programa de gestion de almacen
30 Nov. 2020

Funcionamiento de un programa de gestión de almacén e inventario y ventajas del SGA

 

La gestión de almacenes y de inventarios es un proceso más complejo de lo que parece. Hay que estar pendiente no solo de la cantidad de productos en stock, sino también de otras variables como el procesamiento de pedidos, la previsión de la demanda o la fecha de reposición de las mercancías, entre otras. Aquí es donde entra en juego el programa de gestión de almacén e inventario como una herramienta clave para agilizar todas esas tareas logísticas.

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¿Qué es un programa de gestión de almacén e inventario?

Un programa de gestión de almacén, también conocido como sistema de gestión de almacén (SGA) o warehouse management system (WMS), es un software logístico diseñado para ayudarte a tener controlados y optimizados todos los procesos relacionados con el control del stock de productos y con la logística y distribución de los mismos.

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En este sentido, a través de un software para almacenes e inventarios puedes hacer lo siguiente:

  • Registrar y monitorizar el movimiento del inventario del almacén.
  • Planificar las rutas en los flujos de las mercancías.
  • Maximizar el aprovechamiento de los espacios destinados al almacenamiento logístico.
  • Optimizar la valoración de los productos en almacén.
  • Contrastar los niveles de stock con las fechas de entrega previstas, evitando tanto la carencia como el exceso de stock.
  • Controlar las caducidades de las mercancías almacenadas.
  • Gestionar la logística y distribución de productos.
  • Dirigir el ritmo de fabricación, en el caso de que tengas una empresa dedicada a la manufactura.

Por otro lado, si utilizas un programa de gestión de almacén e inventario acompañado de otros sistemas especializados como los software TPV, podrás gestionar procesos adicionales como la compra y la venta de productos, y lograr así una mayor integración entre los distintos departamentos de tu empresa.

Ventajas de un programa de gestión de almacén e inventario

programa de gestión de almacén inventarios

Continuando con la idea anterior, un programa de gestión de almacén e inventario que esté sincronizado con otros sistemas empresariales es capaz de aportar una gran cantidad de beneficios. Entre ellos, los siguientes: 

  • Mejora los flujos de negocio. A través de este tipo de software puedes tener control del almacén pero también de lo que sucede en diversos departamentos, cosa que facilita el intercambio de información y la coordinación de personas y procesos.
  • Aumenta tu capacidad de actuar y decidir oportunamente. Si se da cualquier desajuste, incidente o problema, mediante el SGA puedes tomar medidas resolutivas en tiempo real e incluso replanificar la producción si fuese necesario.
  • Disminuye los costes asociados a las infraestructuras. El software para almacenes te ayuda a aprovechar al máximo los espacios de almacenamiento, evitando que queden zonas improductivas, ociosas o desocupadas de mercancías.
  • Reduce las pérdidas económicas por razón de pérdidas de productos. Con el SGA logras tener un control muy preciso sobre las fechas de caducidad de las mercancías perecederas. 
  • Aporta un grado de agilidad extraordinario en la administración logística, ya que al unificar, digitalizar y automatizar distintos procesos logísticos, puedes olvidarte por completo de los registros en hojas de Excel y de otros recursos obsoletos.

Recomendaciones para utilizar un programa de gestión de almacén

Para sacarle el máximo partido a un programa de gestión de almacén e inventario es importante cumplir con las siguientes condiciones:

  1. Cada artículo debe estar identificado con un código, que ha de ser único, para evitar confusiones y para hacer que la trazabilidad de cada producto, por separado y sin márgenes de error, sea posible a través del SGA.
  2. Cada posición en el almacén en la que vayan a depositarse productos para su almacenamiento también debe estar identificada con otro código independiente. En el caso de que esto se gestione de manera manual, se ha de contar con un código que permita la lectura automática. Por ejemplo, un código de barras o una etiqueta RFID. Si las ubicaciones ya están automatizadas, estos códigos no serán necesarios. 
  3. Los operarios que trabajen en el almacén deben tener dispositivos lectores a su disposición, de manera que puedan agilizar la transmisión de la información hacia el programa de gestión de almacén.

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Ejemplo de programa de gestión de almacén e inventario

Uno de los mejores ejemplos de programas de gestión de almacenes e inventarios es Ekon Cadena de Suministro. Se trata de un sistema ERP de distribución logística con funcionalidades de SGA que opera en la nube.

Al tratarse de una herramienta que funciona en la nube, Ekon Cadena de Suministro te ofrece muchas más ventajas de las que te hemos explicado anteriormente. Esto se debe a que, gracias al cloud, tienes la posibilidad de consultar y gestionar el stock desde cualquier lugar del mundo, siempre que tengas acceso a internet, y a cualquier hora del día (24/7). Lo mismo sucede con la gestión de los pedidos que llegan al almacén y con las peticiones de productos que se hacen a otros departamentos. Todo ello podrá ser controlado desde cualquier dispositivo que se pueda conectar a la red (PC, laptop, tablet o smartphone). 

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En este sentido, si utilizas el programa de gestión de almacén de Ekon, te estarás ahorrando costes de mantenimiento de servidores y no necesitarás instalar actualizaciones del programa, ya que Ekon se encargará de ello.

Todo esto en conjunto lleva a una mejora en la productividad y en los ingresos, así como a un mayor nivel de satisfacción, no solo en el seno de tu empresa, sino también entre tus proveedores y clientes.

En conclusión, un programa de gestión de almacén e inventario, especialmente si está en la nube, puede aportarte mejoras no solo en el control de las mercancías, también en el resto de la empresa tanto en las áreas logísticas, como administrativas y comerciales.

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