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La importancia de una buena gestión del tiempo para tu empresa

En la vida de las empresas, tal como sucede con la de las personas, hay un bien muy preciado que es igual para todos: el tiempo. Está en las manos de cada persona y cada prototipo de organización sacar el máximo partido de este bien para, como proclama el refrán, convertirlo en oro. Para ello, existen diferentes modelos y técnicas de gestión del tiempo.

Podemos definir el concepto de gestión del tiempo de forma general y decir que es el modelo, formato y conjunto de procesos por los que una persona o una empresa divide sus horas disponibles, según las tareas que debe realizar y debe priorizar. 

La gestión eficaz del tiempo tiene la capacidad de mejorar significativamente la productividad de tu empresa y, por ende, la calidad de vida de los empleados. Las personas poco productivas tienden a ir trabajando sin orden ni guía, con una angustiante sensación de no acabar ninguna de las tareas propuestas, llegando tarde y mal a todos los objetivos marcados. Y esto es perjudicial para su estado de ánimo.

Hacer más en menos tiempo

Una gestión del tiempo eficaz hace cierto el refrán de que “menos es más”, pues te permite conseguir mejores resultados con menos tiempo y esfuerzo. 

Cuando las técnicas de gestión del tiempo surgen efecto, tras un periodo de entrenamiento, adaptación y disciplina, mejora la capacidad de concentración de los trabajadores, se crea un mejor enfoque a la consecución de los objetivos marcados y se desarrolla un mayor sentido de eficiencia. Y es que estas técnicas permiten desarrollar tareas con más rapidez y que la jornada de trabajo se aproveche en mayor medida.

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Todas las empresas y sus empleados necesitan alcanzar sus objetivos para estar satisfechos con el trabajo y sus resultados. Sin embargo, sin una cultura de empresa adecuada que transmita y haga partícipe a los trabajadores de sus valores sobre la importancia de la correcta gestión del tiempo, los objetivos pueden convertirse en un calvario inalcanzable. 

Para que todo el mundo pueda cumplir, el tiempo que se necesita para llevar a cabo los distintos retos y las tareas diarias debe tenerse en cuenta y estar marcado en la planificación de la jornada. En realidad, solo es necesario adoptar una metodología adecuada para que la gestión del tiempo facilite el alcance de los objetivos propuestos, con eficacia, por parte de todos los componentes de la empresa.

La gestión del tiempo y la productividad

La carencia de una metodología adecuada de gestión del tiempo acaba siendo un lastre para la productividad de la empresa, y esto termina reflejándose en los balances de resultados y en el cuadro de mando. 

Una gestión del tiempo inadecuada produce un fenómeno generalizado en la organización en la que todos los componentes de la misma acaban sin orientación hacia los resultados a conseguir, con agobios y presiones innecesarias. Esto puede conducir a los empleados a extremos como las adicciones al trabajo (workalcoholism) y el síndrome de estar quemados con el proyecto y la organización (burnout). La razón de estos problemas es que, sin ayuda, puede resultar muy difícil para los trabajadores tasar el tiempo concreto en que se pueden completar las tareas y saber qué parte de su jornada deben dedicar a cada una de ellas.

En el momento en que se aprende a gestionar correctamente el tiempo también disminuyen los niveles de ansiedad, ya que los individuos se sienten más fuertes, con mayor confianza en la aplicación efectiva de sus competencias, con más energía para estar al frente de sus funciones y con mayor consciencia de sus tareas diarias.

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La gestión del tiempo y la toma de decisiones

Existe una clara correlación entre la correcta gestión del tiempo y la capacidad de tomar las mejores decisiones. La presión que uno sufre ante la necesidad de tomar decisiones sin una planificación adecuada del tiempo se traduce en un aumento de las probabilidades de llegar a conclusiones erróneas y precipitadas, pues la presión temporal no permite ver con perspectiva los otros campos y recabar la información necesaria para no perder opciones que aporten valor añadido a la decisión definitiva. 

Mediante una gestión del tiempo adecuada y efectiva, se abre la posibilidad de eliminar o reducir la presión y, con calma, se pueden valorar mejor todas las opciones que existen para llegar a la decisión más acertada.

gestion del tiempo

El valor del tiempo

Como hemos comentado, una buena gestión del tiempo hace posible que, en menos, se produzca más. Para aprovechar este hecho, debes inculcar en la cultura de tu empresa, como uno de los valores principales, el destierro de la procrastinación (que consiste en dejar para más adelante, guiados por la pereza u otros motivos, lo que es necesario e importante hacer ahora), del presentismo absurdo que tan solo sirve para calentar sillas, creando unos costes innecesarios a la empresa, y de la mala costumbre de alargar las jornadas sin ningún retorno positivo para ninguna de las dos partes.

Por todo esto es por lo que se hace absolutamente necesario, en conjunto con la gestión del tiempo, una impecable gestión de los horarios. Ya que estar más horas no es equivalente a ser más productivo, como bien explican, de forma clara y sencilla, Ignacio Buqueras y Jorge Cagigas en su libro Dejemos de perder el tiempo (Lid Editorial, 2017). 

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