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Software para gestorías: características, funciones y beneficios

La empresa de gestoría tiene una gran cantidad de responsabilidades, no solo de cara a sus clientes, sino también en cuanto a la gestión de su información interna, que es crucial para su correcto funcionamiento como organización. Sin embargo, gracias al software para gestorías es posible minimizar esa carga de trabajo, al mismo tiempo que se optimizan y mejoran los procesos, beneficiando así tanto a la empresa como al cliente.

Por tanto, es necesario conocer qué es un software de gestorías, cuáles son sus características y sus funciones.

¿Qué es un software para gestorías?

Un software para gestorías se refiere de manera particular a un sistema de enterprise resource planning (ERP) especialmente diseñado para controlar la información crítica de empresas de gestoría.

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Este programa funciona como una plataforma integral que, a través de una base de datos centralizada, permite digitalizar y automatizar distintas operaciones típicas de la gestoría, tanto internas como externas. Por ejemplo, operaciones financieras, administrativas, fiscales, legales, laborales, entre otras. 

Características de un software para gestorías

Entre las principales características de un software para gestorías se encuentran las siguientes 

  • Modularidad: el software para gestorías está conformado por una serie de módulos, cada uno dedicado a un área determinada de la empresa. Como ya hemos adelantado más arriba, algunos de los principales módulos son los siguientes:
    • Módulo de gestión documental y de expedientes.
    • Módulo de contabilidad.
    • Módulo de gestión fiscal y tributaria.
    • Módulo de gestión laboral.
    • Módulo de gestión jurídica.
    • Módulo de facturación y de cobro a clientes.
    • Módulo de CRM para la gestión de la cartera de clientes y de estrategias de marketing y comunicación.

Gracias a la modularidad del software para gestorías la empresa tiene la libertad de decidir cuáles módulos utilizar y cuáles no en función de sus necesidades.

  • Integración: el software para gestorías opera como el eje central de toda la organización a nivel informático, integrando dentro de sí todos los flujos de trabajo y de comunicación de los distintos departamentos de la gestoría. De esta manera, los equipos de trabajo se mantienen interconectados y actualizados en tiempo real. Por ejemplo, si a un cliente se le gestiona un trámite fiscal, el departamento de ventas puede saber de manera inmediata y automatizada cuál es el servicio que le debe cobrar, sin necesidad de que el personal tenga que estar intercambiando llamadas o correos entre sí.
  • Centralización: como hemos mencionado, el software para gestorías funciona sobre una base de datos centralizada. En ese repositorio central se conectan y se sincronizan las diferentes fuentes de información de la empresa, lo cual le permite al ERP mantener un control sobre todos los datos de la organización, tanto de los procesos internos como de los clientes.

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Funciones de un software para gestorías

software gestorias

Gracias a los distintos módulos de este sistema ERP, el software para gestorías cumple múltiples funciones dentro de la organización, por ejemplo:

  • Automatiza la interacción bancaria en cuanto a la gestión de la tesorería y las conciliaciones.
  • Digitaliza la documentación financiera para hacer que cualquier documento pueda ser localizado fácilmente, como aquellos relacionados con presupuestos, estimaciones y activos fijos.
  • Ofrece soluciones de gestión y de asesoría tributaria sobre impuestos de sociedades, Renta y Patrimonio, fiscalidad de no residentes, cuentas anuales, entre otros.
  • Optimiza la gestión de todo el ciclo laboral y de las obligaciones jurídicas tanto de la gestoría como de sus clientes.
  • Organiza los flujos de trabajo de la gestoría para hacerlos más eficientes y precisos.
  • Gestiona múltiples modelos de nómina de los clientes de la gestoría.

Beneficios de implementar un software en gestorías

Algunos de los principales beneficios de implementar este tipo de software en gestorías son los siguientes:

  • La automatización hace posible que los procesos de cualquier área sean mucho más rápidos de realizar. Además, reduce al máximo los márgenes de error humano. 
  • Al centralizar y gestionar los datos desde un software de gestorías, se dispone de la información en tiempo real. Esto hace posible consultar transacciones e informes en cualquier momento. 
  • Los gestores tienen acceso a ratios e indicadores del negocio que les permiten tener un panorama general y/o detallado tanto de la empresa como de sus clientes, facilitando la toma de decisiones y la planificación estratégica.
  • La información estratégica gestionada dentro del software de gestorías puede ser compartida y controlada por distintas personas a través de perfiles de usuarios, cada perfil con limitaciones de acceso configurables para evitar que las personas equivocadas accedan a información confidencial. 
  • Las gestorías se pueden adaptar rápidamente a cualquier nueva situación en materia fiscal o laboral debido a cambios en la legislación.
  • Los software para gestorías más avanzados maximizan las garantías en cuanto a privacidad y seguridad de la información. De esta manera, las gestorías cumplen con el RGPD aplicado a los datos de sus clientes.
  • Estos tipos de ERP permiten que las gestorías puedan trabajar de manera simultánea la contabilidad de grupos heterogéneos de sociedades. Además, estas se pueden organizar de manera jerarquizada por países, fábricas, delegaciones, holdings, etc.
  • Las gestorías logran ajustar fácilmente las declaraciones oficiales para la administración pública local.

¿Cómo elegir un software para gestorías y asesorías?

El software de gestorías debe adaptarse a las necesidades y los objetivos de la empresa, por lo cual es importante que, al momento de elegir un ERP, se tomen en cuenta criterios determinantes como los siguientes: 

  • Requerimientos del sector: la empresa debe definir bien el tipo de herramienta en función de sus necesidades particulares. De esta manera, podrá contar con un software especialmente diseñado para gestorías y asesorías, tal como el software especializado de Ekon, y no uno genérico o que esté relacionado con otro sector.
  • Servicio en la nube: cuando se elige un software de gestorías, lo indicado es que la empresa tenga acceso al sistema a cualquier hora, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Por lo tanto, lo recomendable es optar por un ERP en la nube. Esta modalidad cloud garantiza que el programa esté siempre actualizado, que la información esté disponible y protegida en todo momento, y que no haya gastos adicionales relacionados con el mantenimiento de equipos físicos.
  • Protección de los datos: el software de gestorías debe velar por la seguridad de los datos tanto de la empresa como de sus clientes, por lo que es necesario que su funcionamiento garantice la adaptación al RGPD en cuanto a los datos personales que han sido digitalizados. 
  • Integración con otros software: la integración con otros programas le permitirá al software de gestorías expandir las posibilidades de gestión. Así, por ejemplo, el software podría estar integrado a herramientas que le permitan importar y exportar facturas o documentos desde y hacia otras aplicaciones. 

Los software de gestorías cumplen un papel crucial en este tipo de empresas, porque además de automatizar procesos, permiten tener una visión general de todo lo que ocurre, facilitando la detección de problemas y oportunidades de mejora. Ekon es un software de gestoría en la nube que ofrece soluciones fiscales, laborales, contables, financieras y de gestión interna; promoviendo la máxima optimización de los procesos en estos sectores cruciales. 

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