digitalización de procesos
1 Dic. 2020

Cómo aplicar la digitalización de procesos para crear empresas competitivas

 

Estamos en la era de la revolución digital, un momento crucial para la aparición de negocios disruptivos que superan en muchos casos las barreras tradicionales, transformando  productos y servicios. Esta etapa decisiva en el desarrollo de los negocios obliga a las empresas a trabajar en el marco de la digitalización de procesos y a fomentar la transformación digital.

Esta digitalización requiere revisar todos los procesos actuales dentro de la empresa para realizar los cambios necesarios con el fin de alcanzar los objetivos digitales y corporativos.

¿Qué es la digitalización de procesos?

La digitalización de procesos es la adaptación de los procesos de una empresa al entorno tecnológico, por lo que consiste en aplicar herramientas digitales. Esto lleva a que los procesos manuales o analógicos pasen a ser digitales, cosa que favorece, además, la obtención y gestión de datos.

Esta transformación se puede aplicar a todos los procesos en una organización, como son estos:

  • Procesos de dirección
  • Procesos operativos
  • Procesos de soporte
  • Procesos de gestión
  • Procesos logísticos

Ventajas de la digitalización de procesos

  • Transformación digital del negocio. La digitalización de procesos forma parte de la transformación digital de una organización, en la cual es fundamental trabajar actualmente.
  • Ayuda en el cambio de modelos de negocio. La digitalización aporta datos para evaluar el modelo de negocio de una empresa y poder mejorarlo o cambiarlo si es necesario.
  • Mayor y mejor capacidad de análisis. La obtención de datos fiables proporciona información apta para su análisis. Cuantos más datos tenga tu organización, más herramientas digitales deberás incorporar para el manejo de los mismos.
  • Mejora en la operativa. La digitalización hace que la cadena operativa fluya mejor y sea más eficiente.
  • Ahorro de costes y tiempo. El manejo de datos, la sistematización en los procesos y la automatización hacen posible que la empresa ahorre tiempo y dinero.
  • Mejora en la toma de decisiones. Contar con la información necesaria en el momento clave permite que las personas responsables sean capaces de tomar las decisiones acertadas en un menor tiempo. 
  • Aumento de la eficiencia y la productividad. Digitalizar los procesos permite que una empresa sea más eficiente y productiva en todos sus niveles.
  • Fomento de la innovación. Aplicar nuevas tecnologías digitales hace posible observar los resultados y ver oportunidades con una mentalidad futurista. La digitalización ayuda a evaluar las diferentes opciones para implementar acciones innovadoras dentro de la empresa.
  • Mejora en las condiciones laborales. Al permitir aumentar la eficiencia y la productividad, la digitalización de procesos ayuda a la motivación y la percepción positiva de los trabajadores e incrementa su nivel de implicación.
  • Facilitación de la comunicación y el trabajo en equipo. La digitalización de procesos, así como la implementación de todos los sistemas de gestión integral, agiliza la compartición de información entre los diferentes departamentos y niveles de la organización, algo que facilita el trabajo en equipo y por proyectos.
  • Aumento en la oportunidad de venta. Con la puesta en marcha de sistemas digitales, la empresa puede concentrar más esfuerzos en la captación de nuevos clientes. Además, la propia digitalización fomentará que la percepción por parte del usuario sea de mayor confianza.

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Claves en la digitalización de procesos

Cambio de mentalidad

La digitalización de procesos no solo consiste en añadir equipos tecnológicos o un software de gestión empresarial, va mucho más allá. Se trata de cambiar la mentalidad empresarial a nivel organizativo. En esta evolución, se debe trabajar en la relación entre la tecnología, las personas y los procesos. Fomentar el cambio de mentalidad hacia una mente digital permite ampliar la perspectiva de negocio y visualizar un horizonte lleno de oportunidades y crecimiento.

Experiencia del cliente

La forma de consumo ha cambiado, también la relación de los usuarios con las compañías. Esto ha transformado por completo las estrategias de negocio y ha hecho que la digitalización de las empresas coloque al cliente como centro del negocio. Ofrecerle una óptima experiencia de usuario, facilitar la compra, hacer que la marca esté disponible en diferentes dispositivos, ofrecer una buena atención al cliente o la personalización son solo algunos de los procesos a los que se debe dar importancia. 

Experiencia del cliente en la digitalización de procesos

Data Analytics

Los datos lo son todo, permiten medir cada paso y cada acción puesta en marcha; son lo que realmente muestra si el camino por el que estamos avanzando es el adecuado y se ajusta a las necesidades del mercado. La digitalización de procesos incluye la gestión y optimización de los datos para exprimirlos al máximo mediante sistemas automatizados de analítica.

Formación

Pensar que la formación es algo poco relevante en las empresas es un grave error. En la transformación digital, el aprendizaje es algo imprescindible. El recurso humano debe estar capacitado para afrontar los retos a los que se enfrentará con la digitalización de procesos dentro de la organización. Una buena formación permite que la implementación se desarrolle de forma ágil y con el menor impacto negativo posible en el recurso humano.

Aplicar la digitalización de procesos en la empresa

Digitalizar los procesos de una empresa no significa necesariamente ser una compañía que se está transformando digitalmente. Sin embargo, que una empresa establezca una estrategia de transformación digital trae como consecuencia la digitalización de los procesos.

Es por ello que lo más recomendable para una organización tradicional es empezar por trazar un plan de transformación digital, en el que se construyan diferentes vías pensadas para una estrategia integral de transformación.

La digitalización de procesos es clave para la competitividad y es una manera esencial de incrementar la eficiencia y la productividad para poder desempeñar un mejor papel en el mercado. 

Sin duda, las empresas tienen que ser flexibles e irse adaptando a las nuevas tendencias, y contar con un buen sistema de digitalización de procesos permite que la adaptación y modernización sean mucho más sencillas. 

Cómo puede ayudar a la digitalización de procesos un ERP

Una forma eficaz para digitalizar los procesos en una empresa es la implementación de sistemas de gestión integral como el ERP.

El ERP es un sistema diseñado para automatizar los procesos que se puede utilizar de forma integral en diferentes departamentos.

Hoy en día podemos encontrar ERPs que se adaptan a las necesidades de cada compañía y sector, en los que se pueden implementar, diseñar o programar funcionalidades adecuadas para la mejora de procesos.

5 pasos para digitalizar los procesos de tu empresa

Está claro que la implementación de sistemas para la digitalización de procesos es algo a lo que se debe dedicar tiempo y esfuerzos para obtener excelentes resultados. No obstante, con estos 5 sencillos pasos puedes empezar esta implementación en tu empresa:

  1. Identifica los procesos que se van a digitalizar.
  2. Determina qué herramientas tecnológicas te ayudarán a conseguir la digitalización de esos procesos.
  3. Implica al recurso humano de la empresa que se vea afectado directamente por los cambios.
  4. Realiza pruebas de la digitalización de procesos en los diferentes niveles y mide los resultados.
  5. Valida e implementa las herramientas y realiza la digitalización definitiva en la empresa.

Para su optimización y rentabilidad, así como para conseguir ser más competitivas en el mercado actual, todas las empresas deben plantearse la digitalización de procesos. Sin embargo, sabemos que no es fácil tomar la decisión y mucho menos implementar los sistemas adecuados para conseguir esta transformación con éxito.

Es por ello que recomendamos a las grandes, pequeñas y medianas empresas que cuenten con un proveedor especializado en la digitalización de procesos para que realice un estudio que facilite la puesta en marcha y un plan ajustado a las necesidades de la compañía para garantizar un mejor funcionamiento y una mayor efectividad.