Cómo Gestionar tu Almacén

Gestionar el almacén es una de las tareas principales en la mayor parte de sectores laborales. No obstante, para hacerlo de la forma adecuada es fundamental contar con un método que permita controlar tanto las unidades disponibles como las compras que es necesario realizar.

En este artículo te vamos a explicar todos los factores que se han de tener en cuenta en este proceso y también te ofreceremos algunos consejos que te ayudarán a saber cómo gestionar el stock de un almacén.

Conocer la demanda y el pronóstico

Ante la cuestión de ¿cómo puedo gestionar mi almacén?, uno de los primeros aspectos a valorar es la situación del mercado. En este sentido, comprender cómo va a evolucionar y cuáles van a ser las necesidades futuras de los consumidores es clave para garantizar el stock en todo momento.

Para hacerlo, puedes analizar los datos históricos de ventas de otros años y también conocer los nuevos lanzamientos. Eso sí, recuerda que las estimaciones no son perfectas, por lo que debes contar con un porcentaje de productos ligeramente superior para evitar problemas.

Al saber de primera mano los patrones estacionales que siguen los clientes y las tendencias del mercado, te resultará mucho más sencillo planificar la reposición de tu stock para que siempre dispongas de unos niveles adecuados. En este proceso es muy importante que te apoyes en herramientas informáticas que te permitan analizar de forma correcta la información y volcarla en los diferentes sistemas de la empresa.

Establecer niveles mínimos y máximos de stock

Al llevar a cabo la gestión de almacén, es fundamental que no se produzca ninguna rotura de stock, pero también evitar los excesos. En esta situación, si los productos caducan, quedan obsoletos o se deterioran, la empresa va a perder una gran cantidad de recursos muy valiosos. Además, el hecho de mantener las mercaderías inmovilizadas no es una estrategia óptima en ningún caso, puesto que disminuye la liquidez.

Por otro lado, el espacio de almacenaje suele ser limitado, por lo que conviene que la rotación de productos sea elevada. De este modo, se ahorran costes, ya que no es necesario sobredimensionar las instalaciones, y también se reduce la necesidad de mano de obra.

No obstante, para conocer cuál es el umbral mínimo de productos que debes conservar en todo momento, es muy importante tener en cuenta dos aspectos: el tiempo de reposición (lo que tardas en recibir la mercancía tras su pedido) y el pronóstico de ventas que mencionamos en el punto anterior.

Implementar un sistema de etiquetado y clasificación de la mercancía

La gestión del almacén es un proceso fundamental, sobre todo cuando se trabaja con múltiples referencias. En este caso, los códigos de barras son una solución estandarizada que funciona a la perfección, pero no es la única que se puede aplicar. Por ejemplo, emplear un sistema de etiquetas propias puede ayudar a los empleados a conocer en qué lugar está cada producto.

Por otro lado, utilizar un sistema informático para este trabajo resulta de gran ayuda. Aparte de que permite anotar en qué estantería y a qué nivel se encuentra cada artículo, evita pérdidas y retrasos a los encargados del almacén. Pero, para aprovechar al máximo sus ventajas, el sistema ha de ser coherente, claro y conciso.

Todo esto repercute en una mayor productividad de los trabajadores y reduce los tiempos desde que se solicita un producto hasta que se procesa. Eso sí, es fundamental que todos los empleados cuenten con los conocimientos necesarios para la gestión y anoten cada movimiento. De lo contrario, es posible que haya productos fantasma que ya no están disponibles, lo que podría arruinar toda la estrategia.

Emplear la tecnología de gestión de inventario

Muchos de los trabajos en el almacén se pueden automatizar con el uso de un software ERP. Estas herramientas son muy interesantes, puesto que ofrecen una gran libertad para estructurar el orden de todos los productos y también reducen la necesidad de introducir los datos de forma manual. Además, esto repercute directamente sobre la eficiencia, ya que se evitan los errores humanos.

Los sistemas ERP rastrean cada producto y registran las nuevas llegadas de mercancía directamente. Además, si estableces unos patrones de stock mínimo, se encargarán de avisarte sobre la necesidad de realizar nuevos pedidos. Estas alertas son completamente personalizables y permiten que te dediques a otras tareas.

Por otro lado, también tendrás una mayor facilidad para conocer la situación del almacén en cada momento, ya que te muestran los niveles reales de stock en tiempo real.

Método FIFO (primero en entrar, primero en salir)

¿Sabes cómo hacer FIFO? Consiste en vender primero los productos que llevan más tiempo almacenados. De esa forma, siempre se quedan en el almacén los últimos en llegar. Este método es muy aconsejable cuando se trabaja con productos perecederos que pueden estropearse en el propio almacén. También se puede emplear con aquellos que tienen una vida útil limitada y que podrían quedarse obsoletos, como, por ejemplo, los recambios de automóviles o las piezas informáticas.

La principal ventaja de aplicar este método es que evita que los productos más antiguos queden relegados al fondo de las estanterías. No obstante, aparte de hacer uso de un sistema informático, recuerda que su aplicación debe comenzar en el propio almacén. Y es que, en este caso, aunque no es obligatorio, sí es muy recomendable mover toda la mercancía para dejar en la parte trasera la que acaba de llegar. Así, cuando se venda un producto con esa referencia, estará mucho más a mano para los trabajadores.

Realizar inventarios regulares

Aunque el uso de las herramientas informáticas es capaz de reducir los fallos, sigue siendo crucial efectuar controles de inventario de forma periódica para comprobar que los registros coinciden con las existencias que están en ese momento en el almacén. Este es un buen momento para descartar artículos que hayan caducado desde su llegada al almacén, se hayan dañado o estén obsoletos.

