Gestión del tiempo: aún puedes seguir mejorando

1 de cada 5 compañías realiza una auditoría de tiempo regularmente (al menos una vez al mes) para entender cómo lo emplea. Si es eficaz, la gestión del tiempo permite hacer más trabajo relevante en un día. En la empresa, resulta clave para priorizar tareas y lograr objetivos más rápido.

Cuando se administran mejor las horas, se pueden aprovechar nuevas oportunidades y hacer crecer el negocio de manera sostenible. Pero el 82 % de los empleados encuestados en un reciente estudio no dispone de ningún sistema de gestión del tiempo. Quizás sea por eso que solo el 20 % considera que tiene el control sobre sus actividades durante la jornada.La tecnología es capaz de darle la vuelta a esta situación. Optimizar la gestión del tiempo se puede conseguir de muchas formas, una de ellas, quizás la más eficaz, es automatizando tareas. A continuación te contamos más sobre este tema para que puedas mejorar los resultados de tu negocio.

Qué significa gestión del tiempo y cómo se enfoca

En el mundo de la empresa, conocemos como administración del tiempo al proceso de organizar y planificar cómo dividir las horas de la jornada entre actividades específicas. Cuando estas se gestionan de manera efectiva, se consigue alcanzar más objetivos en un día. Eso es gracias a que se trabaja de forma más inteligente y productiva.

De eso trata el famoso best seller del Dr. Alexander Margulis (“The Road to Success: A Career Manual – How to Advance to the Top”), donde el autor afirma que “las largas horas no sustituyen a la eficiencia», un alegato en contra del presentismo y a favor del trabajo inteligente, que parte de una adecuada gestión de las horas.

Las estadísticas de administración del tiempo muestran lo importante que es para el éxito, tanto de las empresas, como de sus empleados:

Si se dedica entre 10 y 12 minutos a planificar el día, se consigue un ahorro de hasta 2 horas de tiempo que, de otro modo, se habrían desperdiciado.
Cuando se trata de planificar las actividades diarias, casi siempre subestimamos el tiempo que tomará realizar una tarea, pasando por alto que, la mayoría, requieren el doble de lo que pensamos.
En los últimos 20 años, el tiempo que una persona trabaja ha aumentado un 15%, mientras que el tiempo personal de la misma persona ha disminuido un 33%.
Una persona que se da a sí misma una cosa para hacer en un día, generalmente se toma todo el día para hacerlo. Si la misma persona programa dos cosas para hacer, completará ambas.

En un entorno como el laboral, donde los plazos tienden a ser ajustados y las presiones a ser altas (por temas de deadlines o presupuestos, entre otros factores), saber cómo llevar a cabo una buena gestión del tiempo ayuda a establecer prioridades. Ello conduce a un impulso a la calidad del trabajo, lo que mejora los resultados. Por ejemplo, puede conseguirse una mayor satisfacción del cliente, un mejor ambiente laboral, menos devoluciones, más ventas cerradas, etc.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es el proceso de planificación y ejercicio de control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas. Al aplicar un sistema de este tipo se consigue trabajar de forma más eficaz, incluso pudiéndose realizar las tareas con un menor esfuerzo o intensidad. Además, se relaciona con la posibilidad de lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

¿Cuáles son los principios de la gestión del tiempo?

Los pilares de una gestión del tiempo efectiva son la planificación, la comprobación, la organización y el ajuste. Aprender a dominar sus reglas permite administrar mejor las horas que los empleados pasan en el trabajo, al plantearse cada tarea desde un enfoque que hace posible lograr más usando menos minutos.

Objetivos de la gestión del tiempo

La gestión del tiempo entra en juego con los aspectos medibles y oportunos del establecimiento de los objetivos de la organización. El propósito de una gestión del tiempo adecuada en tu empresa puede ser proveer dirección, establecer metas, cumplir con los plazos, evitar la pérdida de tiempo y la procrastinación o saber cómo reaccionar ante las distracciones, por poner algunos ejemplos.

Sin embargo, una administración efectiva de las horas de trabajo lleva a mejorar resultados en el negocio en general. Esto se consigue gracias a lo siguiente:

Una menor rotación de personal
Una minimización del presentismo
Una mejora de la conciliación laboral y familiar

La gestión del tiempo apoyada por la tecnología facilita el establecimiento de prioridades e impulsa la eficacia en los procesos. Y eso es algo que puedes lograr con las soluciones de Ekon. ¿Cómo se consigue? Entre otras cosas, gracias a que permiten agilizar las solicitudes internas de permisos o vacaciones, a que hacen sencillo el acceso al control del horario de los empleados o a que hacen posible que sean estos quienes, desde la app móvil, tengan la capacidad de administrar su jornada y calendario, conectándose en cualquier momento y desde cualquier lugar.