Una gran diferencia frente a la tradicional Intranet de recursos humanos es que, si bien el Portal del Empleado continua siendo, en muchos casos, una fuente de información unidireccional entre empresa y profesional; la tecnología permite ahora incorporar nuevos aspectos que facilitan la comunicación y la interacción vertical (empleados y sus coordinadores) y horizontal (empleados entre sí). Así se obtiene una mayor descentralización y personalización. Además de esta característica veamos algunas otras:

• Debe ser transparente y dotar al profesional con información relevante, centralizada y en tiempo real. No solo sobre su casuística individual (turnos, horarios, contratación, gestión de nóminas, vacaciones, bajas, compensación de gastos, etc.), sino también sobre aquellos que afectan a su departamento o a la propia empresa.
• Debe ser colaborativa. Al ser una herramienta de comunicación interna es el soporte perfecto para la interrelación los distintos profesionales de la empresa tanto en los aspectos más estrictamente laborales, solicitar vacaciones y ver las solicitudes de otros compañeros, como en otros más sociales y de engagement de la organización con sus personas.
• Debe estar actualizada, no solo por los distintos contenidos que incluye sino que debe contar con versiones permanentemente actualizadas para ser una herramienta fiable cuando se recurre a ella a buscar información. Solo así será una solución útil para los profesionales que a ella recurren.
• Debe ser flexible y estar adaptada a los nuevos tiempos de trabajo híbrido en que muchos profesionales ya solo acuden a la oficina uno o dos días por semana. Una Intranet para empleados eficiente puede ser un pilar para los nuevos modelos de Smart Working.
• Debe ser fiable y segura. Hay mucha información relevante en una Intranet de recursos humanos, vinculada a datos personales (información médica o retributiva) pero también información vinculada a la política de recursos humanos de la compañía. Los datos personales de cualquier empresa, incluidos en la Intranet de RRHH, son el objetivo número uno de los ciberdelincuentes y sufrir un ataque de estas características, vía la vulneración del Portal del Empleado, es un serio inconveniente para cualquier empresa.

Los departamentos de RRHH van a preguntarse y evaluar constantemente en qué situación se encuentran sus empleados y ya recurren a modelos como el Employer Value Proposition (EVP). Esta propuesta de valor para el empleado aglutinará conceptos como la retribución, que continuará siendo muy importante, pero que se complementará con otros elementos, tales como la formación y el desarrollo profesional.

Esto supondrá un cambio en el concepto, las empresas ya no hablarán tanto de retención del talento, como de fidelización de dicho talento, seduciendo desde la compañía al trabajador y buscando su compromiso. Para responder a estas nuevas necesidades profesionales cualquier empresa ya sea una gran multinacional o un pyme, independientemente del sector, va a necesitar el soporte tecnológico del Portal del Empleado. Una Intranet para empleados que utilice un software de gestión de capital humano, acorde con los nuevos retos que va afrontar la empresa.

Una vez analizado qué es un Portal del Empleado, qué características debe tener este software de gestión de capital humano, y quien debe contar con dicho RRHH Intranet pasamos a ver qué beneficios aporta a la empresa:

• Certeza en las solicitudes de información de los profesionales de la empresa quienes pueden estar seguros de que la información que recurren es la más reciente y veraz.
• Mejora la experiencia del empleado. El trabajador sabe que el Portal del Empleado es la solución a la que tiene que recurrir ante sus dudas o solicitudes o simplemente para estar informado. De este modo, al centralizarse la información, se evitan fuentes de información alternativa y se eliminan informaciones erróneas, ruidos y rumores corporativos.
• La Intranet RRHH facilita el trabajo del departamento de Recursos Humanos. Si el Portal del Empleado está suficientemente desarrollado y automatizado elimina tareas repetitivas, a veces individualizadas, y de escaso valor añadido, permitiéndoles centrarse en actividades de verdadero valor. La naturaleza colaborativa de esta RRHH Intranet para empleados hace que muchas veces sean los propios trabajadores los que respondan a las preguntas de sus compañeros, con lo que se puede dar una reducción del gasto de RRHH en la prestación de servicios a su plantilla de hasta el 30%.
• Cualquier Intranet de recursos humanos no solo retiene el talento de la empresa sino que lo fideliza. Un portal del empleado que facilite el trabajo a los profesionales, mejora la experiencia del empleado, algo que revierte en una mayor satisfacción profesional, productividad y largo plazo en un mejor servicio o producto final para el cliente.

Existen numerosas opciones a la hora de escoger un Portal del Empleado, pero cualquier responsable de RRHH debe tener en cuenta que, además de facilitar la comunicación, la comunicación y la transparencia dentro de la empresa, el software de gestión de capital humano debe:

• Estar hecho a la medida del cliente y no a la inversa, esto es adaptando la Intranet recursos humanos a las necesidades reales de su negocio y de sus profesionales.
• Debe estar perfectamente actualizado, liberando sucesivas versiones.
• La intranet recursos humanos debe estar integrada con el resto de módulos y soluciones de gestión empresarial ERP de la empresa.
• La Intranet para empleados debe incorporar funcionalidades paralelas como por ejemplo el registro de la jornada laboral.
• Hay que buscar un proveedor de confianza con experiencia en el sector, que conozca las necesidades reales y que acompañe al cliente en todo el proceso de implantación de la Intranet de RRHH, atendiendo las necesidades de mejora y actualización posteriores que pudieran darse.