Nómina cloud: mejores prácticas para impulsar la marca empleadora

El trabajo híbrido trae consigo desafíos y oportunidades para RR. HH. La pandemia del COVID-19 inició una nueva etapa, en la que aprendimos que la tecnología es vital para la continuidad del negocio. Las reuniones online, la nómina cloud y la automatización del reclutamiento son tres ejemplos de la nueva normalidad en el área de personal.

La tecnología ha sido fundamental para que los profesionales de los recursos humanos pudiesen trabajar de forma remota. Ha garantizado que, independientemente de las circunstancias, aspectos clave de esta función pudiesen continuar; como la gestión de nóminas, la gestión del desempeño, la comunicación con los empleados o los programas de formación y desarrollo.

Considerar las fortalezas y los fallos de la tecnología que se usa actualmente para los recursos humanos sería el primer paso en una auditoría que parece necesaria. En esta, cabría preguntarse en qué medida se emplean los nuevos medios al alcance de RR. HH. para agilizar su trabajo administrativo, si los avances permiten innovar en las prácticas de personal y mejorar el acceso a la información y, muy importante, hasta qué punto se usa la tecnología para crear experiencias y conexiones sociales.

A medida que surgen más soluciones tecnológicas, que los avances aportan mayor valor y la innovación esculpe la función de personal, debes plantearte si el Área de Recursos Humanos de tu empresa está preparada para brindar la mejor experiencia al empleado. Y aquí entra en juego la nómina electrónica cloud.

Nómina ***cloud*: mejores prácticas**

Recibir el sueldo a tiempo y sin errores es uno de los aspectos que mayor incidencia tienen en la percepción de la empresa por parte de los empleados. ¿Sabías que el 35 % de los trabajadores estarían dispuestos a buscar otro trabajo si su empleador les pagara incorrectamente, incluso aunque esto solo sucediera una vez? Además, uno de cada dos perdería la confianza en su empleador por este hecho.

Un software de nómina cloud es la solución que permite evitar estos problemas. Se trata de un sistema de gestión de nóminas que recopila, administra y mantiene los datos de los empleados para automatizar los pagos de forma remota, desde la nube.

Las ventajas que ofrece un software de nómina cloud son muchas:

Reducción de los costes operativos.
Mejor alineación con las últimas obligaciones financieras y legales.
Acompañamiento más efectivo al talento, desde su incorporación hasta la etapa de salida.
Comodidades para los profesionales del Área de RR. HH., que no necesitan más que un ordenador y conexión a internet para poder realizar su trabajo.
Mayor flexibilidad y autonomía para los empleados de la compañía.
Más seguridad en las operaciones, algo esencial si tenemos en cuenta que se trabaja con información sensible.

El procesamiento de una nómina, cloud o no, es una tarea clave y debe realizarse de la manera correcta. Las mejores prácticas para gestionar el pago de salarios en la empresa se resumen en lo siguiente:

Asegurar la completitud y exactitud de la información disponible. Es básico trabajar con datos limpios, íntegros y sin duplicidades.
Verificar la consistencia de la información relativa a antigüedad, horarios y tiempo trabajado.
Tener una visión global y una versión única de la verdad en relación a los costes totales de nómina, para poder tomar las mejores decisiones.
Automatizar los pagos, incluyendo todos los conceptos que deben retribuirse, sin errores y haciendo un correcto desglose de cada concepto.
Almacenar la información relativa a las nóminas de manera organizada para facilitar el cumplimiento, y estar preparados para asumir las obligaciones en relación con la presentación de documentación que pueda derivarse de futuras auditorías o requerimientos por parte de la Administración.
Tener disponible toda la información necesaria para prepararse para el próximo año fiscal.
Mantenerse al día con toda la legislación y el cumplimiento referente a las nóminas, aplicando los cambios que sean necesarios en función de las actualizaciones que se produzcan en las normas.
Simplificar las tareas de la función de personal con tecnología para mejorar el flujo de trabajo actual y ganar en productividad.
Revisar las etapas del ciclo de vida del empleado, segmentándolas para identificar dónde se pueden mejorar los procesos; desde el reclutamiento y la incorporación, hasta la nómina, la gestión del desempeño, la capacitación y la desvinculación.
Sincronizar los procesos de nómina en todas las plataformas para evitar errores y duplicidades.

La entrada manual de datos aumenta la posibilidad de que los registros no coincidan, impide disponer de información en tiempo real y reduce su consistencia. Todo esto incrementa las posibilidades de que los empleados reciban un cheque de pago erróneo.

Aprovechar la tecnología disponible para la gestión de la nómina cloud, por el contrario, hace posible obtener una visión general de los datos de los trabajadores fácilmente. Además, permite dedicar menos tiempo y esfuerzo a recopilar información, y tomar decisiones mejor informadas.

El uso de una plataforma integrada de recursos humanos y nómina que ofrezca herramientas de autoservicio permite a los profesionales de esta función gestionar mejor a sus empleados y evitar las trampas de la nómina manual.

La marca empleadora de una empresa donde el talento llega para quedarse

Quienes están familiarizados con esta función conocen de sobra que la gestión de nóminas es un proceso desafiante. No solo debe garantizarse que los empleados reciban el pago a tiempo y con precisión, sino que también hace falta mantenerse al día con la legislación, en constante cambio, para garantizar el cumplimiento.

Estos desafíos se hacen aún más complicados de superar cuando se utiliza un software de nómina on premise obsoleto, que puede ser lento, demasiado complejo y de difícil acceso en remoto. Este puede conducir a errores de pago que aumenten las tensiones entre empleados y empleadores y sobrecarguen a los profesionales de Recursos Humanos con tareas adicionales.

Es evidente que la tecnología juega un papel clave en la experiencia de los empleados. Que esta mejore es algo que puede conseguirse con una solución de nómina cloud, entre otras herramientas. Al usarla, la empresa puede asegurarse de que los pagos se realicen sin problemas y a tiempo, con la tranquilidad de saber que cumple con toda la legislación vigente.

Gracias a la nube, en lugar de usar diferentes sistemas, múltiples aplicaciones y procesos manuales tediosos, se puede emplear un software que ayude a tomar las mejores decisiones, realizar un seguimiento correcto y cumplir con los requisitos legales aplicables, por ejemplo, de auditoría.

Además, si los empleados necesitan acceder a documentos, pueden obtenerlos rápida y fácilmente. El autoservicio permite ahorrar tiempo; minutos que se suman a lo largo del mes y que se pueden dedicar a crear excelentes experiencias para los empleados y agregar más valor para el negocio.

Las decisiones y acciones de RR. HH. brindan a los empleados una vista panorámica de la cultura, la marca empleadora, la profesionalidad y la estabilidad financiera de la compañía. En el mundo empresarial actual, la cultura importa más que nunca. Por tanto, cuanto más simplificados se vuelvan los procesos que hemos comentado, mejor para las organizaciones a largo plazo.

La gestión y pago de los salarios no debería ser un dolor de cabeza ni para el Departamento de Finanzas ni para el resto de la plantilla. Invertir en un software de nómina cloud, que no solo automatice todo el proceso, sino que también garantice su seguridad, posibilita que la experiencia sea mucho más satisfactoria para los empleados y para los responsables de RR. HH. ¿Te animas a probarlo?