Las claves para un buen aprovisionamiento

Para poner en marcha la actividad en tu empresa, uno de los puntos imprescindibles es conseguir primero todo lo que necesitas. Es decir, los medios físicos, tecnológicos y humanos que requiera tu negocio, según cuáles sean sus características, para poder operar. De estas tareas se ocupa el aprovisionamiento, que consiste en la adquisición de los recursos, los suministros y las materias primas en las mejores condiciones posibles de calidad, precio, tiempo y cantidad.

El objetivo del aprovisionamiento siempre es dotar al departamento de producción o de ventas de todo lo que necesite para trabajar. Además, al menor coste posible.

Ese es el gran reto que tienes: sacarle el máximo partido a la inversión realizada en todo ese material. ¿Cómo? A través de una buena gestión del aprovisionamiento, eficiente y menos costosa; algo que conlleva coordinar, planificar y alinear de forma correcta cada etapa del proceso de abastecimiento. Esta gestión suele ajustarse también a la estrategia de compras de tu empresa, de forma que se cuente siempre con el inventario y el muestrario de productos necesarios.

El proceso comienza por identificar cuáles son los medios que se requieren, para después seleccionar las fuentes, emitir y seguir los pedidos, recibirlos e inspeccionarlos, aprobarlos, pagar las facturas y llevar un control posterior de todo lo que se ha comprado. Esto es importante para comprobar que has realizado un buen trabajo e incluso que tus proveedores son de confianza.

Cuatro elementos importantes para la gestión del aprovisionamiento

Aunque pueda parecerte una labor sencilla, tienes que tener presentes varias claves para que la gestión del aprovisionamiento de tu compañía sea un éxito y no un fracaso. Recuerda que su importancia es tan grande que cualquier fallo en la cadena puede provocar un parón productivo o de ventas, algo que perjudicaría mucho a tu negocio.

Por eso hay que prestar atención a los cuatro elementos importantes que describimos a continuación para una previsión excelente del abastecimiento o para crear el plan de aprovisionamiento de una empresa:

Los proveedores y los productos alternativos

Los proveedores son esenciales para abaratar costes y siempre es útil elegir distintos que puedan satisfacer tus demandas. Todos te deben asegurar una garantía de suministro, así como solvencia y competitividad en los precios.

La negociación inteligente con ellos es otro factor que tienes que dominar para fijar un compromiso común a largo plazo, basado en el análisis de unas condiciones concretas, en las relaciones interdependientes y en un beneficio mutuo.

Pero como el objetivo es no quedar desabastecido, te recomendamos tener un as en la manga, un plan B por si tus principales proveedores no pueden atenderte en determinados momentos. Para ello, busca y encuentra alternativas de aprovisionamiento, incluso con otros productos.

El rappel en el aprovisionamiento

Relacionado con la adquisición de productos, el rappel sobre compras es otro factor a tener en cuenta para ahorrar costes. Consiste en obtener un descuento comercial por un volumen de operación determinado que se suele calcular en base a un año. A través de él, tu proveedor te garantiza que vas a recibir un precio más bajo en las mercancías que te suministra periódicamente.

Los costes de la logística

Optimizar los costes de tus compras de material es imprescindible para mantener una relación calidad-precio que se ajuste a la política de tu compañía. En este sentido, tras negociar con tus proveedores, solamente te queda abaratar el transporte y la logística de esa mercancía. ¿Cómo? Buscando las mejores soluciones para la adquisición de productos, su almacenaje y la gestión del aprovisionamiento.

Debes establecer un límite de stock mínimo y otro máximo para tus almacenes, de forma que todo el material que recibas de tus proveedores se ajuste a tu capacidad disponible. Pero también ha de ajustarse al uso o al gasto de esos medios para que les vayas dando salida y no se acumulen, lo cual provocaría un coste innecesario de almacenamiento.

La clave está en valorar si sincronizas tus compras con la producción o venta, o si prefieres disponer de un stock de seguridad que requiere un control más riguroso del aprovisionamiento.

Los almacenes reguladores

Ya en tus instalaciones, disponer de unos almacenes reguladores aporta numerosas ventajas en el proceso de consumo del material adquirido. Te ayuda a organizar y controlar las operaciones, lo cual reduce costes en la cadena de suministro y mejora la productividad.

Mediante el control diario, logras mejores previsiones de stock, además de acortar distancias de trayectos y tiempos de transporte, algo que repercute positivamente en la producción, que se vuelve más rápida y de mejor calidad.

Para el éxito de tu compañía es importante cumplir con estas guías respecto a estos cuatro elementos, así como con otros factores básicos como el trabajo en equipo, la comunicación constante con los departamentos, los análisis DAFO, el seguimiento de los procesos e incluso la búsqueda de tendencias.

Así lograrás, en definitiva, mantener un aprovisionamiento impecable, que alcance los objetivos marcados y ayude a conseguir la eficacia global del negocio. Esa que también puedes mejorar apostando por algunas de las soluciones tecnológicas para logística que te ofrecemos en Ekon.