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¿Qué es un ERP y para qué sirve?

Si te preguntas qué es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), la definición más clara es que son sistemas de información que integran los datos y automatizan los procesos de negocio de la empresa en una única plataforma digital; desde las compras, la contabilidad, las finanzas, la fabricación, las ventas y los recursos humanos, entre otros.

Con ello se consigue una mayor eficiencia en la gestión de tu empresa, ya que los procesos de negocio se gestionan de manera integrada y digital en un único sistema. Así, se eliminan ineficiencias provocadas por exceso de tareas manuales, demoras entre departamentos y desperdicios en la operativa de la empresa, que no hacen sino añadir costes ocultos e impactar negativamente en la productividad del conjunto.

¿Y por qué son tan importantes los procesos de negocio?

La importancia de la gestión de procesos de negocio

En lenguaje empresarial, un proceso son un conjunto de actividades que realizadas de forma secuencial añaden valor añadido a un producto o servicio, hasta su entrega al cliente final.

Los procesos de negocio en una empresa suelen involucrar a múltiples departamentos y personas que tienen que colaborar entre sí para crear y entregar un valor final al cliente. Pueden ser tanto procesos de transformación física de un producto, como de gestión administrativa. Además, suelen traspasar las fronteras de la propia empresa al colaborar con partners, proveedores, clientes, etc.

Lo importante en la gestión de un proceso es que en cada etapa se aporte el máximo de valor añadido, es decir, aquello por lo que el cliente está dispuesto a pagar. Por ejemplo, la logística de un producto no aporta valor al cliente, solo añade tiempo y costes. Sin embargo, esa logística es necesaria para que el producto llegue al cliente final. Pues bien, la clave de la gestión de procesos es reducir al máximo lo que no crea valor; en este caso el tiempo de almacenaje y envío del producto al cliente para alcanzar la máxima eficiencia operativa.

En este caso, para conseguir una reducción de tiempos y una optimización del almacenaje es fundamental que tengamos una predicción certera de los pedidos, un sistema digitalizado de pedidos que mande las órdenes en tiempo real, una contabilización automática (no manual) de los inventarios, un sistema automático de reposiciones, etc. Todo ello se consigue con una integración de la información y una automatización de los procesos.

Hacia la excelencia operativa mediante un sistema de gestión ERP

Hemos hablado de un proceso. Pero si pensamos en una empresa, veremos que su cadena de valor es más compleja, ya que hay múltiples procesos verticales y horizontales que involucran a diferentes personas, áreas y departamentos.

En ese entorno tan disperso necesitamos de la máxima agilidad y eficiencia para no incurrir en un caos ingobernable que dispare los costes, errores y tiempos de entrega. Porque no es solo lo que haces, sino cómo lo haces. A más eficiencia operativa se obtienen menores costes, mejores productos y clientes más satisfechos. ¿Y cómo podemos gestionar de forma integrada, ágil y eficiente un escenario tan disperso?

Los sistemas de gestión ERP ayudan precisamente a integrar, estandarizar y automatizar los procesos de la empresa en una única plataforma digital accesible por todos.

Mediante un sistema ERP las personas saben qué tareas tienen que hacer, cómo y cuándo, porque el sistema les guía de forma automática sobre los inputs y outputs que son necesarios hacer en cada etapa de cada proceso (puede haber decenas o miles). Además, todo queda registrado y todo el mundo tiene acceso unificado a información relevante para su trabajo desde cualquier lugar.

Los sistemas de gestión ERP ayudan a eliminar ineficiencias y reducir tareas de poco valor añadido relacionadas con demoras, sobreproducción, errores de fabricación, exceso de inventarios, errores de servicio al cliente y muchos relacionados con procesos de oficina, que normalmente ocurren por una falta de automatización y digitalización de los procesos. Errores y desperdicios que, de ocurrir, acabaremos repercutiendo a nuestro cliente con un precio más alto y una peor calidad de servicio. ¿De verdad seremos así competitivos y diferenciales para ellos?

De forma muy general, los sistemas de gestión ERP incluyen funcionalidades para finanzas y contabilidad, marketing y ventas, distribución, inventarios y compras, gestión documental y de recursos humanos, así como fabricación y gestión de cadena de suministro, entre otros.

Ventajas de un sistema ERP

Integración de datos

Un sistema de gestión ERP evita la duplicación de datos entre diferentes sistemas y funciones de la empresa. Estos sistemas reducen los riesgos de imprecisiones, eliminan el tiempo dedicado a revisiones de errores y a la reconciliación continua de la información operativa de la empresa.

Única fuente de verdad

Los sistemas ERP aportan mayor visibilidad del negocio a los directivos y trabajadores de la organización. La empresa obtiene una “fuente única de la verdad” donde todos los usuarios se benefician porque comparten acceso – y responsabilidad – a una información actual, completa y precisa para su trabajo.

«Con Ekon adaptamos los procesos a las necesidades de nuestros clientes, siendo mucho más ágiles.»

Sergi Cardó, CIO Grupo Miralles

Excelencia operacional

La automatización de los procesos y el acceso a información en tiempo real facilitan una mayor comunicación y colaboración entre las personas y los departamentos de la empresa. De esta manera, la empresa puede mejorar de manera continua la forma en la que crea y entrega su valor a sus clientes.

Reducción de costes

Los sistemas ERP reducen costes operativos e incrementan la eficiencia de la organización, por ejemplo, a través de un ahorro en costes de inventario, producción o de compras. Asimismo, las empresas que adquieren un sistema de gestión ERP pueden reducir costes operativos en tareas administrativas.

¿Quieres saber más sobre qué tipos de sistemas de gestión ERP existen? Te lo explicamos

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