La formación en ERP: ¿vas a comprar uno?, ¿sabes cómo funciona?

En nuestro sexto episodio del podcast para las pequeñas y medianas empresas De Pyme a Pyme, vamos a hablar de la formación en ERP (Enterprise Resource Planning).

En este canal tratamos de abordar temas que son de tu interés, por ser de tu sector o negocio y de la máxima actualidad. Con la ayuda de nuestros expertos, despejamos dudas que a veces te pueden asaltar. Por ejemplo, ¿debo mejorar mi eficiencia?, ¿es mejor ser eficaz o eficiente?, ¿con la digitalización cubro ambos puntos?, ¿cómo voy a innovar en un negocio tradicional?

Analizamos algunos temas que generan inquietudes en sectores como el de la distribución, la sanidad, el retail o la fabricación, entre otros. En prácticamente todos ellos se pueden aprovechar las ventajas que aporta un software ERP.

El campus virtual, una herramienta clave para la formación en ERP

A la hora de comprar un ERP e incluso en el día a día, cuando ya se cuenta con esta solución tecnológica, pocas veces se le presta atención a su funcionamiento. Pero conocerlo a fondo es algo que puede hacer variar el éxito del proyecto de forma muy sustancial. Este es el tema que tratamos de resolver aquí.

¿Vas a comprar un ERP? ¿Y la formación qué? ¿Ya sabes cómo funciona? Para responder a estas cuestiones contamos con la presencia de Pedro José Álvarez, Product Specialist en Ekon. Vamos con las distintas preguntas que hemos preparado para él y sus respuestas…

¿Por qué se piensa que la formación en ERP es fácil y no implica esfuerzo?

Puede que esta sea la primera sensación, pero la experiencia nos demuestra que con una buena formación en ERP garantizamos el uso correcto de la solución y, sobre todo, un abanico mucho más amplio de funciones.

Los usuarios, cuando trabajan, utilizan aplicaciones satélite: hojas de cálculo (Excel), documentos de texto (Word o Notepad), etc. Pero si estás bien formado, sabes que en una sola aplicación lo tienes todo. Y si lo agrupas todo en un solo punto es mucho más fácil trabajar.

También hay que pensar en las horas que se pierden aprendiendo a manejar esos otros programas. Con poca inversión de tiempo no se consigue el mismo nivel en ofimática que si se invierte mucho más.

Además, es importante resaltar que un usuario de ERP no puede formarse solo, por su cuenta, a menos que tenga unas herramientas concretas.

¿Qué herramientas debe tener un usuario para poder autoformarse?

Todos hemos usado YouTube u otras plataformas online para hacer alguna pequeña consulta. Pero realmente, para tener una buena formación en ERP, un nuevo usuario necesita un sistema que le informe de en qué punto está y hacia dónde está yendo.

Aunque aprenda de forma proactiva, debe sentirse respaldado, tener una guía para recorrer el camino. Esto evidentemente no se consigue en una colección de vídeos de YouTube, porque estas son dispersas y te terminas perdiendo. En consecuencia, después no sabes cómo hacer bien las cosas.

En nuestro caso, por ejemplo, somos innovadores en este aspecto y ofrecemos un campus virtual. La palabra ya define bastante de qué va. La formación va muy guiada y ayuda mucho al usuario a conseguir sus metas.

¿Virtual y campus? ¿Puedes explicarnos un poco más?

La formación online es un tipo de aprendizaje que se utiliza para recibir educación de manera no presencial. Un modelo e-learning, a través de medios digitales. Se puede acceder mediante cualquier dispositivo móvil, tableta, ordenador…

Esto aporta un montón de ventajas. Una de ellas es la flexibilidad en la enseñanza, porque no tienes que ir a un lugar concreto a recibir la clase. Solo tienes que conectarte digitalmente en el momento que más te convenga y desde el sitio que quieras.

Así ahorras tiempo y dinero, ya que no necesitas material físico (folios, libros, bolígrafos, etc.). También te permite llevar tu propio ritmo de aprendizaje o el más adecuado a cada circunstancia. Esto ayuda a planificar mejor la formación en ERP.

Por otro lado, es importante resaltar que cualquier persona de cualquier edad puede realizarla en el espacio en el que se sienta más cómoda. No hay clases masificadas de 35 personas, que pueden generar malestar por estar con tanta gente.

Igualmente, puedes conciliar mejor la parte familiar y crear una comunidad, aunque sea virtual.

Al otro lado, donde se encuentra el personal técnico, en la personalización y el desarrollo, ¿qué oportunidades se pueden encontrar?

Al otro lado hay personas que están especializadas en la formación en ERP, que conocen en profundidad la herramienta. En todo momento tienes a un tutor que te va asesorando; está ahí para resolver dudas y puedes preguntarle. Este respaldo constante es importante.

¿Qué pasa al cabo de unos meses, si hay cambios de procesos, nuevas versiones u otras situaciones?

El campus virtual está también para eso. Hoy recibes una formación en ERP, mañana puedes acceder a otra si se ha modificado algo que debas saber. Los tutores siguen estando ahí para que envíes tus consultas, ya que esta ayuda no queda cerrada tras finalizar la etapa formativa.

Puedes seguir accediendo a la plataforma para mirar los cambios o refrescar la memoria. Además, tenemos una opción de práctica en el propio ERP que complementa la formación. Tienes la parte teórica y, en otra pantalla, esa otra parte con una serie de circuitos que indican cómo utilizar las distintas funciones.

Gracias al asistente EVA, en el mismo software es posible obtener ayuda para que te guíe en algo que no sepas hacer porque es nuevo para ti o no lo habías tocado antes. Incluso dispones de enlaces a la formación por si quieres profundizar más en ese punto concreto.

En un futuro, ¿cómo crees que podría avanzar o evolucionar esto de la formación en ERP?

El futuro está en el micro-learning. Ya estamos trabajando en ello, de hecho. Son formaciones más cortas (máximo cinco o diez minutos) y muy específicas sobre un tema. Puedes aprovechar cualquier tiempo muerto en tu día a día para realizarlas. Decimos que son píldoras de conocimiento que van a complementar lo que cada cual sabe.

También se están desarrollando ya soluciones con inteligencia artificial. Dependiendo de tus conocimientos, esta te va a indicar qué otra formación te interesa o va a ser mejor para ti, para ser más eficiente en tu trabajo.

Como siempre, queremos terminar comentando que, si te ha quedado alguna duda y crees que podemos ayudarte con ella, puedes ponerte en contacto con nosotros en el email [email protected].

Te esperamos en nuestro siguiente podcast del canal De Pyme a Pyme. Como decía Pablo Picasso: “La inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando”, así que manos a la obra.