El almacén ha de permanecer cerrado durante el tiempo que dura el conteo del inventario, ya que, si se continúan vendiendo los productos, se producirán movimientos de stock que complicarán mucho el trabajo.

Establecer una comunicación eficiente

El trabajo conjunto de todos los departamentos de la empresa resulta fundamental para llevar una gestión correcta del almacén. Y es que el propio equipo de marketing, a través de las diferentes campañas publicitarias e incluso el de mantenimiento deben establecer una comunicación continua y eficaz.

Los niveles de ventas pueden variar de forma ostensible debido a un gran número de factores. Por ejemplo, la promoción de un producto concreto o el lanzamiento de uno nuevo es capaz de multiplicar sus ventas. Esto es algo que altera por completo el ritmo habitual y que puede producir una rotura de stock si no se prevé.

También la necesidad de cerrar una parte del almacén para sustituir unas estanterías puede requerir de un espacio adicional en otro lugar. Todo esto se tiene que anticipar, y para ello nada mejor que aprovechar las herramientas informáticas para que la comunicación entre los diferentes empleados sea fluida.

Todo ello repercutirá en un mejor control de los niveles de mercancía y te permitirá disfrutar de unas instalaciones listas para cualquier contratiempo.

Analizar las cifras y hacer ajustes de forma habitual

Aunque ya se haya evaluado previamente la demanda de productos, es importante continuar haciendo cambios de forma constante. La previsión de ventas tan solo ofrece una ligera idea de la situación del mercado, pero esto puede cambiar. No solo tus productos pueden verse afectados por los trabajos del equipo de marketing, como te mostramos en el anterior apartado. También el lanzamiento de nuevos productos por parte de la competencia y sus promociones tienen una repercusión en tu propio almacén.

Si tus artículos se quedan atrás, aumentan de precio o tienen una mala publicidad, se reducen sus ventas. Por el contrario, las buenas críticas de los consumidores, la subida de precios de la competencia o la rotura de stock de tus rivales te impulsarán. Por lo tanto, es crucial que revises la situación para estar siempre preparado ante cualquiera de estas circunstancias y saber cómo gestionar el stock de un almacén.

Así, podrás tomar decisiones basadas en lo que esté ocurriendo en ese momento y te anticiparás a los problemas de suministro.

Escalabilidad del almacén y externalización

Si una empresa está en pleno crecimiento, es posible que las instalaciones se queden pequeñas en poco tiempo. De la misma forma, es probable que sea necesario invertir en maquinaria o en nueva tecnología para optimizar el rendimiento.

¿Tienes posibilidad para continuar escalando? En caso de que no cuentes con recursos suficientes o comiences a ver cómo los problemas se acumulan, una buena solución es la externalización. Existen empresas especializadas en logística que ayudarán a gestionar tu inventario de un modo eficiente. Esto te permitirá concentrar tus esfuerzos en las tareas comerciales. Además, es muy posible que se reduzcan tus costes de personal, por lo que serás más competitivo.

Mantener al día a todos los empleados

Otra de los factores que se han de valorar ante la pregunta de «cómo puedo gestionar mi almacén» es la formación. Es muy importante que los responsables del almacén tengan claras cuáles son sus funciones. No obstante, esto puede suponer un problema si alguno de ellos ha de ausentarse de su puesto de trabajo. Por ello, deben contar con nociones de formación del resto de áreas. Así, podrán apoyarse unos a otros en caso necesario.

Además, han de ser capaces de comprender los diferentes procesos y programas empleados. Todo ello ayudará a reducir los errores humanos y maximizará la eficiencia del equipo.

Calcular el valor de tu almacén

¿Sabes cómo hacer PMP? Estas siglas, que hacen referencia al precio medio ponderado de tu stock, están asociadas a un interesante indicador que te permitirá conocer en todo momento cuánto vale tu mercancía. En España el Plan General Contable ha inspirado este método para todos esos artículos que no se pueden valorar de forma individual o tan solo por su precio de compra.

En un periodo de alta fluctuación de precios, con el PMP es posible reducir la volatilidad del precio de las existencias, por lo que se consigue una valoración más uniforme.

Para hacer PMP de forma efectiva, dos son los aspectos que resultan imprescindibles: conocer con precisión cuál es el stock total y valorar los nuevos pedidos. Vamos a mostrarte un ejemplo de cómo lo puedes calcular de un modo muy fácil.

En el almacén hay un total de 2000 botes de pintura que se compraron en su momento a un euro por unidad. La empresa decide meses después adquirir 1000 botes a 1,2 euros.

Las existencias ahora son de 3000 botes, pero el valor ya no es el mismo, ya que los últimos botes se han comprado a un precio mayor. Por tanto, para hacer el cálculo se han de sumar todos los pedidos:

(2000 x 1) + (1000 x 1,2) = 3200 euros.

Por último, es necesario dividir el valor total entre el número de unidades para encontrar el precio medio ponderado.

3200 / 3000 = 1,06 euros de precio medio ponderado.

Cuando vuelva a realizarse una nueva compra de mercancía, el PMP se debe recalcular.

Ahora ya sabes cómo gestionar el almacén y también te hemos mostrado algunos consejos para conseguir que este proceso resulte más rentable y productivo. El trabajo en este ámbito es muy amplio, puesto que no solo debes conocer la demanda futura, sino también dominar todas las herramientas a tu alcance. En este sentido, no olvides que una gestión adecuada del inventario tiene una repercusión inmediata en el resto de funciones de la empresa y ofrece una experiencia de compra más positiva a los clientes. En Cegid Ekon contamos con el mejor software para tu negocio. Ponte en contacto con nuestro equipo y te ofreceremos un asesoramiento personalizado. ¡Haz crecer tu negocio!