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Ingresos y gastos en Excel: así se analizan

Gestionar ingresos y gastos en Excel es frecuente, pero no basta con llevar la contabilidad, hay que saber examinar y analizar los datos obtenidos para poder detectar posibles oportunidades y poner fin a errores que se estén cometiendo.

La plantilla de Excel para ingresos y gastos es una alternativa viable para llevar la contabilidad en empresas que no sean demasiado grandes ni tengan una estructura compleja. Por eso, vamos a ver cómo le podemos sacar más partido a los datos recogidos.

Cada cosa en su sitio

En nuestra plantilla de Excel debemos tener por un lado los gastos y por otro los ingresos, siempre bien clasificados e indicando el concepto y el importe.

Una vez que la información esté bien ordenada podemos analizar los gastos e ingresos de forma más sencilla.

Nos interesa saber qué porcentaje de las ventas supone cada uno de los gastos que hemos realizado, así podremos saber el beneficio real obtenido.

Análisis de ingresos y gastos en Excel

Para hacer el análisis creamos tres columnas: 

  • Concepto.
  • Importe.
  • Porcentaje sobre las ventas.

En la primera fila incluiremos el importe total ganado con las ventas realizadas en el período que estamos examinando.

En las filas siguientes iremos desgranando los diferentes gastos atendiendo al mismo criterio temporal: compra de material de oficina, alquiler del local, seguros, gastos de personal, etc.

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Para saber qué porcentaje de las ventas supone cada gasto vamos a usar la formulación de Excel. En el numerador ponemos la cifra de gasto y lo dividimos por el importe total de las ventas, lo que nos da como resultado un porcentaje.

Después de esta operación podremos ver de forma más clara que partidas de gastos se están llevando mayor parte de los beneficios. De hecho, podemos convertir los datos obtenidos en un gráfico para verlo todavía mejor.

ingresos y gastos excel

¿Para qué nos sirve un análisis de este tipo?

Una de las funciones del departamento de finanzas es asegurarse de que el dinero de la empresa se gestiona de la mejor forma posible, reduciendo los gastos innecesarios a fin de aumentar el beneficio.

Con los datos que hemos obtenido al hacer el análisis de ingresos y gastos en Excel podemos ver rápidamente qué partidas de gastos se están llevando más parte de los beneficios, lo que nos permitirá tomar decisiones estratégicas sobre fórmulas de ahorro que podemos aplicar.

¿Es esta la mejor opción?

La verdad es que no. Existen otras alternativas para saber si un negocio es rentable y cómo está gestionando los ingresos.

Existen diferentes ratios de rentabilidad que nos pueden ayudar. Calculándolos podemos saber de forma exacta cuántos beneficios da realmente un negocio.

Hacer el cálculo de estos ratios con Excel puede ser complicado, por eso lo más recomendable en estos casos es usar un software especializado.

Nunca debemos perder de vista que estos datos son la fuente de información principal sobre la que la empresa tomará sus decisiones estratégicas, así que no nos podemos permitir errores en los mismos. Es fundamental poder calcular los ratios de rentabilidad de forma rápida y sin errores.

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