo consiguen al optimizar los datos procedentes de distintos departamentos para mejorar su productividad y lograr que la información esté disponible (también para alimentar a los KPI o crear alarmas), lo que les lleva a tomar mejores decisiones desde un punto de vista integrado.

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¿Qué es ERP?

Antes de que existiera el ERP, las empresas dependían de procesos manuales para mantener sincronizados sus departamentos y operaciones. Dado el grado en el que utilizamos los sistemas automatizados en la actualidad, incluso en nuestra vida personal, es casi imposible imaginar memorandos literales y órdenes de compra que se pasan de una bandeja de entrada física a otra, aún más impensable ver la forma de usar la información disponible para facilitar “manualmente” el cumplimiento.

El ERP ha cambiado la forma en que se hacen negocios y se gestionan las empresas. Sin la capacidad de rastrear materiales, pedidos, clientes, facturación y envío en un solo sistema, muchos líderes de la actualidad no podrían siquiera competir. ¿Cómo podría Amazon, por ejemplo, cumplir con las entregas en dos días sin este tipo de sistema?

Cuando se trata de gestión de datos, la automatización es fundamental:

  • Implica menos oportunidades de cometer errores humanos.
  • Ayuda a que la información fluya de un departamento a otro en tiempo real.
  • Conlleva un aumento de la eficiencia que reduce los gastos generales, mejora el tiempo de respuesta y crea un nivel de transparencia interna que empodera a toda la organización.

¿Alguna vez has tenido que ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente de alguna de las empresas más populares del marketplace? El operador al otro lado del teléfono puede acceder a todo tipo de información pertinente acerca de tu pedido sobre la marcha… gracias a su ERP que lo hace posible. Lo mismo sucedería en el ámbito de una empresa tradicional, cuando el cliente se acerca al mostrador con alguna reclamación, por ejemplo.

Lo mejor de todo es que, en la actualidad, no es necesario ser un gigante del retail para acceder a este tipo de software. ¿Sabías que los sistemas ERP basados en la nube están ligados a una inversión un 30% inferior que las soluciones tradicionales (CFOonline)?

Los nuevos modos de implementación del ERP para PYMES permiten que empresas de todos los tamaños experimenten las ventajas de una gestión de recursos eficaz e innovadora, con una inversión asequible y sin apenas curva de aprendizaje.

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El ERP cubre el ciclo completo de las operaciones del negocio e integra todos sus procesos desde el mismo momento en que se obtiene un lead en el área de marketing o ventas. La oportunidad que crea la integración facilita la toma de acciones, aumentando su precisión.  

Así, una solución de este tipo da a la empresa las previsiones de ventas y, a su vez, ayuda a estimar sus compras, o posibles cargas en producción en el caso de que fabrique parte de lo que vende. A partir de ahí el circuito sigue, compras directas, de delegaciones, asignación de fechas de entrega, materiales, gestión de almacenes, ubicaciones, el transporte a la localización final que el cliente haya pedido, etc. Hasta llegar a tesorería, donde el ERP permite conocer de antemano el cashflow.

Esta capacidad de compartir información en tiempo real asegurando que toda la organización está en la misma página es el principal punto fuerte del ERP, pero su implementación conlleva más ventajas. Vamos a ver cuáles son.

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¿Cuáles son los beneficios de un ERP para PYMES?

Cuando una empresa está en proceso de crecimiento, incluso las pequeñas mejoras en la eficiencia tienen el potencial de marcar una gran diferencia. Para las pequeñas y medianas empresas, esto es particularmente relevante. De hecho, el impulso generado por la eficiencia mejorada puede llevarlas a la cabeza de su industria, mientras la competencia se estanca.

Ayuda a administrar los datos de manera más efectiva, mantener la confidencialidad, realizar ajustes de manera flexible, mejorar la productividad laboral, aumentar las ventas y tomar decisiones efectivas en el momento adecuado. También ayuda en la planificación a largo plazo.

Algunos de los principales beneficios de un sistema ERP para PYMES son los siguientes:

