Cómo definir la politica de empresa de mi negocio

Las políticas de empresa son, en gran parte, responsables del rumbo que sigue cualquier organización. No obstante, las pequeñas y medianas empresas no siempre tienen en cuenta su importancia, por lo que dejan de lado la aplicación de una política efectiva. Eso sí, aunque no se lleve a cabo su redacción, incluso las empresas más pequeñas cuentan con políticas «informales» que sirven de guía para sus empleados. En este artículo vamos a explicarte cuál es su importancia y también te mostraremos algunos aspectos fundamentales a la hora de aplicarlas.

Importancia de las políticas empresariales

Contar con políticas empresariales bien definidas es de gran ayuda para ofrecer a todas las personas ajenas a la organización una imagen de cohesión en el discurso. Por ello, también se convierten en una herramienta ideal para unificar criterios entre los propios trabajadores. Así, todos ellos se pueden alinear dentro de la estructura jerárquica compartiendo una misma voz.

Las políticas en una empresa son fundamentales para establecer una guía que sirva tanto a los empleados más veteranos como a los recién llegados. Y no debe quedarse solo en unas simples indicaciones generales, sino que se deben definir las reglas de juego en múltiples ámbitos: el comportamiento de los trabajadores, cómo se deben tomar las decisiones, la ética de la empresa, etc. Al llevar a cabo este tipo de políticas, se crea un entorno predecible y se fomenta la estabilidad de la empresa y el cumplimiento de las normas establecidas.

En el día a día de cualquier organización se pueden crear políticas que ni siquiera se habían planeado. Pero, con el paso del tiempo, estas se convierten en una «regla no escrita». Sin embargo, siempre es conveniente plasmar la información, porque de esa forma todos los empleados conocen a la perfección cómo deben comportarse. Con las políticas informales esto resulta más complicado, y es que no siempre se sabe de antemano la existencia de esas pequeñas políticas específicas.

Elementos clave de las políticas de empresa

La estructura básica de una política de empresa debe seguir algunos puntos que explicamos a continuación.

Cuál es el objetivo

A la hora de redactar la política de empresa es fundamental dejar claro cuál es el objetivo de esta. Puede estar orientada hacia un aspecto general del negocio o hacia temas más específicos sobre los que la empresa quiere dejar claras las directrices. En este apartado se debe hacer un pequeño resumen que explique cuál es la situación que se está viviendo sin la implementación de la política.

A continuación, hay que explicar las razones por las que es necesario introducirla en el negocio. Y, por último, se debe explicar el objetivo final que se espera conseguir al aplicar esta política de empresa.

El siguiente punto de la estructura debe fijar el alcance de dicha política. Es decir, ¿a quién afecta? Lo más habitual es que las políticas generales deban ser seguidas por todos los miembros de la empresa. Sin embargo, hay otras específicas que pueden afectar solamente a un género o a empleados de algún departamento concreto. También los diferentes niveles de la jerarquía tienen políticas que solo se les aplican a ellos.

Definir las responsabilidades

Cada trabajador tiene un papel claro dentro de una organización, y en las distintas políticas de empresa también hay una responsabilidad para cada uno de ellos. Es decir, un rol que se debe fijar desde el primer momento. De esa forma, las personas encargadas deben ser las que gestionen la implementación de la política en su ámbito de actuación.

Aprobación de la política

Antes de distribuir la política entre todos los empleados afectados, es necesario aprobarla. Para ello, lo más adecuado es que se obtenga un consenso entre los diferentes miembros del equipo directivo. En las pymes, si solamente se cuenta con el dueño, será este el que tome la decisión final, pero es conveniente que comente su visión con otros trabajadores.

Desarrollo de políticas específicas

Aunque la mayoría de empresas disponen de una política general que afecta a todos los empleados, también es muy común implementar otras de temáticas concretas. La cantidad de temas que se abordan en estas puede variar mucho. Así, es posible encontrar políticas en una empresa relativas a los recursos humanos (contratación de personal, código de conducta, etc), y también otras de ética, de ciberseguridad o incluso de política medioambiental.

Identificar las necesidades

El primer paso antes de comenzar a desarrollar una política específica consiste en analizar cuáles son las necesidades de la empresa. Al identificar qué áreas requieren de una política específica, es mucho más sencillo comenzar a redactarlas. Eso sí, al igual que cualquier otra normativa o directriz de la empresa, es fundamental que se someta al marco regulatorio del Estado. Por tanto, las leyes aplicables nunca pueden vulnerarse.

Adaptar la política al tipo y tamaño del negocio

Los recursos con los que cuenta la organización son muy importantes al crear cualquier política. No obstante, en el caso de las específicas estos aspectos cobran todavía mayor relevancia. Y es que uno de los puntos vitales para que se logre el éxito es que la aplicación de la política sea realista.

En este sentido, no resulta útil tener objetivos inalcanzables, ya que esto produce desmotivación entre el personal y hace que la política no sea tomada en serio.

Comunicación e implementación

Uno de los aspectos cruciales al poner en práctica cualquier política de empresa tiene que ver con su implantación entre los empleados. Por tanto, la forma de transmitir la información y de dejar patentes las intenciones con las que se ha diseñado la política es muy importante.

