El cálculo de retenciones del IRPF en la nómina

Las nóminas de los trabajadores son mucho más que una simple cantidad de dinero que los empleados perciben por sus jornadas laborales. En ellas hay varios porcentajes y cifras totales, resultado de diversas operaciones matemáticas. Una de ellas es el cálculo de retenciones del IRPF (el conocido Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).

Toda asesoría o despacho laboral debe saber cómo calcular estas y otras cantidades del salario que normalmente van destinadas a las aportaciones por contingencias comunes y profesionales (desempleo, formación, etc.). También es importante saber que hay unas variables que influyen y determinan cuál es la retención dineraria.

Pero, ¿por qué se descuenta el IRPF de las nóminas? La explicación es que Hacienda tiene establecido un sistema de retenciones mensuales que las empresas deben aplicar a sus empleados. Esto se debe a que las rentas más altas e importantes se obtienen del trabajo, y hay que contribuir a la recaudación económica del Estado, del mismo modo que se hace con otros impuestos.

Realmente, esa retención es un adelanto de dinero al fisco de cara a la declaración anual de la renta. Por tanto, si ya le hemos abonado una cifra superior a la estipulada, en dicho trámite el resultado será a devolver. En cambio, si ocurre lo contrario y hemos pagado menos de lo debido, deberemos abonar lo restante a la Agencia Tributaria.

¿Es obligatorio el cálculo de retenciones del IRPF? Lo cierto es que sí, en general, aunque la compañía no está obligada a retenerlo si el salario de un trabajador está por debajo de los 14.000 euros anuales. Así lo fijó el Real Decreto 1461/2018, del 21 de diciembre. Además, como verás ahora, en función del estado civil y el número de descendientes, esta cifra límite puede ser más alta:

15.947 euros si estamos solteros, viudos, divorciados o separados legalmente y tenemos un hijo, o 17.100 euros si tenemos dos.
15.456 euros si estamos casados y sin hijos, pero el o la cónyuge no percibe una renta superior a 1.500 euros anuales.
16.481 si se cumple lo anterior, pero sí existe una descendencia, y 17.634 si hay dos o más descendientes.

Factores a tener en cuenta en el cálculo de retenciones del IRPF

En cuanto a los distintos aspectos o circunstancias de vida que influyen en las diferentes retenciones del IRPF en la nómina, encontramos los siguientes:

Lugar de residencia. El cálculo de estas retenciones irá en función de la comunidad autónoma de residencia, ya que cada una aplica sus propias ventajas fiscales. Este es uno de los factores que más afectan a la base de retención.
Salario bruto anual. Simplemente se tiene en cuenta el sueldo total que se obtiene al año por el trabajo realizado. Cuanto mayor sea, más IRPF se deberá pagar.
Tipo de contrato laboral. El fisco también valora esto para que no se pague lo mismo en uno de prácticas o de formación que en uno indefinido, por ejemplo.
Situación familiar. El estado español ofrece beneficios fiscales a las familias que son numerosas, a las personas que están solteras y tienen hijos y en otros casos particulares.
Si se tiene algún grado de discapacidad. Igualmente, las personas discapacitadas disponen de ventajas, con la cuantía del descuento dependiendo de cómo les afecta la enfermedad o discapacidad.

Tabla de retenciones del IRPF

Dado que el IRPF es un impuesto progresivo, estos son los tramos que se aplican al calcular su retención en la nómina (esta tabla corresponde a las retenciones del 2022).

Renta en euros	Porcentaje %
Hasta 12.450	19
De 12.450 a 20.000	24
De 20.000 a 35.200	30
De 35.200 a 60.000	37
De 60.000 a 300.000	45
Más de 300.000	47

Cómo calcular la retención del IRPF en la nómina

Ahora que ya conoces la teoría, es el momento de pasar a la práctica: cómo calcular la retención en la nómina por el IRPF. Se trata de una operación sencilla. Simplemente, debes tener delante o a mano tres variables que hay que considerar en este cálculo de retenciones:

El salario bruto que percibe el trabajador, es decir, la suma del dinero que ha ingresado durante todo el año.
Su situación personal y familiar, algo que debe comunicarse a través del modelo 145 de la Agencia Tributaria. Si es la primera vez que hace la declaración de la renta o si se produce algún cambio en su vida, cumplimentar y enviar este documento es necesario.
Los gastos deducibles, es decir, las deducciones a las que tiene derecho el empleado.

Teniendo esto en cuenta, para realizar el cálculo de retenciones por el IRPF hay que obtener primero la base sobre la que se debe aplicar. Esto es, la cantidad total de dinero a la que hay que descontar la cantidad que corresponda del impuesto.

¿Cómo se obtiene esta cifra? Muy fácil: restándole al salario bruto esos gastos deducibles o deducciones. Una vez tenemos la base, esta se multiplica por el porcentaje que sea y se divide entre 100. El resultado obtenido se resta, por último, a esa misma cantidad base.

Por si esto te parece demasiado complejo, en la página web oficial de Hacienda hay una herramienta útil para saber qué tipo impositivo se debe aplicar y cuánto es (en euros) del salario bruto anual. Solo es necesario rellenar cuatro campos: datos personales, antecedentes y descendientes, datos económicos y regularización. Si falta algo, la propia calculadora te avisa.

Ahora ya sabes cómo funciona el cálculo de retenciones del IRPF en la nómina, los factores que influyen en ellas y qué porcentajes se están aplicando actualmente, según el dinero que se cobre. Si deseas optimizar operaciones y gestiones como estas, puedes aprovechar la solución que te ofrecemos en Ekon para despachos y gestorías profesionales.