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Gestión Empresa – Despacho Profesional: todo ventajas

Las empresas de mediano tamaño (51 a 200 trabajadores) tienen un importante reto: llevar una administración equiparable en complejidad a la de una empresa grande, pero con las limitaciones que su presupuesto y recursos les imponen. La gestión empresa – Despacho profesional, cuando se plantea de forma compartida, puede ser la solución más indicada para resolver esas dificultades y obtener beneficios adicionales que les aporten una ventaja competitiva.

El desafío a las empresas de mediano tamaño

Uno de los momentos más delicados de la gestión de una empresa mediana es el de abordar las obligaciones legales, tanto con los trabajadores, como con la Agencia Tributaria.

La complejidad y nivel técnico de los textos y su continua actualización requieren de la potencia de un ERP. Sin embargo, las empresas medianas españolas se encuentran con que no pueden disponer de profesionales especializados en estas materias, algo que les dificulta poder garantizar el correcto cumplimiento de la legislación aplicable.

Multas, sanciones, recargos y problemas de imagen son solo algunas de las consecuencias de perder alineación con la normativa vigente. Se trata de un riesgo que ningún empresario responsable debería correr, puesto que puede afectar al futuro de su negocio.

¿Has experimentado en primera persona estas dificultades?

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La dificultad para abordar las obligaciones legales en materia de personal y fiscalidad

Las empresas están obligadas a llevar una gestión contable de su negocio y realizar las declaraciones de impuestos (impuesto de sociedades, IVA, pagos a cuenta, etc.)

También estar obligadas a una gestión de personal compleja: altas y bajas de trabajadores, contratos de trabajo, nóminas, etc.

Hablamos de gestión contable, fiscal y laboral, tres campos diferentes, pero complementarios, que suelen requerir de expertos para poder garantizar que la empresa se halla al día de sus obligaciones. Economistas y graduados sociales son, normalmente, quienes apoyan a las medianas empresas en su gestión, aunque necesitan algo más.

Estos especialistas, para poder realizar sus gestiones requieren disponer de software gestión de empresa o despacho específico.  La cuestión es que no todas las empresas pueden resolver esta situación de la misma forma.

Nuevamente, nos encontramos con que las limitaciones que plantean sus recursos restringen su capacidad y, por eso, nos encontramos con diferencias, como:

  • Empresas pequeñas (hasta 50 trabajadores): por lo general, no disponen de software gestión PYME ni tienen personal especializado. En la práctica esta falta de programas y perfiles se suple contratando a un Despacho Profesional que se ocupe de la gestión fiscal, laboral y contable.
  • Empresas grandes (más de 200 trabajadores): es habitual que este tipo de organizaciones cuente con departamentos específicos (Departamento de RRHH, Departamento Financiero), con un Director por área y un equipo especializado de profesionales para ocuparse de la gestión. Suelen ser autosuficientes y, por eso, están plenamente capacitadas para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones sin necesitar del apoyo de un Despacho Profesional

Pero ¿Qué sucede con las empresas medianas? ¿Cómo se enfrentan a sus obligaciones en materia de personal y fiscalidad las empresas de 51 a 200 trabajadores?

Cómo la gestión empresa – despacho profesional puede ayudar

Las empresas medianas tienen necesidades de gestión al nivel de una empresa grande, pero con los recursos de una empresa pequeña. Se trata de un caso muy particular que, por un lado, requiere que se cuente con un software gestión PYME y, por otro requiere de un expertise del que no siempre se dispone.

En la práctica, este tipo de empresa emplea un ERP para la gestión financiera. Este programa se alimenta automáticamente de la facturación, utiliza cartera, tesorería, etc. Es por ello que, en plantilla, se suele contar con administrativos que pueden encargarse de parte de la gestión contable. Sin embargo, estos profesionales no tienen suficiente capacitación para decidir sobre inversiones, amortizaciones, cierres anuales y los impuestos asociados.

