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Aprende a gestionar los contratos con proveedores adecuadamente

De la misma manera que firman contratos con los trabajadores, las empresas también deben firmar contratos con sus proveedores, con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la contratación de bienes y servicios.

Los contratos comerciales sirven para cerrar alianzas y acuerdos entre empresas grandes, pymes o autónomos. En ellos se estipula lo que se ofrece, la metodología de trabajo, fechas, obligaciones, usos, etc.

No importa cual sea la actividad de tu empresa, saber cómo gestionar adecuadamente los contratos con proveedores es esencial en cualquier caso.

La importancia de controlar la gestión de los contratos con proveedores

El objetivo de las empresas es conseguir un crecimiento exponencial y lograr una estabilidad a largo plazo. Para cumplir con este propósito, la gestión de los contratos es un factor determinante, ya que permite maximizar el rendimiento operativo de la empresa y, al mismo tiempo, reduce los riesgos financieros.

Los contratos otorgan diferentes soluciones a las empresas, como recursos, contratación de servicios, arriendo de inmuebles o suministros entre otros.  

Asimismo, la contratación de proveedores supone un ahorro de costes para la empresa y permite cambiar de proveedor si este no cumple con el contrato o si el objeto del mismo ya no es necesario para el negocio. Por estas razones, también es importante añadir cláusulas sobre la posible recesión.

Controlar los contratos con los proveedores dentro de la empresa te asegura una mejor satisfacción como cliente, porque te permite medir la calidad de los servicios y productos asociados. Al gestionar un contrato con un proveedor, este debe cumplir con los servicios ofrecidos que se detallan y tu compañía, como cliente, con la forma de pago pautada.

Realizar una buena negociación con los proveedores y tener un buen manejo en los contratos firmados asegura a la empresa tener los productos que necesita a su disposición, poder exigir el cumpliminto de los servicios y contar con un precio adecuado. Todo esto en pro de obtener la mejor rentabilidad.

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Claves a tener en cuenta en un contrato con proveedores

La mayoría de las empresas necesitan el apoyo de uno o más expertos o suministradores para poder desarrollar su negocio. Cualquiera que sea la figura del contratado (colaborador, profesional o empresa que se subcontrata), siempre será necesaria la firma de un acuerdo. Por ejemplo, si el servicio consiste en la creación de campañas de marketing, lo más posible es que se suscriba un contrato de prestación de servicios de publicidad o marketing. Si se trata de otro servicio, como la distribución de productos, se necesitará un acuerdo de distribución, tomando en cuenta que en el caso de tratarse de una marca hará falta un contrato de licencia de marca. 

Aunque todos tienen en común que se ajustan a la prestación de servicios que un tercero ejecuta para una empresa, existen diferentes tipos de contratos con proveedores. Por eso es importante conocer las claves que debes tener en cuenta:

  • Objeto del contrato: explica en qué consiste la prestación del contrato o de qué trata la colaboración, especificando lo que incluye y lo que no.
  • Condiciones económicas: señala el precio por el servicio del proveedor y su forma de pago, es decir, de qué manera se realizará y si se abonará cada cierto tiempo o a finales de mes. Además, este apartado indica qué sucedería en caso de impago.
  • Condiciones de ejecución: hace referencia al tratamiento que se llevará a cabo en la prestación, indicando la existencia de plazos y detallando cuáles son. 
  • Responsabilidades y garantías: explica a qué se compromete el prestador y a qué está obligado para decretar sus responsabilidades.
  • Derechos de autor: pone en claro los derechos morales de quien crea algo para que sea reconocido su trabajo como autor. Esto protege sus derechos de explotación.

Es importante que el contrato tenga especificado todo lo que esperas del proveedor, plazos, precios, qué pasará en caso de incumplimiento y todo aquello que garantice la satisfacción por ambas partes.

Contratos proveedores

La complejidad de gestionar un contrato con un proveedor

Gestionar este tipo de contrato no es tarea fácil, aunque pueda parecerlo. Lo usual para las empresas es que se firmen un gran número de contratos con proveedores, y este volumen complica la tarea de controlar su gestión y cumplimiento.

Desde el momento en que se realiza la negociación, seguida de la redacción, discusión y firma del documento, empieza la gestión.

A medida que la empresa se vuelve más grande y aumentan los contratos firmados con proveedores, más difícil resulta la gestión. Por eso, lo que más conviene es apostar por la automatización mediante un sistema específico como un ERP, un software que te permite hacer un seguimiento centralizado de todos los contratos.

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Ventajas de gestionar los contratos con proveedores a través de un ERP

Estas son las principales ventajas de gestionar los contratos con proveedores a través de un ERP:

  • El ERP recoge toda la información, que queda disponible en un único sitio. De esta manera se reduce el riesgo de perder datos.
  • Este programa lleva un control del vencimiento de los contratos y lo comunica de forma anticipada para que se pueda preparar la negociación. 
  • Para facilitar el proceso de redacción del contrato en el momento de formalizarlo, el software ERP te ofrece múltiples opciones de plantilla que contienen tanto el nombre como el logo de tu compañía. 
  • El seguimiento del cumplimiento de las condiciones contractuales se vuelve más fácil.
  • El software supone una gran ayuda para el departamento de contabilidad, ya que con un solo vistazo se pueden conocer los precios pactados y las condiciones de facturación y pago.
  • Los contratos son accesibles y pueden ser consultados por todos los departamentos involucrados.

Tener todos los acuerdos por escrito es importante para cualquier compañía, ya que aumenta la seguridad y certeza de que se cumplirán las obligaciones por ambas partes.  

Un contrato comercial protege a tu empresa de cualquier percance o conflicto que pueda surgir, a través de un proceso formal y detallado que solo un documento de este tipo puede lograr. Aunque hay que tener en cuenta que los tipos de contratos son solamente marcos generales que se deben adaptar a las circunstancias específicas de cada proveedor.

Por último, firmar un contrato con un proveedor que esté redactado cuidadosamente por tu empresa puede ser de gran ayuda para expandir el negocio a un nivel superior.

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