Análisis, funcionamiento y control de gastos en Excel

El objetivo de las empresas es obtener beneficios, pero para poder ganar dinero también hay que hacer frente a una serie de gastos que pueden ser más o menos necesarios. Conocer los diferentes tipos de costes de tu compañía y realizar un buen control de los gastos en Excel deriva necesariamente en una mejor utilización de los recursos.

Gestionar ingresos y gastos con este programa informático es algo muy frecuente en las estrategias de distribución. Pero no basta con llevar la contabilidad, sino que hay que saber examinar y analizar los datos obtenidos para detectar posibles oportunidades y resolver los errores que se estén cometiendo.

Por eso, es importante entender cómo sacarle el máximo partido a los datos recogidos. Te lo mostramos a continuación.

¿Cómo hacer una plantilla de control de gastos con Excel?

El control de gastos con Excel se ha vuelto bastante habitual. Esto es gracias al fácil acceso a esta herramienta, a que es una de las más versátiles cuando se trata de llevar la contabilidad en muchos negocios y a que se utiliza frecuentemente en las estrategias de distribución.

El paquete de ofimática de Microsoft es de los más conocidos a nivel mundial. Además, con los años Excel se ha vuelto más intuitivo, por lo que su uso es mucho más sencillo incluso para personas que no han recibido formación específica sobre este software.

Su sistema de cálculo a través de fórmulas permite realizar operaciones aritméticas libres de errores de forma fácil y rápida. Y los resultados obtenidos se pueden convertir en gráficos, con los que resulta más sencillo analizar los datos e identificar tendencias.

¿Qué contenido básico debe haber en una plantilla para el control de gastos en Excel?

Para llevar la contabilidad y tener claro en qué se está gastando el dinero, la plantilla de control de gastos de Excel debe incluir lo siguiente:

Categorías y subcategorías de gastos.
Tres columnas para cada subcategoría: fecha, detalle del gasto e importe.
Una fórmula que se encargue de calcular los totales en cada subcategoría y categoría.

¿Cómo hacer un buen análisis de la plantilla de Excel?

La mejor manera de superar los límites de este programa es buscar una solución que haya sido desarrollada específicamente para gestionar la contabilidad y que facilite el llevar a cabo las diferentes estrategias de distribución.

Los ERP de contabilidad y finanzas son una buena opción. Ofrecen toda la flexibilidad requerida en estos casos y permiten que los usuarios accedan de forma remota y revisen o modifiquen los datos necesarios. Además, ese acceso está limitado a las personas autorizadas, lo que aporta mayor seguridad.

El Departamento de Finanzas es uno de los más importantes en cualquier empresa. No se puede permitir errores ni ineficacias, de ahí la importancia de que cuente con las herramientas más adecuadas.

La organización correcta de la plantilla de control de gastos en Excel es esencial, y pasa por lo siguiente:

Cada cosa en su sitio

En esta plantilla debes tener por un lado los gastos y por otro los ingresos, siempre bien clasificados e indicando el concepto y el importe en cada una de las casillas. Porque así, una vez que la información esté bien ordenada, podrás analizar los gastos e ingresos de forma más sencilla y mucho más rápida.

Es imprescindible saber qué porcentaje de las ventas supone cada uno de los gastos para poder conocer el beneficio real obtenido.

Análisis de ingresos y gastos en Excel

Para poder realizar este análisis hay que crear tres columnas:

Concepto
Importe
Porcentaje sobre las ventas

En la primera fila se incluye el importe total ganado con las ventas realizadas en el período que se quiere examinar, y en las filas siguientes se van incluyendo los diferentes gastos que se han soportado durante el mismo periodo de tiempo: compra de material de oficina, alquiler del local, seguros, gastos de personal, etc.

Para saber qué porcentaje de las ventas supone cada gasto, debes utilizar la formulación de Excel. Para ello se pone en el numerador la cifra de gasto y se divide por el importe total de las ventas, lo cual da como resultado el porcentaje que se está buscando.

Después de esta operación, se puede ver de forma más clara qué partidas de gastos se están llevando mayor parte de los beneficios, e incluso convertir los datos obtenidos en un gráfico para tener una mayor visibilidad y así orientar mejor las estrategias de distribución.

