¿Qué es y cómo afecta a tu empresa el nuevo control horario obligatorio?

Desde el 12 de mayo, todas las empresas deben llevar un control horario obligatorio de todas las horas realizadas por sus trabajadores, no solo las extraordinarias. Su objetivo es luchar contra la precariedad laboral y si la infracción es muy grave, la empresa puede hacer frente a multas de más de 180.000 euros.

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La medida que obliga a las empresas a llevar un control de la jornada laboral supone un nuevo redactado del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. A partir de ahora exigirá que todas las empresas registren “día a día” la jornada realizada por su plantilla, haciendo constar el horario de entrada y de salida de cada trabajador, no sólo de los contratados a tiempo parcial.

Desde su publicación en el BOE del 12 de marzo de 2019, las empresas tuvieron sólo dos meses para poner en marcha el control horario de los empleados. El sistema debe registrar y poner a disposición de las autoridades pertinentes, cuando estas lo soliciten, un registro con el horario de entradas y salidas de los trabajadores.

Por qué el control horario obligatorio

La obligatoriedad de contar con un registro surge como demanda de la Inspección de Trabajo. Especialmente en el control de los contratos a tiempo parcial y los de horas extraordinarias, no pudiendo sobrepasar estas últimas las 80 horas anuales establecidas en el Estatuto de los Trabajadores. Además, se exige a las empresas disponer del control de los fichajes de sus trabajadores, conservando los registros de entrada y salida del trabajo de sus empleados durante cuatro años. Esta conservación no puede afectar a la flexibilidad de la jornada, ni tampoco a las políticas de conciliación de la compañía. La falta de control de presencia de los empleados en sus jornadas se considerará como infracción laboral grave sancionable con una multa de 6.250 euros que puede superar los 180.000 euros si es muy grave.

¿Qué ocurre con la intimidad de los trabajadores y el RGPD?

La obligatoriedad de contar con un registro surge como demanda de la Inspección de Trabajo. Especialmente en el control de los contratos a tiempo parcial y los de horas extraordinarias, no pudiendo sobrepasar estas últimas las 80 horas anuales establecidas en el Estatuto de los Trabajadores. Además, se exige a las empresas disponer del control de los fichajes de sus trabajadores, conservando los registros de entrada y salida del trabajo de sus empleados durante cuatro años. Esta conservación no puede afectar a la flexibilidad de la jornada, ni tampoco a las políticas de conciliación de la compañía. La falta de control de presencia de los empleados en sus jornadas se considerará como infracción laboral grave sancionable con una multa de 6.250 euros que puede superar los 180.000 euros si es muy grave.

Más allá de las sanciones que puede acarrear la falta de cumplimiento de la nueva normativa, el control horario de los empleados deriva en una serie de ventajas tanto para la empresa como el trabajador:

Gestión del Absentismo

Contar con sistema de registro adecuado disminuye notoriamente el absentismo laboral. Esto reduce las pérdidas económicas y aumenta la productividad de la empresa. Los sistemas de gestión de presencia laboral son los grandes aliados de las empresas que buscan mejorar su productividad e impulsar a toda la organización hacia el éxito. La decisión está en manos de los gerentes, quienes tienen ante sí la responsabilidad de mantener la producción empresarial a sus más altos niveles

Reducción de los costes operacionales

Contar con información sobre eficiencia y transparencia de horarios, facilitará a las empresas conocer mejor las necesidades de su plantilla y su productividad. Por tanto, podrán adaptarse mejor a sus empleados o contratar más trabajadores en caso de necesidad. Por su parte, los empleados tendrán un registro compartido y transparente en el que sabrán las horas qué han trabajado. De esta manera se obtendrá una reducción de costes que se reflejará directamente en el margen operativo.

Enlace con software de nóminas

El control de horas de trabajo deriva en una aplicación muy interesante para los gestores de recursos humanos ya que podrán realizar de manera automática el cálculo de la parte variable de la nómina de los empleados de su negocio. Un vínculo entre la aplicación de gestión de nóminas y el nuevo control de la jornada laboral facilitará saber cuánto cuesta cada tipo de hora (ordinarias, extras, nocturnas, festivas, etc.), tanto en factor monetario como en factor tiempo, para después realizar el cálculo exacto, cotejando las horas que haya fichado un empleado con el horario que éste tenga asignado.

Ahorro de tiempo a la hora de contabilizar horas extras

La automatización de la contabilización de horas extras en el sistema de gestión de RRHH, supone las siguientes reducciones con su consecuente ahorro económico: El tiempo dedicado al control de asistencia queda reducido a tareas de seguimiento. Es decir, ver que los empleados han fichado correctamente (con un simple informe) y corregir aquellos marcajes que falten. El margen de error en los cálculos queda reducido, prácticamente, a cero al tratarse de una tarea totalmente automatizada.

