sistema de gestión
28 Jul. 2021

¿Qué es un sistema de gestión y para qué sirve?

 

Un sistema de gestión es una herramienta que permite controlar, planificar, organizar y, hasta cierto punto, automatizar las tareas de una empresa. Su objetivo es unificar en un único software todas las operaciones de la compañía con el fin de facilitar la toma de decisiones y el análisis de los datos.

En los últimos años, los sistemas de gestión empresarial han ido ganando popularidad como herramientas fundamentales para las organizaciones gracias a sus prestaciones cada vez más completas, especialmente en un proceso de transformación digital como el que se está viviendo actualmente. ¿Ya sabes qué clases de estos sistemas existen y cómo pueden beneficiar a tu negocio?

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Tipos de sistemas de gestión

Enterprise Resource Planning (ERP)

Los ERP son los sistemas de gestión empresarial por excelencia. Proporcionan una gestión integral de todos los procesos de la compañía, desde aquellos del departamento Financiero, hasta los de Logística, Operaciones o Recursos Humanos, entre muchos otros.

Además, los ERP se comunican entre diferentes módulos de la empresa, tanto internos como externos, con lo que enlazan multitud de procesos empresariales y facilitan el flujo de datos e información entre todos ellos.

Customer Relationship Management (CRM)

Los CRM son un tipo de sistema de gestión orientado a dar soporte a procesos comerciales y de relación con el cliente, tanto en el ámbito de preventa como en el de posventa.

Aunque es cierto que esta función es susceptible de ser gestionada por los ERP, también lo es que los CRM abarcan un espectro comercial más amplio. Además, pueden estar integrados directamente con los ERP. 

Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA)

Las empresas que tienen cierta actividad logística pueden gestionar sus sistemas a través de un SGA. Al igual que los CRM, estas herramientas están más especializadas en la gestión, en este caso de almacenes, por lo que facilitan esa gestión y la automatización. Como en el caso anterior, son sistemas que pueden integrarse con los ERP.

Sistemas de Gestión Documental (SGD)

Los SGD se orientan a la gestión documental, es decir, a la creación, almacenamiento, archivado y organización de grandes volúmenes de documentos, ya sean en formato electrónico o en papel.

Business Intelligence (BI)

Los sistemas de Business Intelligence (BI) están orientados a la gestión y almacenamiento de grandes volúmenes de información y al apoyo a la dirección en la toma de decisiones.

Hasta hace poco tiempo, los sistemas de BI eran independientes de los ERP. Sin embargo, en la actualidad están integrados con ellos para aportar una solución integral para la toma de decisiones.

Gestión de procesos empresariales (BPM)

Los BPM facilitan el flujo, la coordinación y la secuenciación del trabajo de una empresa a través de sus diferentes departamentos y usuarios. Son soluciones específicas o bien integradas con los ERP de la compañía, al igual que las anteriores.

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Beneficios de los sistemas de gestión para las empresas

Los beneficios de la implementación de un correcto sistema de gestión empresarial son evidentes:

  • Automatiza buena parte de los procesos de la compañía, cosa que permite reducir los errores humanos y los costes de un trabajo manual.
  • Permite acceder a la información de una forma mucho más ágil y sencilla. Además, facilita la toma de decisiones empresariales gracias a herramientas de analítica, ya que los datos están unificados en un único sistema.
  • Da acceso a información actualizada, en tiempo real y centralizada, lo que hace posible obtenerla o consultarla desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y con varios accesos simultáneos al mismo tiempo por parte de diferentes usuarios.
  • Mejora la productividad y el uso del tiempo de los empleados. Las tareas de gestión y administración quedan automatizadas, cosa que mejora el uso del tiempo de los empleados y permite que se puedan dedicar a tareas más productivas.
  • Se adapta a las necesidades de cada empresa, con lo que se consigue que la eficiencia sea todavía mayor y, sobre todo, que el sistema de gestión responda perfectamente a las demandas concretas de la compañía usuaria.

¿Qué necesita tu empresa para implementar un sistema de gestión?

Antes de poner en marcha un sistema de gestión, las empresas deben identificar sus necesidades y estrategias particulares. No es lo mismo una compañía de servicios que una de fabricación que tenga que producir los bienes, almacenarlos y distribuirlos.

Podemos imaginar los sistemas de gestión como un árbol, en el que el tronco es lo común a todos ellos, mientras que las ramas son el componente específico de cada uno en particular. Existen dos opciones: implementar el nuevo sistema en paralelo dejando las directrices operativas en común, y luego integrar todos los sistemas restantes, o implantar el sistema de gestión integrado de cero, que es el método más rápido.

Una vez sepas qué módulos requiere tu empresa y la interrelación entre ellos, el siguiente paso es escoger un ERP que se ajuste a esas necesidades. Este sistema ayuda a tomar decisiones que aportan valor y le dan más poder competitivo a la compañía. Además, como has visto, los ERP se utilizan junto a herramientas de inteligencia de negocios para tener una visión integral de la empresa, con información en tiempo real.

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