Objetivo y beneficios del inventario físico

En toda empresa y establecimiento relacionado con la fabricación de productos, con su almacenaje, transporte o venta, es necesario tener un inventario físico para conocer con exactitud la cantidad de productos que se tienen en cada momento. Tanto almacenados como a la venta.

Para conocerlo, no basta solo con tener un inventario en software. Se requiere de un inventario físico que consista sólo en revisar las cantidades anotadas en el software de control de inventario que se utilice.

En qué consiste un inventario físico

Como hemos mencionado, un inventario físico es un conteo de los productos que hay en una empresa o almacén.

Es necesario hacerlo cada cierto tiempo, de manera que se puedan identificar, revisar y contrastar las existencias que están registradas con las que realmente hay. Es decir, un inventario físico sirve para comparar el stock de una empresa con la cantidad de productos que hay en el software que se emplea para tenerlos controlados.

Pero son muchas otras las funciones de un inventario físico:

Detectar posibles errores en el proceso de conteo que registra los productos en la herramienta software de inventario
Calcular qué partidas coinciden en número y cuáles no
Localizar los posibles orígenes del descuadre
Detectar robos y artículos rotos o defectuosos

Beneficios de tener un inventario físico

Son muchos los beneficios de trabajar con un inventario físico, aunque cómo siempre decimos, también es muy recomendable trabajar paralelamente un un inventario digital.

Un inventario físico permite que la herramienta de control de inventario por software no esté descuadrada o mal sincronizada.
Puede comprobar que un artículo que un cliente ha encargado y no se consigue localizar existe realmente y está disponible para su venta y envío. De esta manera se puede realizar la entrega al cliente o fabricar el producto en cuestión, y anticiparse a problemas futuros teniendo el stock controlado.
El inventario físico garantizar que el producto está en buenas condiciones. Esto es especialmente importante en los comercios y grandes almacenes en los que el público puede acceder directamente a los productos. En estos casos, la manipulación de los mismos pueden llevar a deterioros y roturas que pasan desapercibidos con la actividad habitual. Un inventario físico permite localizarlos y retirarlos tantos de la venta como del conteo de ese producto.
Permite que los productos a la venta estén siempre en las mejores condiciones.
Ayuda a proporcionar un mejor servicio a los clientes, dado que se evita venderles y servirles productos que no estén en buenas condiciones, lo que de producirse llevaría a devoluciones, dar una mala imagen, repetición de procesos y más gastos.

Aspectos a tener en cuenta para un inventario físico

En muchas empresas, para poder llevar a cabo un inventario físico es necesario parar la producción. No puede entrar un producto más en la zona en la que se guardan y se esté haciendo el recuento hasta que no se termine, porque puede descuadrar el conteo. Si la empresa es una tienda, será necesario cerrarla al público durante unas horas. Y si se trata de un almacén, hay que suspender tanto las entradas de productos como las salidas.

A esto puede ayudar el software de distribución con funciones de inventario, que permite:

Crear un inventario con los artículos y productos que haya en el almacén o en la tienda, como hemos visto.
Crear
este inventario de manera que quede bloqueado de forma automática, siempre que se trate de una herramienta de software específica y con funciones lo bastante avanzadasEste bloqueo se utiliza siempre como medida preventiva. Con él se impide que se lleve a cabo cualquier movimiento en un almacén o una tienda que afecte a las existencias. Y se evitan cambios en las actualizaciones.
También es un mecanismo para evitar paros en la línea de producción de las fábricas mientras dure el inventario, por lo que puede resultar de gran utilidad.