Menos costes operativos: una cuestión de visión

En el competitivo mundo actual, hay tres factores (precio, calidad y plazos) que resultan críticos para las empresas a la hora de lograr el éxito frente a otros jugadores del mercado. El control de costes operativos es una de las mejores prácticas a aplicar para alcanzar ese objetivo.

Además de servir para adaptarse a los cambios tecnológicos y del entorno, una adecuada gestión de costes es la mejor forma de resolver muchos de los problemas y superar los desafíos que imponen los sistemas de contabilidad tradicionales.

La determinación precisa de los costes, su adecuada asignación a los productos y la eliminación de desperdicios crean valor para los grupos de interés a través de la mejora continua. Ello permite desarrollar una ventaja competitiva para la compañía basada en la visibilidad y el acceso al conocimiento. Te contamos más…

¿Qué se consideran costes operativos?

Los costes operativos son los gastos continuos incurridos en el día a día normal del funcionamiento de una empresa. Entre los más comunes se encuentran los de alquiler, equipo, inventario, marketing, nóminas, seguros sociales y fondos asignados para la investigación y el desarrollo.

¿Qué costes no se consideran gastos operativos?

Los gastos operativos no incluyen el coste de los bienes vendidos (materiales, mano de obra directa y gastos generales de fabricación) ni los gastos de capital (gastos mayores, como edificios o máquinas).

¿Cómo se calculan los costes operativos en una empresa?

Los costes operativos son la suma de todos los gastos distintos al coste de los bienes vendidos. Como avanzábamos, esto hace referencia a los gastos de alquiler, el coste de marketing, los gastos de nóminas, etc.

La fórmula para calcular los gastos operativos se puede expresar simplemente como la suma de varios gastos de ventas, generales y administrativos (como salarios del personal de oficina, comisiones de ventas, costes de promoción y publicidad, gastos de alquiler o servicios públicos, entre otros). Matemáticamente, se representa de la siguiente manera:

Gastos operativos = Salarios + Comisiones de ventas + Costes promocionales y publicitarios + Gastos de alquiler + Servicios públicos

Por otro lado, la fórmula para averiguar los costes operativos también se puede expresar como ingresos menos ingresos operativos, menos coste de los bienes vendidos. Esta fórmula quedaría así:

Gastos operativos = Ingresos – Ingresos operativos – Coste de los bienes vendidos

¿Qué ayuda a reducir los costes operativos en las empresas?

Arrendar un espacio de oficina, pagar los costes de algunos servicios públicos o mantener una oficina física puede resultar en una pérdida de recursos financieros. Si deseas mantener los costes operativos bajo control, necesitas analizar en qué se invierte el capital de tu empresa.

Hay gastos que pueden evitarse, como los relacionados con lo siguiente:

Procesos manuales. La automatización es sinónimo de eficiencia y eso significa menos tiempo invertido y un uso de los recursos más racional. Cuando no se adopta la tecnología adecuada, el trabajo lleva horas en vez de minutos y eso implica un mayor gasto en sueldos, equipos, instalaciones, etc.
Cargos por retrasos en los pagos. Cuando la factura de un proveedor no se abona con puntualidad, puede darse un aumento de la cuantía adeudada, al sumarse una multa o intereses al monto original. Llevar un sistema de contabilidad ordenado previene este tipo de gastos, que engrosan la cuenta de costes operativos.
Sobrecarga de trabajo. Tener al personal ocupado por encima de sus posibilidades se traduce en una mayor tasa de errores, además de en un descenso en el rendimiento y la satisfacción laboral. La subcontratación evita este tipo de problemas, a la vez que impulsa la eficiencia en determinadas tareas, lo que reduce el gasto operativo.
Falta de flexibilidad. Permitir que el equipo trabaje a distancia también es una forma de reducir los costes totales. La flexibilidad es relevante en el control de los costes, aunque, para que pueda ser implantada de manera efectiva, se necesita tener una visión adecuada de la situación de la compañía.

¿Cómo puedes controlar los costes operativos?

Todas las empresas y, dentro de ellas, sus distintos departamentos pueden hallar la manera más oportuna de recortar los costes operativos eliminando ineficiencias. Esta puede ser distinta en cada caso.

Para ello, tienen a su alcance diferentes soluciones, como automatizar tareas manuales y que consumen mucho tiempo, trasladar un establecimiento físico al entorno online o abrir un e-commerce. También pueden subcontratar determinadas tareas, las que tienen menor importancia estratégica y son intensivas en recursos, o apostar por una cultura más sostenible para ahorrar más.

De hecho, muchas de estas soluciones pueden ser implementadas de manera simultánea, y sus logros monitorizados con el software de Business Intelligence adecuado. Hablamos de una solución personalizable, que se adapte a las necesidades del negocio a medida que crece y que resulte intuitiva desde el principio.

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