¿Para qué sirve un análisis de este tipo?

Una de las funciones del Departamento de Finanzas es asegurarse de que el dinero de la empresa se gestiona de la mejor forma posible. Para ello, se deben reducir los gastos innecesarios a fin de aumentar el beneficio y por ello se utiliza la plantilla de Excel dentro de la estrategia de distribución.

Con los datos obtenidos al hacer el análisis de ingresos y gastos, como decíamos, se puede ver rápidamente qué partidas de gastos se están llevando una mayor parte de los beneficios, y a partir de ahí tomar las decisiones más acertadas.

¿Qué tipos de costes tiene una empresa?

Puedes clasificar los costes que hay en una compañía de diferentes maneras. De hecho, algunos podrían llegar a estar fácilmente en más de una categoría y es imprescindible para las estrategias de distribución mantener un buen control.

Para evitar confusiones, los costes se clasifican de las siguientes maneras:

Según su función:

De producción
De distribución
De administración
Financieros

Según su identificación:

Directos
Indirectos

Según los resultados:

Del producto
Por períodos

Según su variabilidad:

Variables
Fijos

Según el momento en que se producen:

Históricos
Predeterminados

Aquí puedes ver más sobre estas clasificaciones.

¿Cómo se realiza la planificación y gestión de costes?

Como hemos dicho, para conseguir beneficios los gastos deben estar controlados. De ahí que la función de planificación y gestión de los costes sea imprescindible dentro de las tareas de los gerentes de las empresas y de las estrategias de distribución.

Debes tener en cuenta que los costes empresariales suelen estar repartidos entre diferentes departamentos, y es necesario que cada uno se encargue de la gestión de los suyos.

Diferenciar los costes en función de las áreas de responsabilidad nos lleva a dos conceptos básicos: costes controlables y no controlables.

Son costes controlables los que están sujetos a la autoridad de un gerente específico, mientras que son costes incontrolables aquellos sobre los que el gerente tiene muy poco control.

Si se reparten los gastos en diferentes áreas de responsabilidad y se clasifican en controlables y no controlables, la dirección general de la compañía puede tener una visión mucho más amplia de la situación financiera. Y esto ayuda en la toma de decisiones estratégicas.

Consejos para controlar mejor los gastos empresariales

Usar la plantilla Excel de gastos e ingresos es muy práctico, pero si se van a manejar muchos datos o una empresa que está creciendo puede llegar a quedarse corta.

En estos casos es más recomendable usar un software especializado en Finanzas que se encargue de simplificar y automatizar los procesos contables y los administrativos.

Un programa de contabilidad especializado ofrece la gran ventaja de tener todos los procesos configurados de manera previa. Es decir, es una herramienta totalmente adaptada al control de gastos e ingresos, no hay que organizar ni planear nada antes de empezar a trabajar con ella.

Además, permite automatizar la contabilidad y agilizar la creación de informes contables y la tributación, con lo que es aún más eficaz para desarrollar las estrategias de distribución.

Con este programa el margen de error es mucho más reducido, puesto que es más seguro y además es utilizado únicamente por expertos.

¿Es Excel la mejor opción para llevar la contabilidad?

La verdad es que no. Hay otras alternativas para saber si un negocio es rentable y cómo está gestionando los ingresos.

Existen diferentes ratios de rentabilidad que te pueden ayudar, ya que calculándolos puedes saber de forma exacta cuántos beneficios da realmente un negocio. Hacer el cálculo de estos ratios con Excel puede ser complicado, por eso lo más recomendable en estos casos es usar un software especializado.

Nunca se debe perder de vista que estos datos son la fuente de información principal sobre la que la empresa tomará sus decisiones estratégicas. Así que no te puedes permitir errores en los mismos.

En definitiva, la plantilla para el control de gastos en Excel es una gran herramienta, pero algo limitada para aquellos negocios que tienen mucho flujo de caja o en los que se mueven importantes cantidades de dinero. Así que, para un buen control de los gastos empresariales, se hace necesario contar con una herramienta adecuada que permita acceder al presupuesto desde las diferentes áreas de dirección de la compañía. Conviene que todo el mundo pueda ver de forma instantánea los cambios realizados y, así, tomar todas las decisiones que sean necesarias para poder crear buenas estrategias de distribución.