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23 Jul. 2019

Metodología Lean: ¿qué es y cómo aplicarla en tu empresa?

 

Necesitas que los procesos de tu empresa sean más rápidos y eficaces? ¿Quieres diferenciarte de tus competidores y aumentar tu productividad? La solución está en la metodología Lean. A continuación te contamos en qué consiste y cómo aplicarla para mejorar la gestión de tu negocio.

Es fácil soñar con el éxito de una empresa, pero materializar una idea requiere mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Sin embargo, ¿qué pensarías si te dijéramos que con la metodología Lean puedes reducir el tiempo, el esfuerzo y la inversión? Comencemos por saber qué es. 

¿Qué es la metodología Lean y cuál es su origen?

La metodología Lean es una forma innovadora de gestionar los procesos de una empresa. Su objetivo es eliminar actividades que no aportan valor, para así poder obtener un producto o servicio de mayor calidad y que mejore la experiencia de los clientes. 

Resumiendo, se trata de optimizar los procesos empresariales (productivos y de gestión), con el fin de utilizar menos recursos en los mismos. 

Esta filosofía de gestión nació durante los años 80 en Japón bajo el nombre de Lean Manufacturing. Su objetivo era lograr que el proceso de fabricación de vehículos fuese más eficiente. 

Tal fue su éxito que se volvió esencial para marcas tan importantes como Toyota, que incluso diseñó un sistema propio, el Sistema de Producción de Toyota (TPS) con estos claros objetivos: 

  • Identificar sobrecargas en los procesos de producción.
  • Eliminar desperdicios (pueden ser de materiales o de tiempo, por ejemplo).

Con la aplicación del TPS, la empresa fabricante de automóviles consiguió optimizar los procesos, reducir los costes, establecer relaciones más fluidas con su entorno y mejorar notablemente su productividad. En definitiva, fue un éxito rotundo.

Con el paso de los años, la metodología Lean se popularizó gracias al libro de Eric Ries titulado “Lean Startup”, donde proponía la aplicación de la filosofía Lean al emprendimiento y a los negocios. 

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Objetivos de la metodología Lean

La metodología Lean se basa en una serie de objetivos básicos que permiten alcanzar la eficacia: 

  • Excluir actividades que no agregan valor al producto o servicio. 
  • Mejorar de forma continua para mantener la calidad del producto o servicio. 
  • Detectar problemas en origen y solucionarlos. 
  • Cambiar el enfoque de la empresa para aportar soluciones a los clientes, y no solo venderles productos o servicios. 

Por lo tanto, la metodología Lean requiere un cambio estratégico, es decir, una nueva forma de enfocar el negocio para agilizar todos los procesos. 

En un entorno de negocios cada vez más competitivo y complejo, los ejecutivos empresariales requieren métodos innovadores. Se ha comprobado que, manteniendo la administración de procesos industriales en su antiguo status quo, se pierde terreno en el mercado.

En la actualidad, gracias a las tecnologías de la comunicación, implantar un sistema de gestión que provoque un cambio en toda la cultura empresarial se torna más sencillo. Cuanto mejor es la información, mayor es la eficacia que se consigue.

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Pasos para aplicar el Lean management a los procesos de tu negocio

La teoría es sencilla, pero la clave está en aplicar correctamente la metodología Lean a tu negocio en el día a día. Los pasos que puedes seguir son los siguientes:

1. Analiza los procesos de tu empresa

Lo primero que vas a tener que hacer es analizar qué procesos se realizan en cada departamento de tu empresa para ver qué pasos le siguen y qué se puede mejorar en cada uno de ellos. Por ejemplo, cuando llega una factura de un proveedor, ¿qué pasos se siguen para procesarla y pagarla?

El análisis de los procesos empresariales se puede dividir en:

  • Estratégico: consiste en identificar los recursos necesarios a largo plazo para cumplir con los objetivos de competitividad requeridos.
  • Táctico: responde a un proceso metodológico que persigue comparar las distintas alternativas hasta seleccionar la más adecuada. El horizonte de previsión en este caso es a medio y corto plazo. 
  • Operativo: se basa en la utilización eficiente de los recursos. Requiere un estudio detallado de todas las operaciones que se llevan a cabo en el día a día (en términos de semanas, días y horas empleadas).

2. Elabora la planificación 

Cualquier proyecto necesita una definición inicial, es decir, un diagnóstico. Lo mismo ocurre con la implantación de la metodología Lean, y eso es exactamente lo que hemos hecho en el primer paso.

A continuación, una vez que sepas cuáles son los procesos que se pueden mejorar en tu empresa, es el momento de establecer tres cosas: 

#1 Los objetivos que quieres alcanzar: deben ser concretos (por ejemplo, aumentar la productividad un 10% en 3 meses), ambiciosos (pero alcanzables) y medibles (para poder cotejar el resultado con el objetivo inicial).

