La ficha de almacén, una herramienta fundamental para la organización

Tener el control exacto del stock con el que se cuenta en un almacén es imprescindible para poder trabajar con más exactitud, planificación y organización. Para ello, la ficha de almacén es el tipo de herramienta más eficaz. Y es que estas fichas permiten conocer todos los movimientos que se llevan a cabo con las existencias, tanto para las entradas como para las salidas, y tener claros los precios.

A continuación te explicamos en qué consisten exactamente las fichas de almacén, qué elementos deben contener y qué beneficios pueden aportarle a tu negocio, en más detalle.

¿Qué es una ficha de almacén?

Las existencias son todos aquellos productos que se guardan en el almacén, desde que se fabrican o se compran, hasta que se utilizan, se venden o se consumen.

En el momento de la adquisición tienen un coste para la empresa, y es necesario saber calcular cuál debe ser su valor final antes de ponerlas en el mercado. Para ello, y para conseguir sacarles el máximo rendimiento posible, debemos llevar a cabo una buena organización y mantener una constante actualización de todas las mercancías que vamos adquiriendo o vendiendo. Y, por supuesto, de los precios a los que lo hacemos.

La ficha de almacén es clave para poder gestionar estos aspectos. En cada una de ellas queda constancia inmediata de todos los movimientos que la empresa lleva a cabo y de la información relativa a los mismos: entradas, salidas, costes, ingresos…

Además, gracias a la ficha de almacén de cada producto podremos saber cuáles son las existencias con las que contamos para poder finalizar correctamente los proyectos que tenemos en marcha y gestionar, con exactitud, qué necesitamos adquirir.

Por tanto, las fichas de almacén nos proporcionan una ‘fotografía’ instantánea de todas las mercancías que tenemos en el almacén, y esta nos permite analizar con rapidez qué tenemos, qué necesitamos y cuáles serán los beneficios que debemos esperar.

¿Qué elementos aparecen en una ficha de almacén?

El formato de una ficha de almacén variará en función de las necesidades de cada empresa y del sistema de logística de almacenamiento que se aplique en ella.

Se debe abrir una ficha por cada artículo, clase y variedad del mismo y es importante tener en cuenta que, para que la gestión sea inmejorable, no deben mezclarse diversas mercancías, ni tipos de producto, en ellas.

Una buena ficha de almacén debe contar, como mínimo, con dos partes diferenciadas:

El encabezamiento

Aquí es donde aparecerá el nombre de tu empresa, el método de logística de almacenamiento que lleva a cabo, el nombre del producto, la referencia numérica que se le haya asignado, el proveedor con el que trabaja tu compañía, el plazo de entrega o tiempo que se tarda en recibir la mercancía y el stock mínimo con el que se debe contar.

La descripción

En este apartado es donde hay que desglosar toda la información referente a la operación en sí. Es decir, cuándo se llevó a cabo, quién es el proveedor que ha suministrado la mercancía o el cliente que la ha adquirido, así como la factura o justificante de la transacción.

Se debe anotar también todo lo referente a la compra o entrada de las mercancías, las cantidades adquiridas, el precio y el coste total de la operación.

Otro aspecto imprescindible en la ficha de almacén es la venta o salida de las mercancías. Es necesario anotar cada una de ellas con los precios que se hayan aplicado según los criterios para el control.

Y, por último, hay que incluir un apartado referente a las existencias. Aquí es donde debe quedar reflejado el número de unidades que todavía quedan en el almacén, así como los precios que se han calculado para su venta en función del importe invertido en cada producto.

Los beneficios de un buen control del stock

Las fichas de almacén son clave para un buen control del stock en tu almacén, y este te proporcionará innumerables beneficios. Entre ellos, destacan los siguientes:

Poder especificar cuál es el stock mínimo con el que debes contar para mantener tu actividad siempre en funcionamiento. De este modo, evitarás quedarte sin existencias.
Evitar también los excedentes, que hacen que muchas empresas gasten recursos innecesarios y que ocupan parte de sus almacenes de un modo innecesario.
Tener mucha más facilidad para sacar inventarios a fecha y, por tanto, pasar las auditorías sin problemas.
Reducir el tiempo empleado en la logística de almacenamiento.
Acceder a históricos de precios, salidas, entradas, proveedores, clientes, plazos de entrega, etc.

Ahora que ya tienes más claro qué es una ficha de almacén y cómo puede ayudarte a supervisar la situación del stock en tu empresa, seguro que eres consciente de su importancia. En Ekon, como especialistas en software de gestión empresarial, queremos ayudarte a que tengas el máximo control sobre tu almacén y sobre tus beneficios totales. Por ello, ponemos a tu disposición un software especializado, que podrás adaptar a las necesidades específicas de tu compañía y que te permitirá llevar a cabo un control exhaustivo de todo cuanto pase en ella.