¿Está tu ERP preparado para la internacionalización?

El mercado ha cambiado radicalmente. Hace años que decimos que no es el grande el que se come al pequeño. Es el rápido el que se come al lento (Jason Jennings; Laurence Haughton, 2007).

Y las empresas multinacionales sufren para hacer frente a este reto de la adaptación rápida a los cambios. Muchas se ven en la obligación de hacer malabares para evolucionar, teniendo que renunciar, por ejemplo, a poder tener información consolidada de forma rápida, aceptando costes de infraestructuras y de mantenimiento muy altos o costes de personal innecesarios, etc… con tal de asegurar su agilidad y rapidez a los cambios, garantizando así su continuidad.

La última crisis financiera ha servido para que muchas empresas españolas hayan emprendido procesos de internacionalización como si de un experimento se tratase: “Invierto un poco de dinero y, si me va bien, seguiré invirtiendo. Pero en caso contrario cierro la oficina y a otra cosa mariposa”.

Cuando una empresa emprende el camino de la exportación, y las cosas le empiezan a ir bien, el siguiente paso es crear su primera oficina internacional para atender directamente a los clientes del país donde ha conseguido mayor éxito, y por ende, empiece a competir en el mercado y a tener que cumplir con las obligaciones legislativas y tributarias de ese país. Y, si le va bien, la historia se repite abriendo nuevas oficinas en otros países.

Es habitual así que muchas empresas hayan emprendido este proyecto sin disponer de una estrategia clara sobre sus sistemas de información internacionales. Van tomando decisiones en base a las circunstancias particulares del país, que se solventan de la mejor forma posible. Se van creando así silos de infraestructuras, e iniciando un problema corporativo para poder gestionar todo de manera conjunta y orquestada. Es por eso que planteamos a continuación cuáles serían las claves para afrontar la internacionalización garantizando el ahorro de quebraderos de cabeza futuros.

Son principalmente tres las alternativas para encarar un proceso de internacionalización desde el punto de vista de los ERP y sistemas de información:

La primera sería buscar una solución de gestión empresarial local en cada país ajena al sistema corporativo y crear procesos de integración.
La segunda sería optar por soluciones globales.
Y la tercera, optar por una solución global pero pensada y preparada para la internacionalización.

Existen más alternativas, pero dada la dificultad, su poca trayectoria y el alto coste para la empresa, he optado por no incluirlas en este artículo. Así que a continuación analizamos los pros y los contras de las alternativas comentadas.

1. Pros y contras de las soluciones locales en cada país

Utilizar una solución de gestión empresarial local para cada país asegura casi al 100% que se cumpla con la normativa legal e idiomática. Es una opción sencilla y de muy rápida decisión, pero la realidad suele ser muy diferente y en la mayoría de casos muy poco operativa:

Tienes que seleccionar la solución local más idónea en un país y un ecosistema de ofertas muchas veces desconocido para ti.
A continuación, hay que implantar la solución e incorporarle los procedimientos básicos de la compañía matriz.
Hay que proveer infraestructuras propias a cada país.
Los análisis de información corporativos necesitan de procesos de consolidación previos, que siempre entrañan dificultad.
La evolución de tu empresa se complica y queda muchas veces hipotecada. Cualquier cambio en los procesos de tu empresa implica modificar todas las soluciones locales que tengas, una a una. Empiezas a ver que la evolución de tu negocio de forma ágil ya no es posible. Quedas limitado por tus sistemas de información.
Por último, cambios habituales como actualizar tarifas, nuevos artículos o cambio de escandallo de producto se eternizan y no van acompasados por tu ERP al ritmo necesario.

2. Pros y contras de una solución global

Existen soluciones de gestión empresarial internacionales que disponen de las normativas legales e idiomáticas de muchos países. Tener un solo interlocutor a nivel global es muy atractivo, pero debes vigilar algunos aspectos muy importantes si apuestas por este tipo de ERP:

No siempre la normativa que te ofrecen para cada país está desarrollada por el propio fabricante, sino que está en manos de distribuidores locales. Si es así, has de ser consciente que tu empresa y su evolución quedan a merced de múltiples distribuidores locales, cada uno con su idiosincrasia. El fabricante no se hace responsable de la localización ni su evolución.
Si la solución de gestión empresarial no permite trabajar en Cloud, te verás obligado a tener infraestructuras específicas para cada país (locales o bien hospedadas), encareciendo la solución, su puesta en marcha y, de nuevo, la consolidación de la información.
Pero, aun siendo una solución Cloud, debes vigilar si esa solución de gestión empresarial te exige que tengas una instalación diferente para cada país o bien toda tu compañía puede trabajar con una sola base de datos. Tener una base de datos diferente por país trae también complicaciones y quebraderos de cabeza innecesarios:
- Cuando requieres hacer un cambio de procesos o de información, te ves obligado a replicarlo en cada una de las bases de datos.
- Cuando el fabricante saca una nueva versión del producto, tendrás tantos cambios de versión como bases de datos, complicando el proceso.
- Y, cómo no, la consolidación de la información vuelve a ser un problema. No puedes disponer de información consolidada al momento.

3. Hacia la internacionalización sin barreras

Afortunadamente existen soluciones ERP que son el perfecto aliado para las empresas que tienen oficinas en el exterior. Estos software de gestión empresarial garantizan la agilidad que requiere hoy día cualquier empresa para adaptarse a los cambios exigidos por el mercado y asegurando así su continuidad, sin renunciar a nada, y a costes muy inferiores a los ERPs internacionales.

Hablo de soluciones ERP completas, que cuentan con las mejores prácticas sectoriales a nivel funcional, y que permiten tener en una sola base de datos los procesos de trabajo de toda la compañía, con las diferenciaciones específicas de cada país y/o líneas de negocio que pueda tener una compañía. De esta forma:

La agilidad frente a los cambios está garantizada. Cualquier cambio necesario en la solución se realiza una sola vez, y se activa en cada país cuando se quiera; incluso puede activarse para todos los países a la vez. Me refiero, por ejemplo, a la creación de un nuevo campo en una pantalla, puntos de menú, cálculos, nuevos procesos Lean, cambio de tarifas, creación de nuevos artículos, etc.
Simplifica la entrada de la empresa en nuevos países, limitándose básicamente a incorporar en el sistema los requerimientos básicos de esos países y quedando todo dentro de la misma plataforma.
El fabricante de la solución se ocupa de su evolución tecnológica. Eso asegura que siempre esté actualizada tecnológicamente. De esa forma la empresa se dedica exclusivamente al negocio.
Tienes una visión global de la empresa al momento. Los informes pueden mostrar información de cualquier empresa de forma on-line, con los datos reales, y sin procesos previos de integración, conversión y/o traducción.
Los cambios de versión de tu ERP se realizan una sola vez, respetando las configuraciones y personalizaciones que se hayan realizado.
Reducción drástica de los costes de infraestructuras, administración y mantenimiento.
Máxima sencillez en su implementación y puesta en marcha del software de gestión empresarial.

En conclusión, una buena medicina para asegurar la perdurabilidad de la empresa, su adaptación rápida a los cambios y una evolución tranquila.