El frágil equilibrio entre tiempo, coste y alcance en un proyecto IT

A lo largo de nuestro día a día y sin saberlo, realizamos muchas acciones de forma muy similar a como gestionamos los proyectos. Si tenemos una necesidad, simplemente buscamos la mejor forma de cubrirla. Nos aseguramos de si disponemos de capacidad económica suficiente o bien buscamos financiación. Y finalmente adquirimos el producto seleccionado o contratamos el servicio elegido que satisface la necesidad. Este proceso puede ser instintivo e inmediato si, por ejemplo, estamos realizando la compra semanal, o bastante más largo si la operación lo requiere, como podría ser la compra de una casa o de un coche.

Cuando estamos ante un proyecto IT, el proceso que seguimos es el mismo porque en primer lugar detectamos una necesidad, que debe estar alineada con nuestra estrategia empresarial. Realizamos un bussiness case y lo convertimos en un proyecto. En segundo lugar, una vez sabemos lo que queremos, podemos definir el alcance, lo valoramos económicamente y determinamos en cuánto tiempo lo tendremos disponible. En tercer lugar analizamos nuestra capacidad de inversión y el retorno de la misma. Y, por último, tomamos la decisión de arrancar con el proyecto…o no.

Los paralelismos entre el proceso personal y el empresarial son evidentes, aunque puedan ser a distinto nivel. Incluso ambos cuentan con poyaques (pues ya que estamos…) ¿Quién no ha ido a un centro comercial a comprar pan y ha salido con una TV de 40″? Del mismo modo, en el mundo empresarial, quién no ha oído alguna vez la famosa frase «nosotros no hacemos nada de forma especial y nos adaptamos al estándar» y al final en cada paso que da el proyecto aparecen necesidades especiales que resultan críticas para el buen funcionamiento de la organización; necesidades a las que deben adaptarse las soluciones de gestión empresarial.

Los principales y mayores riesgos en la gestión de proyectos tienen que ver con su alcance, entendiéndolo como la definición de forma clara y meridiana del objetivo que se quiere conseguir con dicho proyecto, y que una vez obtenido supondrá la finalización de este, si es que no trabajamos por fases. Una falta de definición clara de lo que se hará en el proyecto crea malos entendidos entre los interesados, genera desconfianza y oscurece la responsabilidad de cada uno de los que participan.

Existe además un frágil equilibrio entre tiempo, coste y alcance. La variación de cualquiera de los tres elementos afecta directamente a los otros dos:

Además, la indefinición del alcance y/o su modificación a lo largo del proyecto es también una de las principales causas de retrasos en las entregas y del incremento de los costes. Además, puede provocar una gestión incorrecta del tiempo, de los costes, de la calidad, de los recursos humanos, de las comunicaciones, de los riesgos, de las adquisiciones y de los interesados… vaya, que afecta a todas las áreas de conocimiento que define el Project Management Professional (PMP©).

Un alcance mal definido en el ámbito privado/particular, puede acabar en un buen rapapolvo cuando nos vean llegar a casa con una nueva TV de 40”, incluso si también traemos la barra de pan que era el objetivo inicial de nuestra visita al centro comercial. Un alcance mal definido en el ámbito empresarial puede suponer un fracaso del proyecto y el derroche de una pérdida de oportunidad de negocio, además de la presumible pérdida del cliente. Es por esto que en cualquier metodología de implantación de proyectos, debemos mostrar una especial atención al alcance desde el principio, además de ir contrastando con la información veraz y en tiempo real que nos proporciona un software de gestión de proyectos, la evolución del proyecto, para no perder nunca de vista el alcance predefinido.