erp pyme
9 Jun. 2020

Las ventajas que ofrece un ERP a tu PYME

 

Una pyme bien gestionada tiene potencial para convertirse en una gran empresa y por ello es de vital importancia instaurar un ERP a una pyme.

Si quieres facilitar la toma de decisiones, fomentar el crecimiento empresarial organizado y optimizar al máximo la producción de bienes o servicios un sistema ERP a una pyme es la mejor solución.

Por los recursos necesarios para su implementación, usar un software de gestión para pymes era, hasta hace pocos años, todo un reto. No obstante, con la llegada del cloud computing y los SaaS (software como servicio), poco a poco más pequeñas y medianas empresas se van sumando a este sistema de trabajo.

¿Qué es un ERP?

Un sistema de gestión de recursos empresariales (ERP, del inglés, Enterprise Resource Planning) es un sistema de información integral que facilita el manejo de datos de una compañía, facilitando también la gestión de todas las áreas organizativas.

Entre los módulos que más se utilizan hoy en día en un sistema ERP, están los de manufactura o producción, logística, almacenamiento, contabilidad, recursos humanos, administración estratégica y marketing.

La integración de toda la información recogida por un ERP y su actualización en tiempo real permite la toma de decisiones y la optimización del proceso productivo, tanto en recursos como en capital humano.

¿Qué aporta un ERP a una pyme?

Todas las pymes deben tener en su ADN dos características para el éxito: ser dinámicas, lo que permite que se adapten a los cambios fácilmente, y ser diferentes para ser más competitivas. Conseguir ese éxito será más sencillo con un software ERP que esté adaptado a las necesidades de la empresa y sea también flexible y amoldable ante cada situación específica.

Al poder tomar decisiones con toda la información actualizada en tiempo real, gracias al ERP, una pyme puede reaccionar con la celeridad requerida para ajustarse a las nuevas condiciones de su mercado, minimizando el error humano y la pérdida de datos en la gestión de la información.

Ventajas de un ERP en la nube

Para las pymes, un sistema ERP en la nube o Cloud ERP brinda grandes ventajas:

Acceso ininterrumpido

Los Cloud ERP están disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y muestran siempre información actualizada en tiempo real a los usuarios que se conecten a ellos.

Menores costos de implementación

Como el Cloud ERP se paga por uso o siguiendo un modelo de suscripción, requiere mucha menos inversión que montar un sistema completo de servidores, adquirir las licencias y contratar al personal necesario para implementar y mantener un ERP local.

Mayor flexibilidad

Se puede acceder a este tipo de ERP y configurarlo desde cualquier lugar y en cualquier momento, adaptándolo a las necesidades de la empresa con solo agregar los módulos correspondientes.

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Información centralizada

No existe duplicidad de información entre departamentos, pues todos los datos de la empresa se manejan en los servidores en la nube en tiempo real.

Mayor seguridad

Un Cloud ERP para pymes proporciona un alto estándar de seguridad para los datos de la empresa. Como las medidas son las mismas para todos los clientes, sin importar su tamaño, las pymes reciben la misma protección de datos que tienen las multinacionales hospedadas. La seguridad corre a cargo del proveedor ERP, quien también garantiza las salvas de los datos.

Mayor posibilidad de colaboración

Gracias a su accesibilidad en la nube, la información de la empresa se encuentra disponible para que cualquiera de los departamentos, equipos de trabajo o empresas subcontratadas trabajen sobre este sistema de gestión de forma colaborativa. Esta ventaja también facilita el teletrabajo.

Menor tiempo de implementación

El proveedor ofrece el servicio listo para funcionar, por lo que la implementación del ERP en la nube es mucho más cómoda para las pymes que la de un ERP local. 

¿Cuándo es necesario instaurar un ERP a una pyme?

Integrar un ERP en una pyme siempre requiere de inversión, pero en el momento en que una tabla de Excel sea insuficiente para llevar la información de tu empresa, será conveniente implementarlo..

Cuando se consiguen más clientes y se factura con mayor frecuencia, se corre el riesgo de perder información o utilizarla mal en la toma de decisiones estratégicas. Si los métodos tradicionales son insuficientes para controlar un negocio y no se recurre a otros, el escenario se torna muy improductivo. 

Ante estas señales, es hora de implementar un ERP en tu pyme:

  • Ya no puedes controlar a mano la creciente demanda de tus productos o servicios.
  • Hay retrasos por falta de existencias y tus ventas caen.
  • Cada vez es más difícil generar informes y mantener el control de los procesos.
  • Tus datos no son fiables porque no tienes control de la información. 
  • Hay fugas en la seguridad de tus datos. 
  • Los procesos no se ejecutan a tiempo.
  • La información no se actualiza en tiempo real y hay que perder gran cantidad de tiempo en incluir a mano datos importantes para la empresa.

¿Cómo elegir un software ERP para pequeñas y medianas empresas?

La mejor solución para las pymes es apostar por un modelo cloud escalable. Este no requiere de complejas instalaciones ni de la contratación de personal experto: su funcionamiento es intuitivo y está al alcance de cualquier empresario.

Otros factores a favor de este modelo son su coste, muy inferior al de los sistemas ERP locales, y el hecho de que ofrezca la posibilidad de añadir y personalizar módulos en la medida que se requiera. Esta es la ventaja esencial del software de gestión para pymes en la nube: solo tienes que pagar por lo que realmente necesitas. 

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¿Cómo implantar un software de gestión ERP en una pyme?

La implementación de un software de gestión ERP en una pyme es rápida y casi transparente, pues el proveedor suele ofrecer soluciones listas para comenzar a usar. 

No obstante, para aprovechar todas las ventajas de un sistema ERP a una pymes, debes seguir estos pasos previos:

  • Establecer las necesidades reales de la empresa. Un ERP es una solución práctica que te permite pagar solo por lo que uses. Por eso es necesario establecer prioridades en qué necesitas automatizar. 
  • Elegir entre un ERP local o en la nube. La elección debe depender del tamaño y necesidades de la empresa. Si no tienes infraestructura propia ni un presupuesto holgado, o si manejas datos comerciales sensibles, la mejor opción es un software ERP basado en la nube.
  • Definir la escalabilidad, velocidad y seguridad necesarios. Un ERP es una solución a largo plazo, por lo que tiene que contar con la flexibilidad necesaria para incorporar más elementos en los siguientes 5-10 años, como mínimo. Más allá de resolver un problema puntual, el ERP elegido debe ser capaz de aceptar modificaciones a medio-largo plazo. Escalabilidad, velocidad y seguridad son los criterios a tener en cuenta.
  • Encontrar un buen aliado. Como los ERP son soluciones para optimizar el crecimiento organizado de una empresa, el proveedor debe ser capaz de dar una respuesta tecnológica adecuada pensando en el presente y en el futuro. Ello depende de la frecuencia de actualizaciones, la incorporación de nuevos módulos y prestaciones y su adaptabilidad para avanzar a la par con las nuevas tecnologías. 

Si estás pensando en implementar un sistema de gestión ERP en tu pyme, no dudes en hacerlo. Siempre es un buen momento para pasar a otro nivel, potenciando los recursos y escalando tu negocio.