En el sector de la distribución son muchísimas las cosas que se deben llevar al día, actualizar constantemente, organizar, gestionar y hasta mejorar. Y por mucho que contemos con los mejores ERP para facilitarnos el trabajo, somos humanos y, por tanto, existe la posibilidad de que nos equivoquemos. Pero para todo error hay una solución. Por ejemplo, las facturas rectificativas.
A continuación te explicamos todo lo referente a ellas, para que sepas en qué consisten y cómo usarlas si las necesitas.
¿Qué son las facturas rectificativas?
Las facturas rectificativas son documentos que tienen la finalidad de corregir las facturas originales.
Cuando se expide una factura, no se puede modificar ni eliminar. Por ello, es necesario hacer una factura rectificativa si se quiere cambiar, eliminar o incluir cualquiera de los datos que aparecen o faltan en la original.
¿Cuándo deben hacerse las facturas rectificativas?
Según el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, no se puede modificar una factura original ni se puede anular para crear otra nueva. En cambio, se debe realizar una factura rectificativa dejando la original intacta.
Además, una factura de esta clase solo debe emitirse según los supuestos explicados en los apartados 1 y 2 del artículo 15 del Reglamento de facturación.
Las principales causas por las que deben hacerse son las siguientes:
Por errores en la información
Esta suele ser la razón más común de la emisión de facturas rectificativas. El error puede encontrarse en la fecha de factura, en el número, en el Número de Identificación Fiscal o en los domicilios, entre otros.
Por rectificación
Es posible que se hayan calculado mal los importes, tanto de la factura como de impuestos como el IVA o el IRPF. En tales casos también se debe hacer una factura rectificativa.
Por falta de información
Cuando se emite una factura y en ella faltan datos importantes, es necesario hacer una rectificación. Los fallos aquí pueden ser, por ejemplo, no incluir los NIF o CIF del emisor o del receptor, no indicar las direcciones fiscales, etc.
Facturas rectificativas negativas o de abono
Las facturas rectificativas negativas son aquellas que hemos de emitir cuando tenemos que pagar, es decir, cuando debemos dinero. Se da el caso en el momento en que, por error, hemos cobrado de más.
Pero de hecho, pese a que anteriormente se llamaban así y conviene que conozcas esta denominación, desde el 1 de enero del 2013, cuando se aprobó el nuevo reglamento de facturación, pasaron a llamarse facturas de abono.
Facturas rectificativas positivas
Las facturas rectificativas positivas deben emitirse cuando nos deben dinero. En otras palabras, cuando hemos hecho una factura original y nos hemos equivocado en el importe poniendo un valor inferior al que deberíamos cobrar.
¿Cómo debe ser una factura rectificativa?
Hay una serie de requisitos para que las facturas rectificativas sean legales. Estos requisitos giran entorno a lo que se debe incluir en ellas y son los siguientes:
- Deben explicar cuál es la causa por la que se ha tenido que hacer la rectificación.
- Han de incluir todos los datos identificativos de la factura original, número y fecha, para que puedan ser asociadas a la misma.
- Tienen una numeración especial y diferente a las facturas ordinarias. Es decir, en este tipo de facturas no hay que seguir la numeración de las originales.
- En ellas se debe indicar que son facturas rectificativas y qué es lo que se está modificando.
- Tienen que incluir todos los datos completos del emisor y del receptor (dirección, nombre, CIF o NIF, etc.).
- La fecha de emisión debe ser la que hace referencia a la factura rectificativa, y en ningún caso la de la original.
¿Cómo emitirlas?
Al emitir las facturas rectificativas deben seguirse una serie de pasos para que todo el proceso sea legal y no se incurra en errores que posteriormente afecten a las finanzas ni a la contabilidad de la empresa:
- En primer lugar, es obligatorio que desde el momento en el que se detecte el error en la factura original se modifiquen los datos en una factura rectificativa en el plazo máximo de un mes.
- Pasado el mes, hay que comunicar por escrito a la Agencia Tributaria que se ha hecho una modificación y así poder anular la cuota repercutida en la factura original.
Como su nombre indica, las facturas rectificativas te permiten rectificar todo aquello que no es correcto de las facturas originales que has emitido y, a la vez, facilitan que todos los trámites relacionados con la Agencia Tributaria sean correctos. Con el ERP de Ekon podrás gestionar las finanzas de tu empresa y adaptar el software a tus necesidades. ¿Cuentas ya con él?
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