Monitorización de la jornada y prevención de riesgos laborales

A partir del 12 de mayo del 2019, la legislación vigente obligo a tener un registro de la jornada laboral a todas las empresas:

• Registro de las horas de entrada y salida de los trabajadores

• Conservar esta información durante 4 años

• Computo de las horas extras

• Sanciones de hasta 6.250€ por infracción grave

Pero la Inspección de Trabajo también puede hacer las investigaciones que crea convenientes para comprobar que se respeten las normas relativas a la jornada de trabajo y todas las otras normativas laborales vigentes.

Reducción de tiempos muertos y optimización del tiempo

Una labor, importante y tediosa a la vez, a la que se enfrentan los responsables de RRHH es la confección de los turnos y el control de horas de los trabajadores. Con la herramienta de gestión de horarios adecuada, las horas dedicadas a esta tarea se reducen drásticamente.

Permite asignar patrones de turnos en un determinado rango de fechas, obteniendo así una completa visibilidad de la jornada de los trabajadores, a la vez que se realiza un cálculo de las horas que trabajará cada persona. Con el sistema de gestión idóneo, esta tarea se realiza en menos de cinco minutos.

Facilitar la conciliación y subsanar problemas derivados de la gestión del tiempo

Todas las empresas tienen horas de mayor y menor carga de trabajo. La elaboración de horarios flexibles permite definir unas horas de asistencia obligatoria (aquellas con mayor carga) y unas horas de flexibilidad (las de menor carga). Los empleados, en función de estos horarios, pueden planificarse y decidir a qué hora entrar o salir de la empresa. A través de un control de asistencia y en función de los marcajes realizados se puede hacer un cálculo del saldo horario. Es decir, si la empresa le debe horas al empleado o viceversa. Este planteamiento de los horarios permite a los trabajadores conciliar de manera más eficaz su vida personal con la laboral, factor que repercute positivamente en su productividad.

Un sistema nuevo para un nuevo modelo de empresa

La transformación digital está generando un nuevo perfil de industrias y empresas 4.0, donde lo importante es el valor añadido que aporta el trabajador a la empresa, siendo para estas cada vez menos importante las horas que el empleado pasa sentado frente a una máquina o un ordenador. Un control de fichajes es indispensable para la verdadera metamorfosis de las empresas.

Preguntas frecuentes ante el control horario obligatorio

Desde de Ekon hemos elaborado una Q&A de información general sobre la obligatoriedad del control de horas de trabajo de los empleados. Este apartado, en formato pregunta-respuesta, está orientado a informar tanto a empleados como a los responsables de organizaciones y empresas. Su objetivo es ayudarles con esta nueva normativa que será de obligado cumplimiento a partir del próximo mes de mayo de 2019.

Para que un registro horario se considere legal, la información que debe aparecer incluye el cómputo total, por mes, de las horas ordinarias y extraordinarias. Se debe entregar al trabajador esta información, por ejemplo, una copia del resumen junto a su nómina, además de conservarse dichos registros durante un periodo mínimo de 4 años.

Esto excluye del registro cualquier otra información relativa a productividad que pueda suponer un control excesivo o no sujeto al fin contemplado en la ley; así como el número de descansos que el empleado pueda o considere tomarse.

El organismo elegido ha sido Inspección de Trabajo. Se encargará de asegurar que los registros se lleven a cabo de forma adecuada, pudiendo solicitar a la dirección de la empresa información sobre la entrada y salida de su puesto de trabajo de cada empleado. La empresa debe guardar los datos dentro de los últimos cuatro años desde que se iniciaran los registros.
Es la empresa la que decide cómo lleva a cabo los registros, siempre y cuando proporcionen toda la información necesaria para conocer el cumplimiento de las horas estipuladas por contrato de cada empleado y las horas extras, si aplica. En este escenario se abren dos alternativas: los sistemas manuales, como podrían ser los relojes analógicos de fichaje; o métodos digitales como podrían ser los registros de control horario automáticos. Estos últimos permiten el registro sin instalación de equipos integrables completamente con el ERP de la empresa y que generan sinergias con las demás herramientas digitales para elevar la productividad del negocio.
La respuesta es no, no se contempla una implantación progresiva, sino que ésta debe ser total inmediatamente después de entrar en vigor la nueva ley. A partir del 12 de mayo de 2019, la legislación vigente obligará a tener un registro de la jornada laboral a todas las empresas.
La infracción del control de horas de trabajo puede ser penalizado con importes de hasta 187.515 €.
Leve, El incumplimiento se deba a cuestiones formales Sanción: Entre 60 y 625 euros (Art. 6.6 de la Ley de Infracciones del Orden Social).
Grave, Incumplimiento se produce por extensión extensión de la jornada diaria ordinaria del trabajador simulando sus horas ordinarias como extraordinarias Sanción: Entre 626 y 6.250 euros (Art. 7 nº5 de la Ley de Infracciones del Orden Social).
Muy grave, Incumplimiento derivado del enmascaramiento de las horas extra bajo otros conceptos salariales Sanción: Entre 6.251 euros y 187.515 euros

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