Cómo llevar a cabo la comunicación de la política

El proceso para distribuir la nueva política de empresa a todos los trabajadores de la organización tiene que ser claro y conciso. Lo más habitual es entregar a cada empleado documentos con la información más relevante, pero sin saturar a los trabajadores con textos complejos o que no les afecten. Tan solo deben contar con los datos necesarios para su puesto de trabajo, de forma que las medidas no dejen lugar a la duda.

Además, es muy positivo proporcionar algunas sesiones de capacitación o formación. En estos pequeños cursos se puede aprovechar para solucionar cualquier duda que tengan los trabajadores. Todo ello en un ambiente relajado que les permita expresarse con total libertad.

Implementación efectiva de las políticas

Por mucho que el objetivo final consista en conseguir cohesionar a todos los empleados, esto requiere de un periodo de tiempo. Los cambios no se logran de la noche a la mañana, por lo que es fundamental establecer un sistema de seguimiento tras entregar las políticas a los trabajadores.

Otra estrategia que ofrece buenos resultados consiste en solicitar de manera periódica una rendición de cuentas a los mandos intermedios. Estos son los que más contacto tienen con los empleados a su cargo y conocen cuál es el nivel de implicación que han tenido con la nueva política.

Se pueden aprovechar estas sesiones para ofrecer pautas para mejorar la implementación y también para recibir un valioso feedback sobre las posibles dificultades que haya a la hora de poner en práctica las políticas.

Ejemplos prácticos de políticas empresariales

A continuación, vamos a mostrarte en qué consisten las políticas de una empresa con ejemplos.

Política de sostenibilidad y medioambiente

Este tipo de política es cada vez más habitual en las empresas y proporciona una mejor imagen de marca. Por tanto, muchas organizaciones están poniéndola en práctica.

En ella se muestra cuál es el objetivo medioambiental del negocio para mejorar su sostenibilidad. Puede incluir un descenso de las emisiones de dióxido de carbono, la reducción de plásticos, etc. Estas políticas en una empresa son consideradas como una guía que los empleados deben seguir para luchar contra el cambio climático en el ámbito de la empresa. Habitualmente, enmarcadas dentro de una política de RSC.

Al poner en práctica estas políticas también se suele aprovechar para fijar otros objetivos secundarios que tienen que ver con la clase de energía que se utiliza o para aprovechar deducciones fiscales. Todo esto puede tener un impacto directo en las cuentas del negocio, ya que se reducen los costes totales.

Política de seguridad

La información empresarial siempre debe permanecer a salvo, pero el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos no para de crecer. Por ello, puede ser una buena idea ofrecer directrices claras a los empleados sobre cómo debe ser su comportamiento digital: las precauciones necesarias al abrir correos electrónicos, la visita a páginas de dudosa reputación, etc.

Todo ello debe quedar reflejado, y también es importante que se establezcan medidas de formación para los empleados en esta materia. Así, el riesgo de que se produzca una brecha de seguridad es mucho más reducido.

Política de igualdad de género

Todas las empresas deben aplicar esta política por ley. Sin embargo, sí existe la opción de contar con medidas más favorables. Además, es muy importante ofrecer unas indicaciones precisas a los empleados.

Por ello, la mayoría de negocios implementan esta política entre sus equipos. Los objetivos de esta son muchos. Por una parte, se trata de evitar que se produzcan situaciones incómodas entre los compañeros o con los superiores. También se marcan las líneas rojas de lo que no es admisible y se promueve un trato igualitario y respetuoso.

Aunque se trata de acciones que la mayoría de los empleados ya utilizan en su día a día, es conveniente ofrecer una base que deje claras las intenciones de la empresa. De esta forma, cualquier trabajador que no cumpla con las políticas, puede ser sancionado

El papel del software en la definición, aplicación y comunicación de políticas de empresa

Las herramientas informáticas son muy útiles para ayudar en la redacción de las políticas. Además, su ámbito de uso es integral, puesto que acompañan al usuario en todo momento.

En el momento de definir la política, los programas de recursos humanos permiten conocer en qué ámbito de aplicación resulta más necesaria la nueva normativa de la empresa. Además, son una herramienta ideal de comunicación con todos los empleados, ya que la información llega de forma instantánea y no es necesario utilizar el papel.

Por último, gracias al uso de estas aplicaciones es más fácil analizar cuál es el cumplimiento de las políticas. También se generan informes personalizados que permiten a los directivos conocer la efectividad de las medidas implantadas en el negocio.

Si la empresa cuenta con varias sedes, estos programas también reducen enormemente la dificultad para recabar todos los datos. Y es que, con un software como el de Cegid Ekon toda la información se encuentra almacenada en la nube. Por tanto, tan solo es necesaria una conexión a internet para disponer de de todos los datos actualizados en cualquier dispositivo.

Sin duda, las políticas de empresa resultan esenciales a la hora de gestionar una empresa. Todos los trabajadores se ven beneficiados con su implementación, ya que muestran una dirección a seguir y también ofrecen unos estándares y una cultura corporativa más sólidos. Con una política bien redactada y el uso de un programa de calidad, cualquier negocio puede disfrutar de unas políticas generales de una empresa sólidas y efectivas.

Ahora que ya conoces cuál es la importancia de las políticas de una empresa y algunos ejemplos de ellas, no dudes en contactar con nosotros. En Cegid Ekon contamos con profesionales especializados que te ayudarán a encontrar el software que mejor se adapte a tu empresa. Podrás crear políticas generales de una empresa que se amolden a tus objetivos y valores para orientar tu negocio en la dirección correcta. ¡Prueba nuestros programas!