software gestión pymes
27 May. 2019

Software de gestión para pymes ¿necesitas uno?

 

La gestión de una pyme no es fácil, pero la implementación de un software de gestión para pymes es la solución perfecta.

Hay que saber administrar los limitados recursos de forma eficiente para conseguir una implementación efectiva de los procesos, además de trabajar para aumentar la productividad y el crecimiento de la empresa. En algunas ocasiones, la falta de recursos humanos, las limitaciones presupuestarias o la escasez de otros recursos son factores que afectan al funcionamiento óptimo de una pequeña y mediana empresa.

¿Qué es un software de gestión?

Un software de gestión es un sistema informatizado compuesto por diferentes herramientas que se integran para la gestión de las tareas y procesos dentro de una empresa.

Este sistema hace posible controlar los diferentes departamentos, como por ejemplo:

  • Ventas
  • Almacén
  • eCommerce
  • Producción
  • Finanzas

Además, este sistema permite la gestión diaria y continua de los diferentes procesos, permitiendo la creación, consulta, modificación, fusión o borrado de las diferentes acciones. Los software de gestión, en muchos casos, se pueden utilizar en equipo y desde diferentes dispositivos y permiten la gestión en remoto, cosa que ayuda a la conciliación laboral y el teletrabajo en la empresa.

Eso sí, es necesario definir cuál es el mejor software para cada pyme. Para acertar, la empresa debe poner el foco en las necesidades del negocio e identificar las tareas imprescindibles a realizar y los controles que se deben llevar a cabo para lograr un funcionamiento eficaz de la estructura empresarial.

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¿Por qué una pyme debe tener un software de gestión?

La optimización de tareas y el control de la gestión de la empresa son factores que motivan a las pymes a tener un software de gestión.

Con él se simplifican y automatizan las tareas repetitivas y rutinarias, que pasan a realizarse de forma rápida y minimizando el margen de error.

Contar con un programa de gestión para pymes permite invertir menos tiempo en la gestión y más en otras actividades como la innovación, el crecimiento de la empresa, las estrategias de venta o la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio.

¿Para qué sirve un software de gestión en las pequeñas y medianas empresas?

El software de gestión para pymes tiene diversas funciones y ventajas:

  • Permite llevar un seguimiento con datos reales de los productos o servicios que se venden.
  • Ofrece información en tiempo real de los márgenes de beneficio obtenidos.
  • Automatiza actividades y tareas.
  • Permite gestionar el negocio y los recursos desde la oficina o en remoto.
  • Ayuda a la planificación de recursos tanto humanos como técnicos.
  • Protege la información manejada, ya que cuenta con sistemas de seguridad.
  • Reduce los errores.
  • Elimina la duplicidad de información.
  • Ayuda a que todos los departamentos puedan tener acceso a la información de la empresa.

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Tipos de software de gestión para pymes

Software de gestión empresarial

Cuando hablamos de software de gestión empresarial, es indiscutible que el software más utilizado es el ERP (Enterprise Resource Planning), en español “sistema de planificación de recursos empresariales”. Este tipo de programa está ideado para integrar la gestión integral de una empresa.

Hoy en día, puedes encontrar software de gestión ERP para pequeñas y medianas empresas con soluciones muy accesibles.

Sin embargo, en muchos casos este tipo de sistemas de gestión son demasiado grandes o genéricos. La solución es integrarlos con un software de gestión vertical que se adapte al sector y a las actividades concretas de tu empresa.

Software de gestión comercial

En este caso, podemos decir que el líder en la gestión comercial de una empresa es el CRM (Customer Relationship Management). Se trata de un programa encargado de la gestión de las relaciones con los clientes. Así, su principal función es la de llevar el control y la gestión de toda la parte comercial de la empresa.

Este sistema permite guardar toda la información de clientes y potenciales clientes para lanzar acciones comerciales y promocionales.

Software de gestión de almacén

Este software permite la gestión y el control de las actividades y productos del almacén de una empresa. Es rápido, fiable y ayuda a obtener información en tiempo real de las unidades en stock, número de ventas, ubicación de los productos, logística, etc.

BI (Business Intelligence)

Esta herramienta gestiona todos los datos que existen en la empresa, ya que integra todos los sistemas de gestión que se manejan. Es decir, reúne, depura y transforma datos de los sistemas e información desestructurada y lo convierte todo en información estructurada, lista para su análisis.

El sistema Business Intelligence analiza a diario todos los datos para detectar oportunidades y debilidades, y así fijar objetivos y facilitar la toma de decisiones de forma rápida.

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Programas de gestión para pymes, ¿locales o en la nube?

En el mercado existen programas de gestión para pymes que trabajan de forma local y otros que trabajan en la nube. Para elegir el más adecuado para tu empresa, debes saber en qué consiste cada uno de ellos:

  • Software de gestión local: este tipo de software se instala en la propia intranet de la empresa para ser utilizado en los diferentes equipos y ordenadores dentro de la oficina.
  • Software de gestión en la nube: en este tipo de sistema de gestión, el software es accesible desde cualquier lugar, solo hace falta tener conexión a internet. Eso es una gran ventaja para las empresas que trabajan con equipos en diferentes lugares, que potencian el teletrabajo o cuyos trabajadores viajan con frecuencia.

Fases para la implementación de un software de gestión en una pyme

  1. Planificación. En esta etapa se definen y analizan las necesidades técnicas y de recursos humanos que tiene la empresa.
  2. Definición. Una vez se entiende cómo funciona el negocio y sus necesidades, se define el software de gestión que se implementará en la empresa.
  3. Configuración. En esta etapa se adapta y configura el software de gestión a la empresa. También se realizan las pruebas, integraciones con otros sistemas y  comprobaciones correspondientes para asegurar que todo funciona de forma adecuada.
  4. Implementación. En esta fase se pone en marcha el sistema y se realizan los controles periódicos para corregir errores o introducir adaptaciones según el funcionamiento de la empresa.

Está claro que, si el objetivo de una pyme es ser competitiva, debe tener capacidad de crecimiento ágil y contar con el control sobre los diferentes procesos de la empresa. Para conseguirlo, es imprescindible poseer un software de gestión para pymes.

A partir de ahí, la clave está en trabajar con un sistema que permita gestionar de forma correcta y efectiva toda la estructura empresarial para poder ser ágiles y tomar decisiones acertadas en el menor tiempo posible.

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