  • Integra el flujo de información. El ERP ayuda a integrar el flujo de información entre los diferentes procesos de negocio, al tiempo que sincroniza las operaciones en curso con el sistema financiero de la empresa en tiempo real. De esta forma, se gana visibilidad sobre los procesos clave desde la entrada de órdenes de venta, precios de productos, envío / entrega, inventario y almacén, producción y adquisiciones, hasta la facturación y finanzas, entre otros. Esto permite a la gerencia ver las implicaciones financieras de las operaciones en curso cuando es necesario.
  • Mejora la planificación. El sistema ERP ayuda a mantener la coherencia en las políticas y procesos en toda la organización, lo que mejora los servicios al cliente y la rentabilidad. Un ejemplo de ello es que, en caso de control manual, se libera el presupuesto, sin embargo, no se revisa si se genera o no la confirmación de recibo, algo que no sucede con el software, donde la automatización evita errores o lagunas en la planificación.
  • Facilita mantener el control y reducir los costes operativos. El aumento del volumen de transacciones y el uso riguroso de las hojas de cálculo pueden provocar una falta de control sobre los datos, además de cuellos de botella operativos. La introducción de datos en las hojas de cálculo también puede provocar errores, filtración de información confidencial y un caos innecesario. El ERP para PYMES hace posible superar estos contratiempos, incluso en empresas con procesos heterogéneos y un volumen de transacciones creciente. Hoy en día, con el aumento de complejidad de funciones como los recursos humanos y en los momentos de crecimiento de los ingresos, la falta de un software empresarial integrado adecuado puede tener un impacto negativo en la empresa. El resultado final puede ser un impacto en forma de pedidos perdidos, escasez de inventario y mala planificación, facturación perdida, envíos extraviados y, por lo tanto, falta de control. ¿Sabías que los datos en tiempo real pueden reducir los gastos operativos de una organización hasta en un 23%?
  • Mejora la productividad. La información clave de todos los departamentos está disponible en una única plataforma. Con un ERP para PYMES ya no es preciso contactar con empleados de diferentes áreas y / o recurrir a hojas de cálculo para recoger fechas o confirmar datos. Esto ayuda a mantener la coherencia en los procesos de trabajo, ahorra tiempo y mejora la productividad.
  • Aporta agilidad y flexibilidad. Una de las mayores ventajas del software ERP para PYMES es la agilidad y flexibilidad para adaptarse a las necesidades del mercado o las condiciones que imponen los compradores. Por una parte, se pueden realizar los ajustes necesarios en la gestión de datos para mantener la flexibilidad empresarial. Por ejemplo, los ajustes de existencias, los cambios en las cifras de ventas, la cancelación de pedidos, etc. se pueden mantener de manera flexible en un software ERP en lugar de eliminar datos e ingresar información en una hoja de cálculo. Por otro, sus funcionalidades permiten enfocar el trabajo de forma ágil, una condición para la supervivencia en el entorno de mercado actual.
  • Optimiza la función de RR.HH.. Esta herramienta también puede ayudarlo a organizar los recursos más valiosos de la empresa, las personas. Por ejemplo, en la contratación, un ERP puede ayudar a los responsables de recursos humanos a comprender mejor sus necesidades de personal para que puedan planificar e invertir en consecuencia, y así encontrar y atraer a las personas adecuadas a la primera. Una inversión en herramientas de contratación mejoradas es una inversión en las personas, la cultura y la empresa en su conjunto. Además, un ERP en la nube ayuda a los gerentes de departamento y RR.HH. a ganar en visibilidad, no solo para planificar en función de datos históricos, sino también para mejorar continuamente los procesos, lo que puede reducir el ausentismo o comprender mejor la correlación entre las horas extraordinarias y la productividad para asegurarse de aprovechar al máximo el pago de horas extra. En cuanto a capacitación y desarrollo, cumplimiento, colaboración entre áreas o actualización de información agrega un valor extra. Por último, debemos tener en cuenta las ventajas de la automatización en este departamento. Los departamentos de RR.HH. funcionan mejor cuando gestionan excepciones y pueden automatizar tareas tediosas y repetitivas. Además, en muchas áreas de recursos humanos, el tiempo lo es todo. La automatización respalda los esfuerzos del departamento de recursos humanos para proporcionar lo que los empleados y la organización necesitan de manera rápida y competente, mejorando aún más el flujo de trabajo y reduciendo los errores humanos y los retrasos.

Además, el ERP para PYMES mejora la toma de decisiones, garantizando la disponibilidad de la información necesaria. Al contar con datos precisos en el momento adecuado se tiene la visión que orienta las decisiones más acertadas para el crecimiento y el sostenimiento del negocio. 

Una implementación de ERP puede transformar cualquier organización en una versión más productiva, optimizada y rentable de sí misma al agilizar y mejorar las operaciones, la comunicación y la inteligencia empresarial desde el almacén hasta la gestión de la cadena de suministro o la contabilidad.  

Contar con una buena herramienta resulta clave cuando la empresa necesita implementar, modificar, asumir otra funcionalidad, desde la inclusión de una oficina nueva, o un KPI diferente. También en los casos en que, dado que dispone de una información más agregada que antes no tenía, quiere profundizar en ella o crear un nuevo modelo de informe. En el caso de Ekon, por ejemplo, el cliente con sus propios recursos es capaz de cubrir la mayoría de estas necesidades, ahorrando también en la partida de sus costes.

¿Tu sistema te permite comparar las cifras de ventas y los ingresos de diferentes meses? ¿Tienes capacidad para pronosticar las ventas futuras y las necesidades financieras de tu empresa? Es hora de empezar a tomar decisiones efectivas que se adapten a los requisitos de tu negocio, ha llegado el momento de hacer una buena elección tecnológica. ¿Sabías que el 96% de las empresas en crecimiento de alto rendimiento confían en un ERP (Aberdeen Group)?

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