¿Cómo implantamos un ERP?

Cuando una compañía está decidiendo o bien ya ha decidido el ERP con el que trabajará durante los próximos años, hay una avalancha de dudas que surgen. Entre ellas seguro que se encuentran con la siguiente: ¿Cómo lo vamos a implantar?

La duda es muy razonable, ya que las personas que se enfrentan a un reto de estas características normalmente no tienen ninguna experiencia, o en el mejor de los casos, han pasado por uno o dos procesos de migración de una solución ERP en toda su vida.

Además, el hecho de que un proyecto así deba coincidir temporalmente con el día a día de la empresa, hace que no sea fácil conjugar su ejecución y la conciliación con las tareas habituales de cualquier organización, las cuales, en la mayoría de los casos, son actividades funcionales repetitivas e intensivas.

Por eso, es tan importante la selección tanto de quién implanta el ERP como el propio ERP seleccionado. En el equipo de consultoría de ekon, utilizamos la metodología MISION para realizar la implantación, que está basada en las metodologías más relevantes del mercado como son PMP y PRINCE, sin olvidarnos de nuestra dilatada experiencia en la implantación de software ERP y nuestras mejores prácticas.

Cada proyecto de implantación está dirigido específicamente por un Jefe de Proyecto, encargado de supervisar toda la operación y ser el interlocutor válido con los responsables de la empresa cliente, que le manifestarán directamente sus requisitos y necesidades. El Jefe de Proyecto coordinará junto con el equipo de implantación la mejor estrategia para su puesta en marcha, estableciendo el calendario y la sucesión de hitos, de manera que afecte lo menos posible a la empresa. Aprovechando los tiempos sugeridos por el cliente, y según los departamentos afectados, número de usuarios, infraestructuras disponibles o urgencia, así se marcará el ritmo de trabajo para su ejecución en plazo.

Para ello se pueden requerir directamente los servicios del equipo técnico de la empresa desarrolladora del programa ERP, o bien algún partner tecnológico de confianza, ya sea por conocimiento del sector de actividad o por su cercanía geográfica. En cualquier caso, la recomendación previa sería demostrar la familiarización en el producto mediante certificación del fabricante. Esto es vital, hay que resaltar la importancia de “no solamente elegir un buen producto, sino que es necesario elegir un buen equipo que implante la solución”. Un programa de gestión y planificación de recursos de la empresa no es como un antivirus que viene en una caja y lo instala un empleado con más o menos conocimientos informáticos. Lo cual no significa que el departamento informático de la empresa cliente no pueda o deba implicarse al máximo, especialmente al inicio, en las entregas clave y al cierre del proyecto.

Todo el equipo del proyecto trabaja al unísono para alcanzar los objetivos equilibrando la calidad, alcance, tiempo y costes. En muchas ocasiones se oye hablar precisamente de la “triple restricción” (alcance, tiempo y costes) cuando se solicitan requisitos concurrentes, ya que la calidad del proyecto puede verse afectada por el equilibrio de estos factores. Los proyectos con éxito deben entregar producto y/o servicio contratado, en el tiempo establecido y dentro del presupuesto marcado; a nadie le gusta atender sobrecostes venidos, ni al que tiene que pedir una ampliación de las facturas ni al que tiene que pagarlas. La relación entre los tres factores es tal que si se cambia cualquiera de ellos acaba afectando a los otros.

Hay que advertir que no estamos hablando ni de ciencia exacta ni de ciencia difusa. Existen imprevistos y causas mayores, los riesgos son inherentes en cualquier proyecto por lo que la gestión de riesgos es factor clave para el éxito del mismo. Aquí se demuestra la profesionalidad y experiencia del Jefe de Proyecto que se preocupará y tendrá en cuenta todo lo necesario para adelantarse y gestionar estos posibles riesgos de manera que su efecto sobre el proyecto se elimine o se mitigue todo lo posible. La gestión de riesgos consta de cuatro procesos (identificación, análisis, planificación de la respuesta, y supervisión y control de riesgos), y con protocolizar dicha metodología el Jefe de Proyecto consigue que el proyecto sea altamente predecible.

Hay ciertamente otra serie de aspectos a considerar en la implantación de un ERP, y que son realmente importantes para el equipo ekon. Son valores y principios como la transparencia, el trabajo en equipo con el cliente, la formación y el desarrollo de las competencias del cliente para que sean autosuficientes, la confidencialidad, la responsabilidad y por último, y no menos importante por ello, el cumplimento de nuestro compromiso dado al estrechar la mano y formalizar el acuerdo.