software recursos humanos
28 Sep. 2020

Los beneficios de los software de recursos humanos

 

Hablar de la combinación de recursos humanos y tecnología era casi inconcebible hasta hace poco. Sin embargo, esta fusión, que ha dado lugar a los software de recursos humanos, ha avanzado mucho cualitativamente en muy poco tiempo. 

La función de recursos humanos estaba identificada como una labor secundaria y administrativa dentro de las organizaciones. Pero el avance tecnológico ha hecho que esta tome un peso estratégico en las compañías que buscan diferenciarse de su competencia, debido a problemáticas como la captación y retención de talento en las empresas.

Además, actualmente se trabaja con una cantidad ingente de datos, tanto cuantitativos como cualitativos, por lo que el desarrollo de las funciones de este departamento es mucho más eficiente con la ayuda de un software de recursos humanos.

¿Para qué sirve un software de recursos humanos?

El Departamento de Recursos Humanos era uno de los que contaban con menos recursos tecnológicos dentro de una empresa. Mientras las compañías invertían grandes cantidades de dinero y tiempo en la aplicación de software específicos para otras áreas operativas, como Producción, Ventas, Finanzas y Logística, el Departamento de Recursos Humanos trabajaba sin los medios tecnológicos adecuados. Con el tiempo, las empresas se han ido dando cuenta del error de no invertir en una buena gestión de las personas, ya que se trata del enclave estratégico para captar y gestionar el talento de la compañía.

En líneas generales, podríamos decir que un software de recursos humanos es un conjunto de tecnologías que aúna todos los sistemas de gestión de personas, contratación y talento utilizados para mejorar la eficiencia del negocio. Su finalidad es combinar diferentes procesos de administración y recursos humanos en un modelo de gestión centralizado, donde los administradores también pueden asignar la automatización de tareas, evaluar el progreso dentro de la empresa y recompensar a los mejores empleados del equipo, ayudando a la mejor toma de decisiones respecto al capital humano.

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Estructura de un software de recursos humanos

Los distintos ERP o software de recursos humanos ofrecen una amplia variedad de soluciones, adaptables modularmente a las necesidades de cada empresa. Así, se componen de los siguientes módulos:

  • El módulo central o HRIS (Human Resources Information System) hace referencia a un programa de gestión de información básica de los empleados de la compañía. Este permite definir la organización y crear organigramas, y sirve de centro de comunicación interna, como una intranet o un tablón de anuncios para todos los empleados. Este módulo central, también llamado núcleo HRM (Human Resources Management), es el pilar del que dependen distintas funciones, desde las más sencillas a las más complejas. 
  • El módulo de gestión de nóminas y salarios ayuda a la automatización de la gestión del abono de salarios, como la liquidación de los impuestos en los organismos pertinentes. También se suele acompañar de un módulo de compensación y beneficios que permite definir la política salarial de la empresa.
  • El módulo de gestión del talento es un módulo adicional que no incluyen todos los software de recursos humanos. Este mide aspectos como la captación y el mantenimiento de talento, los planes de sucesión y carrera o la supervisión y evaluación del desempeño.
  • El módulo de reclutamiento se utiliza para analizar las necesidades de selección y preparación de perfiles, conectar con otras plataformas como las redes sociales profesionales para la captación de candidaturas y es de gran ayuda en la preselección y evaluación de solicitantes.
  • El módulo de gestión de las relaciones laborales ayuda a mantener el orden de las contrataciones, el cumplimiento de la normativa laboral en lo referente a contratación o control horario, la preparación de turnos de trabajo, el control del absentismo justificado o no y las ausencias o la conexión con organismos oficiales, como SEPE o TGSS, para trámites administrativos.
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¿Debe tu empresa apostar por un software de recursos humanos?

Cada vez son más las empresas que están implementando software de recursos humanos. Hasta hace poco, los líderes de las compañías consideraban el Departamento de Recursos Humanos como un departamento de coste, no vinculado a las operaciones ni a la estrategia de la empresa. Sin embargo, muchos están evolucionando al considerar que este tiene como misión hacer crecer la empresa a través de las personas que trabajan en ella. Por ello, la implementación de un software específico, que ayuda a reducir costes, optimizar tiempo e incrementar la productividad de los equipos, es cada vez más habitual.

Con un software de recursos humanos adecuado a las necesidades de tu empresa se reducen muchos costes innecesarios, ya que se puede medir la información y acceder a ella de forma inmediata, cosa que aporta flexibilidad a la compañía mientras la va preparando para la realidad de los nuevos retos de una sociedad cada vez más conectada digitalmente.

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Ventajas de utilizar un software de recursos humanos

Las principales ventajas de usar un software de recursos humanos son estas:

  • Una visión estratégica del capital humano, sus capacidades y su talento. La principal función de este software es centralizar la información de los empleados y ayudar a las empresas a desarrollar acciones para ganar eficiencia. Gracias a este, los empleados obtienen información completa y actualizada sobre sus actividades y tareas que ayuda a ahorrar tiempo. Así, cuando una tarea está lista para ser comenzada, siempre se puede asignar al mejor talento, controlar su progreso y saber cuando estará terminada.
  • Agilidad y eficiencia en el reclutamiento. Los módulos de reclutamiento han facilitado y agilizado la parte administrativa de captar talento para la empresa, así como su evaluación y los procesos de on boarding.
  • Un impulso a la productividad. La misión principal de un software de recursos humanos es hacer crecer la compañía a través de las personas que trabajan en ella. Esta productividad se traduce en un evidente ahorro de tiempo y en la reducción de costes.
  • Administración de la fuerza laboral de extremo a extremo. Un buen sistema de recursos humanos reúne todas las operaciones relacionadas con el área bajo un mismo techo, lo que significa que puede asignar tareas y hacer un seguimiento de su progreso. Así, todos los colaboradores de la empresa pueden estar en la misma página gracias a los paneles de comunicación, en los que pueden seguir las actualizaciones recientes, comentar tareas, compartir contenidos o ideas, etc. Con todos estos datos accesibles para todos desde cualquier dispositivo, los empleados pueden trabajar en equipo sin importar donde se encuentren.
  • Evaluación y reconocimiento. Un buen software de recursos humanos ayuda a mantener el control del progreso de cada empleado y a desarrollar prácticas de calidad para el reconocimiento de su desempeño, lo que permite encontrar el eje, las tendencias y patrones no productivos, y tomar decisiones estratégicas y operativas sobre los empleados con un desempeño inferior al deseado.
  • Analítica y reporting. Con estas funciones, la empresa puede procesar los datos actualizados y obtener todas las estadísticas y dashboards de control necesarios sin utilizar una aplicación externa.

¿Y si mi empresa no se puede permitir un software de recursos humanos?

Si tu empresa es una pyme, puede que pienses que en estos momentos no te puedes permitir el uso de un software de recursos humanos, pero el desarrollo de ERP y software en la nube (cloud) con el sistema de pago por uso SaaS (Software as a Service) hacen que el precio de este tipo de programas sea asequible para compañías de cualquier tamaño, ya que son modulables y solo se paga aquello que se necesita y usa. Además, no requieren mantenimiento, actualizaciones, ni copias de seguridad, ya que al estar en la nube todo ello viene incluido en el servicio.

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