A nivel de gestión de personas les ocurre lo mismo, necesitan un programa propio para gestionar la información de los trabajadores, pero les falta cualificación para realizar procesos complejos como la nómina, cotización, atrasos, finiquitos, etc.

Entonces, ¿quién se ocupa de llegar donde el software de gestión PYME no llega?

Existen diferentes formas de abordar esta necesidad:

  1. Que todo lo haga un Despacho Profesional, como en las empresas pequeñas, pero renunciando al acceso a la información. Al no contar con el software gestión PYME, la empresa mediana se estaría privando de utilizar cartera, gestión de saldos, analítica, tesorería, etc. La razón es que un Despacho lleva a cabo la contabilidad en sus propios ordenadores y siempre con un desfase de tiempo.
  2. Ocuparse de la gestión internamente, asumiendo el alto coste por los programas informáticos y el personal cualificado que debe utilizarlos.

Pero existe una opción alternativa a las dos anteriores: la gestión empresa – despacho profesional compartida.

Aplicar este modelo de gestión implica que la empresa pueda acceder a los sistemas informáticos del Despacho para llevar a cabo ciertas funciones, como introducir datos, consultas y listados.

Aunque, no hay que olvidar que la gestión global queda en manos del Despacho, que es quien se encarga de finalizar los procesos: prepara las nóminas y cotización, cierres contables, declaraciones fiscales, etc. Al mismo tiempo el Despacho garantiza el asesoramiento legal que pueda precisar la empresa.

Las ventajas de un modelo de gestión compartida

Esta opción alternativa es posible gracias al avance de la tecnología de comunicaciones y a la seguridad de los sistemas y programas. Ambas permiten que un Despacho Profesional puede compartir su informática con las empresas, posibilitando un acceso restringido a las funciones que se hayan definido.

¿Cómo sería la práctica de esta opción?

Existen varios ejemplos que ilustran las ventajas de contratar los servicios de un Despacho Profesional para llevar una gestión empresa – despacho compartida:

  1.   Un Despacho puede dar acceso a una empresa para consultar la información de los trabajadores, imprimir las nóminas o resúmenes de costes, etc. El Despacho Profesional pone, por ejemplo, su aplicación de nómina a disposición de la empresa, que, de forma remota (a través de Internet) ,puede realizar ciertas gestiones como son: altas de trabajadores, contratos, listados, consultas de información, etc. Es el Despacho quien realizar los procesos más complejos como la cotización a la Seguridad Social y las declaraciones de IRPF. Por seguridad, la empresa no debería poder acceder a información de otras empresas ni a procesos complejos
  2.   Un Despacho puede compartir un ERP con sus clientes para que las empresas lo utilicen libremente. Cabría, incluso, la posibilidad de personalizado. La empresa puede dar de alta clientes, artículos, puede facturar y llevar a cabo todos sus procesos administrativos. En este caso, el despacho se encargará de realizar los procesos contables y financieros que entrañen mayor complejidad, como las declaraciones fiscales. Como resultado, la empresa dispone de un ERP que le facilita de forma automática la contabilización de facturas de clientes y proveedores, al mismo tiempo cuenta con un Despacho Profesional para complementar y supervisar la contabilidad.
  3.   Un Despacho puede dar acceso a los trabajadores de la empresa al “portal del empleado” para que puedan consultar o descargar las nóminas, certificados de salarios o mantener los datos de carácter personal. Nuevamente, al tratarse de información sensible, las medidas de seguridad del software gestión PYME serán un punto clave a tener en cuenta.

La gestión compartida empresa – Despacho es el mejor modelo para abordar las obligaciones legales de la empresa, al garantizar la potencia de una aplicación informática específica y la solvencia de profesionales especializados en las distintas áreas.

¿Te estás planteando probar el modelo de gestión compartida? ¿Ya tienes un software gestión PYME y te falta algo más?

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