#2 Los recursos que vas a necesitar: se requiere una definición completa de los recursos materiales y personales. ¿Cuántas personas se van a implicar en la aplicación de la metodología?, ¿qué tecnología necesitas? El ERP o la RPA (automatización robótica de procesos) pueden ser grandes aliados para la implantación. 

#3 Los plazos que se deben cumplir: para lograr el objetivo final tendrás que establecer metas. Los procesos operativos deben estar previstos para el corto plazo, mientras que la planificación estratégica deberá basarse en un horizonte temporal más dilatado. 

3. Involucra a tu equipo, clientes y proveedores

¿Has preguntado a los distintos miembros de tu equipo qué se podría hacer para mejorar sus procesos? ¿Y a tus clientes y proveedores?  Sus respuestas te darán información muy valiosa. 

Por ejemplo, ¿es posible recibir el material sobre pedido para ahorrar costes de almacenaje? En este caso se trata de una mejora en el proceso que requiere la colaboración de nuestros proveedores. A través de un sistema de comunicación eficaz se podrán acortar los tiempos de espera para la recepción del material y podremos llegar al objetivo de stock cero.

Otro ejemplo sería contar con información de los clientes, a través de una escucha activa, para ofrecer un producto adaptado a sus necesidades (como se ha dicho anteriormente, mejorar los sistemas de información es la base de implantación del Lean management).

Sea como fuere, es necesario estar conectado con todos los agentes que tienen alguna participación en el desarrollo del negocio.

4. Comienza por lo sencillo

Antes de aplicar la metodología Lean a procesos complejos, comienza por uno que sea sencillo y ve progresando poco a poco. Sin prisa pero sin pausa.

Para evitar estrés en su implantación, la evolución de los procesos y la gestión operativa podrán pasar por diversas fases:

  • Fase incipiente: comienzan las primeras pruebas sin que exista un procedimiento estándar. El seguimiento de los procesos es clave para obtener datos.
  • Fase de evolución: los procesos comienzan a estandarizarse, así como las normas y responsabilidades asignadas a cada persona. La empresa va definiendo un cuadro de mando para monitorizar las variables a optimizar. Comienza a establecerse una mayor conexión entre todos los agentes internos y externos que intervienen en los procesos.
  • Fase de madurez: se obtiene experiencia en la gestión de procesos. Se tiene formación técnica adecuada y se cuentan con las herramientas digitales adecuadas que permitan el desarrollo de la metodología Lean.
  • Fase de integración: la empresa está totalmente gestionada dentro de la metodología Lean. Todos sus sistemas permiten relacionarse y compartir información con sus “partners” (tanto internos como externos).

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5. Haz seguimiento

De nada sirve implantar una mejora en los procesos y no controlar lo que ocurre después. La monitorización y el seguimiento deben ser continuos para detectar problemas y solucionarlos con rapidez.

En este punto, la empresa también debe contar con herramientas y soluciones que le permitan configurar y mejorar el cuadro de mando del control de procesos.

Básicamente, el seguimiento y control de procesos debe abarcar los siguientes puntos:

  • Indicadores de gestión: con los correspondientes objetivos que se quieren lograr (por ejemplo, ratios de productividad, roturas y mermas, obsolescencia de productos, quejas, devoluciones, plazos, etc.).
  • Costes: sistema de medición de contabilidad interna (contabilidad de gestión).
  • Indicadores de resultados: índices de crecimiento en ventas, clientes, participación en el mercado, etc.

Metodología Lean Startup: analiza de forma sencilla la viabilidad de tu proyecto

La metodología Lean no solo se aplica a procesos de empresas ya en funcionamiento, sino que puede utilizarse también para la validación de una idea de negocio de una startup

Tradicionalmente, las empresas se creaban siguiendo un esquema básico: 

  • Elaborar un plan de negocio.
  • Solicitar financiación. 
  • Lanzar el producto o servicio al mercado. 

La metodología Lean Startup revoluciona radicalmente el enfoque para lograr que se creen empresas viables con una inversión mínima

Imagina que con tu nuevo proyecto emprendedor quieres vender un software innovador. La idea es crear un producto mínimo viable (una versión muy sencilla y operativa del software) que se pueda lanzar cuando antes al mercado para testear con clientes reales si funciona, si les interesa y si estarían dispuestos a pagar por ello (y cuánto). 

Esa validación de hipótesis te permitirá elegir entre varias alternativas: 

  • Continuar con tu idea inicial y desarrollarla. 
  • Pivotar y descartar totalmente la idea inicial para crear otra. 
  • Introducir cambios en la idea inicial para adaptarla a las necesidades reales de los clientes. 

De esta forma, aprenderás del mercado y ese aprendizaje es el que va a definir la idea de negocio, todo ello con recursos mínimos. 

Y tú, ¿ya has aplicado la metodología Lean a tu negocio? ¡Cuéntanos tu experiencia!

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